关于会计档案的

摘 要：会计档案是国家档案的重要组成部分,也是各单位的重要档案,它是对一个单位经济活动的记录和反映.通过会计档案,可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律,在会计资料中有无弄虚作检测、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资源,为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考.为加强会计档案管理,单位应根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定管理会计档案,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防损毁、散失和泄密.

关 键 词：会计档案类；归档；保管及销毁

中图分类号：G275.9文献标识码：A文章编号：1009-8631（2013）01-0049-02

一、会计档案的内容

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料,它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据.会计档案的内容是指会计档案的范围.具体包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计核算资料四个部分；

1.会计凭证类.会计凭证类包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证.

2.会计账簿类.会计账簿类包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿.

3.财务会计报告类.财务会计报告类是指月度、季度、年度财务报告、其他财务报告.

4.其他会计资料.其他会计资料类包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册.

在会计电算化的条件下,电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据,以及计算机打印出来的书面形式的会计数据.会计数据是指记账凭证、会计账簿以及财务会计报告的数据.实行会计电算化的单位,应当保存打印出的纸质会计档案.具备采用磁性介质保存会计档案条件的,保存在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理.

二、会计档案的归档

根据财政部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》,各单位对会计档案的归档应做到如下几点：

1.对会计档案进行整理立卷.各单位每年形成的会计资料,年度终了,应由会计人员按不同要求对其进行整理并装订立卷.

2.对会计档案进行编制卷号.会计档案整理立卷后,会计机构首先要按不同要求对各类会计档案编制卷号.

3.编制保管清册.对会计档案编制卷号后,会计机构应当编制会计档案保管清册,将会计档案的名称、种类、卷号、数量、起止日期、应保管期限等一一登记入册,并一式两份.

4.当年形成的会计档案.在会计年度终了后,可暂由本单位会计机构保管1年.期满之后,应由会计机构编制移交清查,移交本单位的档案机构统一保管.

5.移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,不得随意拆分.个别需要查封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任.

6.交接会计档案时双方应当交接手续.

（1）移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,其格式如下：

（2）交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人监交.

（3）交接完毕,交接双方经办人员和监交人员应当在会计档案移交清册上签名或盖章.

7.未设立档案机构的单位,会计档案应当在会计机构内部制定专人保管,但出纳人员不得兼任会计档案的保管工作.

8.对会计档案应当科学管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便.同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密.

9.采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印的纸质会计档案.

10.单位变更以后的会计档案应视不同情况进行归档保管.

（1）单位终止：单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或者财产所有者代为保管或者移交有关档案馆代管.

（2）单位分立：①单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案.②单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或者移交档案馆代管,各方可以查阅、复制与其业务有关的会计档案.③单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出业务相关方保存.④单位因业务移交其他单位所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保管,并按照规定交接手续.

（3）单位合并：①单位合并后原单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位（存续方）统一保管.②单位合并后原单位仍然存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管.

依据我国《会计档案管理办法》的规定,我国境内所有单位的会计档案不得携带出境.驻外机构和境内单位在境外设立的企业的会计档案应当按照《会计档案管理办法》和国家有关规定进行管理.

三、会计档案的保管期限

会计档案的保管期限分为永久和定期两类.定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类.会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起.这里所指的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行.

企业会计档案的保管期限分别为：年报、会计档案保管清册、会计档案销毁清册的保管期限为永久保存；日记账、银行存款日记账保管期限为25年；会计凭证、其他会计账簿、会计移交清册保管期限为15年；银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为5年；月报、季报保管期限为3年.四、会计档案的利用

各单位保存的会计档案不得借出.如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并登记手续.查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上图画、拆封和抽换.

会计档案的借阅和复制要求具体包括：

1.会计档案为本单位提供查阅使用,原则上不得借出.有特殊需要,须经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并登记手续.

2.外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经本单位负责人批准后,方可借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时,应经会计主管人员或单位负责人批准后,借阅手续.借阅人应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚.

3.借阅会计档案人员不得在案卷上乱画、标记、拆散原卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件）.

4.借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并注销借阅手续.

五、会计档案的销毁

会计档案保管期满需要销毁的,由本单位档案机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册.单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见.

1.会计档案的销毁程序

保管期满的会计档案,一般可以按照以下程序销毁：

（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容.

（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见.

（3）会计档案销毁前,监销人员要按照清册所列的内容,对要销毁的会计档案进行清点校对、检查会计档案是否已保管期满、内容和卷号是否相符、编号是否连续等.

（4）会计档案销毁时,应按照规定指派人员监销.

①一般企事业单位的会计档案：应由单位档案机构和会计机构共同派员监销；

②国家机关会计档案：应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销；

③财政部门会计档案：应当由同级审计部门派员参加监销.

④会计档案销毁后,监销人员应当在销毁清册上签名或盖章,并及时将监销情况向本单位负责人报告.

2.不得销毁的会计档案

需要注意的是,下列会计档案不得销毁：

（1）保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应单独抽出立卷,由档案部门保管到未了事项完结时为止.单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明.

（2）正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁.建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定交接手续.

会计档案销毁清册,应由单位档案部门永久保存.