如何加强人事档案管理工作

摘 要：人事档案管理工作是组织、人事工作重要的参考依据,更是人事管理的重要组成部分.因此,只有加强人事档案管理,充分发挥人事档案的资源优势,才能更好地提高人事管理效率,实现人事档案的社会价值.

关 键 词：人事档案：管理

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1009-8631（2012）05-0050-01

随着社会的进步与科学技术的发展,计算机技术的广泛应用,使得现代化的档案管理对人事档案管理工作提出了档案资源信息化、管理现代化、利用网络化的要求,促使人事档案管理工作规范化、科学化、现代化,并能充分发挥其资源优势和社会价值.那么该如何加强人事档案管理工作呢?

一、人事档案管理工作的重要性

人事档案是社会组织部门在人事管理活动中形成的记载个人经历、德才能绩、工作表现的以个人为单位的集中保存起来的以备查考的文件材料.它与每个人的生活、工作紧密相连,不可分割.它是个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作表现等基本情况的真实记载,它能为个人的评价、考察、任免、调动、晋升等方面提供原始、真实、完整的第一手资料.它是组织、人事工作重要的参考依据,更是人事管理的重要组成部分.

二、人事档案管理工作现状分析

（一）管理模式落后.当前的人事档案管理仍以1991年4月2日组织部、国家档案局印发的《干部档案工作条例》及1992年6月9日劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》为指导标准.无论党、政、工、群部门,还是企、事业单位都使用统一的格式、分类、装订标准和保管方式,使人事档案管理的工作方式过于单一,严重制约了人事档案管理工作的发展.

（二）思想意识淡薄.由于历史原因,许多单位的领导干部及职工普遍存在档案意识淡漠,对档案工作的作用和重要性认识不足,认为人事档案只是一些资料,没有太多的利用价值,甚至有的领导还错误地把人事档案管理工作当成保管的事务性工作,认为不是单位的主要工作,不引起重视.

（三）人事档案的内容单调、陈旧.人事档案材料分为履历、自传、鉴定、考核、考查、学历和评聘专业技术职务,政治历史情况的审查,参加中国、共青团及党派的材料、奖励、处分、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、（离）退休、退职材料及各种代表会登记表等材料,其他可供组织上参考的材料共十大类.档案内容十分的单调、陈旧,这些材料既反映不出个人业绩、能力、成就,又不能体现个人的专长和特点,无法对个人作出全面的、客观的评价,更无法实现人事档案的社会价值.

（四）档案室办公设备不健全.由于部分单位的经费不足,没有固定专门的档案经费,导致了档案室现代化办公设备不健全.防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠及温、湿度调节等设施设备更是无法得到保障.有的单位档案室甚至连计算机都是和办公室人员共用.因为现代化办公设备的不健全,所以在一定程度上影响和制约了人事档案管理的发展.

（五）档案管理人员素质有待提高.部分人事档案管理人员,由于素质低、责任心不强、怎么写作观念薄弱、从而导致人事档案管理水平落后,工作方法比较陈旧,只注重纸质档案材料,却忽略了与之配套的电子档案,管理水平仅停留在存档的层面上,从而使档案管理工作处于较低水平,不能充分发挥人事档案管理的重要作用.

三、解决人事档案管理工作现状的途径

（一）建立健全人事档案相关的规章制度.人事档案管理人员可以结合单位的实际情况制定《人事档案工作人员岗位责任制》、《人事档案保管制度》、《人事档案保密制度》、《人事档案借阅制度》等管理规章制度,促使档案管理人员重视人事档案管理工作,增强责任心.比如成立人事档案管理监督小组.由单位法定代表人任组长,办公室主任任副组长,单位职工代表和纪检监察员为成员的监督小组.监督小组办公室设在纪检监察室,单位职工代表和纪检监察员负责人事档案管理各项制度的监督工作.只有严格贯彻执行各项规章制度,才能使人事档案管理工作逐步走上制度化、规范化、程序化的轨道.

（二）加大人事档案管理的宣传力度,努力提高领导干部及职工的档案意识.档案管理人员要充分利用展板、政务宣传栏、黑板报、简报、电子、群等大力宣传与全体干部职工切身利益相关的档案知识,并利用各种集会组织他们对《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》及相关法律法规的学习,使单位领导及广大职工都能充分认识到人事档案的重要性和它潜在的社会价值.促使领导重视人事档案管理工作,把它当成单位管理工作的重要组成部分,并纳入单位的日常管理机制,便于人事档案管理和利用工作的正常有序开展.

（三）彻底改变现有人事档案材料内容的单调性和陈旧性,提高档案的利用价值和功能.丰富人事档案多元化的内涵.在人事档案中可增加反映个人真实情况的一些材料,如诚信程度、培训进修登记、论文发表、科研成果、经济收入、住房情况、医疗保险、社会保障等材料补充到人事档案内,这样更能全方位的了解个人在“德、能、勤、绩、廉”等方面的最新信息.

（四）加强档案室的硬件配置.设立专门的档案室,档案室必须配置专人专用的计算机、复印机、打印机、扫描仪、照相机等现代化办公设施.增加防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠及温、湿度调节等设施设备.这些设施、设备对人事档案材料的收集、处理、保管、利用,对提高学校人事档案管理的怎么写作质量很是有用.要想进一步提高人事档案管理水平,必须重点加强硬件建设,这也是保证人事档案管理质量的必要的手段.

（五）提高人事档案管理人员素质.首先是增强人事档案管理人员政治思想和职业道德的培养.讲政治、讲原则、遵守职业道德、敬业爱岗是做好包括档案工作在内的一切工作的首要条件,档案工作者要提高政治修养和党性修养、忠于职守、爱岗敬业、堂堂正正做人、清清白白做事；要守得住平淡,不为名利,以一颗平常心,默默奉献,自觉抵制不正之风.其次是增强人事档案管理人员业务能力的培养.档案管理人员可以积极利用业余时间阅读档案业务书籍,积极上网查询、浏览、搜集档案业务资料并加以学习研究、认真学习档案业务知识,并谦虚地向其他同志学习先进经验和方法,努力丰富自己的档案管理业务知识,不断提高自己的档案工作业务理论水平.还应该积极主动参加上级部门举办的各种档案业务培训班,学习档案专业理论知识,增强档案意识,不断更新知识,紧跟档案改革的步伐.最后是要学会计算机的操作和现代化的档案管理知识,才可以从以前人事档案整理繁琐、劳动强度大、重复性劳动多的工作中解脱出来.提高人事档案管理工作的效率.

（六）以人为本,提升怎么写作意识.人事档案管理人员应该解放思想、与时俱进,树立“以人为本”的理念.在人事档案管理工作中,始终坚持以“人”为中心,做到尊重人、关心人、爱护人.建立新的人事档案管理模式,变封闭式的管理为开放式管理,把人事档案社会化、公开化,才能使人才资源得到更有效的、合理的、公正的利用.

综上所述,加强人事档案管理工作是一项漫长、复杂、重要的基础性工作,我们只有不断地创新工作思路,才能提高人事档案工作的效率,体现人事档案的社会价值,发挥人事档案的重要作用.