国际项目管理提高沟通效率的若干

【摘 要】

管理的基础核心是沟通,目前我国的国际项目管理中都或多或少的存在着沟通的问题,本文通过对国际项目管理工作的分析得出符合中国企业特点的项目管理方法.

【关 键 词】

国际项目项目管理沟通效率

1引言

项目管理中的沟通对项目本身起到至关重要的作用,应当给予足够的重视,因为沟通的成败直接影响到人力、物力、财力、时间之间的有效配合,甚至会影响整个项目的成败.尤其是在国际项目管理中,沟通的成败还会影响中国企业在整个国际社会中的形象.

2国际项目管理中沟通的概念

2.1国际项目管理中沟通环节的发展现状

发达国家的项目管理应用已经非常广泛了,涉及软件开发、通信、航天航空等领域.项目管理学也已经非常成熟,很多大学开设了专业课程,项目管理已经成为最热门的专业.

与发达国家相比,我国的项目管理还比较薄弱,存在着很多问题.近年来,随着我国改革开放的不断推进,越来越多的中国企业走出国门,参与到国际项目合作中去.如何更快的吸收国际先进的项目管理理念,提升中国企业项目管理水平,成为每个“走出去”中国企业的必修课.

沟通在整个国际项目管理体系中发挥着极其重要的作用.沟通就像一把双刃剑,良好的沟通可以保证项目管理的顺利实施,提升中国企业的国际形象；而沟通不畅则会导致各部门间无法正常配合,事倍功半.中国企业参与国际项目,沟通环节暴露出的问题主要体现为价值观、思维方式和行为方式的不同.五千年的中华文明,造就了中国人谦逊、温和的性格,正是这样的性格使中国企业在与国外合作者的沟通中常常处于相对弱势的地位,很多正确的理念、适宜的措施不能通过有力的沟通上传下达,一定程度的影响到项目的实施.

2.2国际项目管理中沟通的作用

国际项目管理中沟通的作用包括指导、控制协调、激励和决策四个方面.指导的作用是让管理者通过对企业和社会的分析,制定出今后企业的战略目标和企业规划.控制协调的作用是通过与员工进行沟通,优化管理,使员工有效地完成管理者制定的目标.激励的作用是让管理者充分重视员工所反馈的信息,从而调动员工的工作热情.决策的作用是通过管理者与职能部门、与员工的交流、磨合,达成共识,进而完善企业管理制度.

3项目管理中沟通的因素

3.1项目管理中沟通的因素

项目管理中沟通的因素分成项目成员因素、组织因素、人际因素和个人因素四种.

项目成员因素对项目管理沟通的影响有两个,项目成员对信息沟通的态度和项目成员自身的素质和能力.积极主动的信息沟通不仅可以使员工了解工作本身的信息,还可以更多的了解项目进度和业主要求等重要的信息,所以重视信息沟通是项目成功的关键.

项目管理沟通的组织因素分为环境、组织机构和组织文化.尤其是国际项目,项目所在地的地理、人文环境,项目部组织机构的设置,甚至包括企业文化的影响,都与项目管理中信息沟通环节息息相关.例如,组织机构过于庞大,管理层级过多,就必然会造成沟通渠道不畅、信息传递易出错、信息的真实性打折扣等情况,导致沟通障碍,工作效率低下.

3.2国际项目管理中沟通的因素

在国际项目管理中,沟通的主要因素分成文化差异、政策差异、项目成员管理水平的差异等.

文化差异分为语言差异、价值观差异和管理理念差异.管理者之间的沟通差异成为国际项目的合作中最大的问题.其中语言的差异最易显现,国际项目无论是谈判阶段还是后续管理工作的开展,翻译的工作贯穿始终.而翻译并不是管理者,翻译时往往会出现表达不清晰、不准确现象,信息交流的误差直接影响管理工作的成效.另外,合作双方价值观和对工作认识的差异,也给双方的合作、沟通带来了不小的麻烦.例如,“走出去”的中国施工类企业的管理者和工作人员,在环境条件符合施工时,会要求工作人员加班加点的在最快时间内完成施工,而国外的管理者和工作人员,会严格按照工作时间进行施工.在双方管理理念发生碰撞时,往往中方的态度更积极,措施更适宜,但是国外管理者因为过分在意自己是业主的身份,对中方合理的建议不予理会,一味强调本国的管理方法和条例规定,不利于合作的团结,同时也降低了沟通的效率.

政策差异是两国的国情所引起的规章制度和法律法规的不同所引起的,中国企业习惯了按照我国的政策法规做事,不适应项目所在国的规章制度,加大了沟通环节的工作量,一定程度的影响到工作的效率.

4提高项目管理沟通的措施

4.1消除文化差异和语言差异

语言是合作沟通的基础,也是交流的工具.在国际合作时,提高翻译工作的准确性十分重要.同时,减少文化差异给国际合作带的麻烦,也是不容忽视的.俗话说“入乡随俗”,做国际项目,需要充分了解并尊重合作方当地的文化、习惯,尽量消除文化差异,努力寻求双方都接受的沟通方式,以团结合作为原则,以双赢为目标.

4.2建立良好、完整的沟通体系

项目管理中,良好沟通的前提思路清晰、表达准确.管理者要想准确快速的把信息传达给每一个部门、每一名员工,除了要有一个明确的目标和一个清晰的思路外,适宜的沟通态度,建立有效的沟通体系更为关键.

建立有效的沟通体系,首先要建立一个符合企业自身特点的沟通平台.沟通平台的建立,目的是使管理者与各职能部门、甚至所有员工都能进行无障碍的信息传递.无论是管理者下达指令,还是下属反馈建议都能通过沟通平台及时、准确的完成.目前,大多数中国企业除了运用MSN、等时行的及时通寻软件外,还开发了不少兼具即时通讯、文件传送、在线审批、网络传真、网络、高清视频会议等商务通讯功能的综合办公软件,大大缩短了时间、空间上的距离,提高了沟通效率.

4.3开拓沟通渠道,建立信息反馈、监督机制

凡是参与过国际合作的中国企业,都很容易发现越是管理机制健全的先进外国企业,沟通交流的渠道越是灵活、宽泛.无论是与外部合作者的沟通,还是企业内部的交流,常常都会突破传统的模式,让沟通化繁为简,更快捷、有效.圆桌会议、商务宴会等更平等、更和谐的沟通方式,也逐渐被中国企业所接受并奉行.突破传统,打破僵局,人人畅所欲言,不但消除了沟通的障碍,还让思想和智慧在轻松融洽的氛围内碰撞出更灿烂的火花.

企业内部的信息沟通模式,也存在很大的提升空间.在传统的上传下达的沟通模式基础上,还应建立或完善信息反馈和监督机制.管理者需要更充分的倾听群众的心声、体察民情,才能更有效、更合理的分配工作、部署计划.设立“意见箱”,定期组织员工思想动态问卷调查,都是不错的做法.当员工的合理建议被采纳并推广时,必定会起到激励的效果,工作热情提高,同时企业凝聚力也得到提升.

5结束语

在企业项目管理中,沟通管理是最重要的,也是整个项目管理的灵魂.参与国际合作的中国企业,更应该重视沟通的作用,完善沟通体制,消除沟通障碍,让快速有效的沟通成为国际项目成功的保障.