专项档案的整理

摘　要：我们日常的生活中,在社会的政治、经济、文化等各个领域,经常发生重大事件或活动,伴随着这些重大事件和活动也会产生大量的文字材料、影像资料和实物凭证等.把这些材料归纳、收集、整理并分类保管,就成为专项档案.本文是根据专项工作档案的特点,就如何收集整理试做论述.

关 键 词：专项档案整理归档

我们通常所说的专项工作就是在特定时期,在一定行政区域经济社会发展进程中,政治、经济、社会、文化各个领域发生的重大活动.专项工作包括突发性事件,如防治非典型性肺炎、禽流感、“5·12”汶川大地震后的救援等,也包括党和政府及有关部门有组织、有计划地开展一些重要活动,如陕西省委组织的开展学习实践科学发展观活动、陕西省交通运输厅公路养护质量年活动等.

一、专项工作档案的特点

1.阶段性.专项工作具有明显的阶段性,短的有两三个月时间,长的则会持续两三年,在这一时期内档案文件集中产生,数量较大.

2.综合性.专项工作往往涉及多个主管部门,在某个特定时期或阶段,他就是一个地方党委政府的中心工作或重点工作,工作面广、线长,使其形成的档案具有综合性.

3.社会性.专项工作社会影响一般比较大,在其发生后很快会成为社会关注的热点和新闻媒体报道的焦点,其范围往往超出主管单位的职责权限而成为一个社会问题.专项工作所形成的档案反映了某个时期一个地区经济社会发展的轨迹,是国家档案资源的重要组成部分,也是进行爱国主义教育的生动素材,具有极其重要的保存价值.

4.临时性.专项工作开始后,由于工作头绪多,任务重,一般都要成立一个由地方党委、政府牵头的领导小组,并设立办公室.但其成员多数是从外单位抽调而来,特别是办公室人员中熟悉档案和档案工作的人员少之又少,活动已结束,人员回到各自单位,档案如不及时收集整理,很容易散失.

5.探索性.专项工作,特别是一些突发事件,没有规律可循,档案工作无成功经验.文件材料归档范围、保管期限、管理层级、档案最终移交以及如何利用档案为中心工作怎么写作等都有很多新情况、新特点,需要探讨、研究和不断完善.

6.区域性.专项工作虽然也有一些是全国性的,但更多的则是在一个省、省辖市,甚至是县级行政区域内发生的,所以,在档案整理方面不能坐等上级部门出台意见、办法,而要充分发挥主观能动性.

7.专业性.还有一些专项工作的专业性较强,往往是在一个行业内开展工作.虽然跨区域,但活动的组织者常常是政府的某一工作部门.组织者对活动的开展有要求、有规定,并且是通过检查、评比的方式进行工作总结.这类活动形成的工作档案,比较系统,容易收集整理.

二、专项工作档案整理中存在的问题

1.专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题

比如非典型性肺炎,国家已将其列为法定传染病进行管理,各地卫生防疫部门在那场斗争结束后还要形成档案,这些材料是否还要归入非典防治中这种类似的问题?

2.专门档案有名无实

将专项工作形成的档案整体划定为专门档案,极有可能使活动中形成的会计档案、声像档案、实物档案等特殊载体档案以及一些有价值的资料,没有收集或是分头保管,而实际管理的主要是红头文件、领导讲话、工作总结等文书档案.如2008年发生后,救灾物资源源不断地运往灾区.我们西禹高速公路积极为运送救灾物资的车辆和司乘人员提供方便和保畅怎么写作,形成了相当数量的特殊载体档案.事后公司档案室收集时,绝大多数是文件材料.

3.专项工作档案没有实行集中保管

交通运输部在每个五年计划实施完成后,会在全国交通运输部门开展“国道干线公路大检查”活动.我们高速公路系统在活动中形成的文件资料,几乎都以部门为单位保管.

三、对专项工作档案整理的思考

1.对地方党委或政府职能部门职责范围相同或相近、人们习惯上也将其归口该部门管理的专项工作所形成的档案笔者认为可将其纸质档案（除会计档案外）作为地方党委或政府职能部门（全宗）的一种专门档案进行整理,声像电子等载体档案随该全宗其他声像、电子档案一并整理、编目.

2.各类突发事件,以及各级党委政府主导的综合性工作,节、会活动档案的整理,涉及单位多,主管单位不易确认,如陕西省每年春季的杨凌“农科会”和黄陵“祭祖”,即“一会一活动”

类似这样的专项档案,放到农业部门或者放到民政部门都不合适.

2.1为专项工作档案单独设置全宗

因为这些活动往往是由多个部门合作进行的,且文件数量庞大、独立性强,就可以专门设立一个临时机构的主体全宗,将该项活动过程中产生的全部档案文件组织进去.如“陕西省一会一活动档案”等.

2.2明确档案收集的范围和重点

在档案收集方面有两点需要特别注意：一是必须以本级文件为主,即“以我为主”,同时兼顾上下级文件；而要特别注重原始调查表、登记表、统计表的收集整理.

2.3文书档案、声像档案、实物档案分别整理归档

其中文书档案的整理归档,原则上可一律按《归档文件整理规则》执行.

2.4归档文件的分类

年度、组织机构（问题）和保管期限是全宗内档案分类通用的分类方法.在整理专项工作档案时,笔者认为,需注意以下几点：第一,原则上按照文件的形成时间划分年度.但也有一些例外.比如学习实践科学发展观活动档案,就可按“第一批”、“第二批”、“第三批”分类,而不是将第一批学习教育活动档案分别归入2010和2011年.第二,专项工作一般不要按组织机构进行分类.一是因为专项工作机构不固定,即使分工明确,后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；而是因为在专项工作中有的机构因分工不同,干了许多工作却很少形成档案.所以应尽量按问题进行分类,甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案.如在整理本地区既往人员普查档案时,就将其划分为动员培训（阶段）、入户调查（阶段）样品采集及检测（阶段）、资料录入（阶段）、总结经验（阶段）五个问题.第三,保管期限就高不就低.如我们西禹公司“迎国检大干一百天活动简报”,反映了公司在迎国检工作动态,在整理归档时就将其划定为30年.

3.在普遍提速的基础上建立快速反应机制

3.1继续加大档案宣传工作力度,提高整个社会的档案意识和档案法制观念；而是通过建立档案人员持证上岗、在职人员继续教育培训等制度,进一步提高档案工作者的业务工作技能；

3.2坚持和完善重大活动（事件）档案备案制度,将各类重大活动、重大事件档案管理工作及时纳入档案行政管理部门的视野；

3.3各级档案行政管理部门应建立突发事件档案工作应急预案,保证各类中心工作有条不紊地进行.