人事档案管理

[摘 要]进入21世纪,随着改革的不断深化,档案工作也随之发生变化.面对新时期档案工作的需要,如何做好档案管理工作.

[关 键 词]人事档案；管理定义；存在问题；建议

人事档案真实地记载和反映了每个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等,是每个人自身成长历史的真实记载,为车队人事工作的决策提供了可靠地依据,为车队合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考.随着我国政治、经济体制改革的不断深入,车队人事档案出现了许多新情况,新问题.人事档案工作面临了不少新的挑战,档案工作如何与时俱进,加快发展,更好地为党的组织和人事工作怎么写作.

一、人事档案的定义

人事档案是组织部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成的,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据.

二、人事档案管理存在的问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来,作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献.但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进,传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗.“死档弃档”、“虚检测档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多,其“二元化人事体制结构”形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、“身份阻隔”等负功能愈加显现,在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”---食之无味却弃之可惜,其制度性生存愈发尴尬.因此,传统人事档案制度必将走向终结,新的、科学的人事制度必将走向台前.根据全国人才工作会议精神,要促进人才的合理流动,必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制度等限制,发展写作技巧业务,改革户籍、人事档案管理制度,放宽户籍准入政策,推广以引进人才为主导的工作居住证制度,探索建立社会化的人才档案公共管理怎么写作系统.我个人认为,人事档案及制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展.

内容上,立卷不够规范,案卷质量不高.一是档案材料内容填写不一.“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样,二是档案用纸规格不一.虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸,但现行的公文材料大部分是A4纸,高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸,纸张大小不同,致使有的表格印制超过装订线,给立卷归档工作带来了麻烦.三是材料归类不准确.有的不该归档的材料归了档,而该归档的零散材料却没有及时归档.四是档案材料短缺.如表彰和处分材料散失较多,有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章.另外随着时代的发展,人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足单位的发展需要.如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多,而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少,这些都会直接影响到案卷的质量.使用上,技术手段滞后,运行效率.在整理档案过程中,有的单位没有启用人事档案电子信息化管理系统,大部分是靠手工操作,费时、费力、效率低,与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应.

三、关于人事档案管理的建议

保持人事档案工作的高质量,就不须要有科学的管理方法.传统的管理方法在一定时期有它的科学性,但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化,就会显现出它的局限性.因此,目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求,实现管理的规范化和信息化：

1.实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化.人事档案管理质量的提高,重要一条就是要及时收集和补充档案材料,而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量,对收集的档案材料,从手续是否完备,表述是否准确、精炼,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不属于归档范围的材料,及时退给有关单位,做到不散失、不积压.

2.改进档案的检查与查阅方法,实行计算机管理,提高档案管理的信息化.对人事档案的检索,无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方法进行,这两种方法均是有一定科学性,但用记起来费时,用起来繁琐,工作效率低.为提高效率,可考虑采取以英文字母的顺号进行编排,便于记忆,利于查找,提高速度.同时,为了提高档案管理水平,可以采取计算机管理人事档案信息,研究建立两个系统：检索系统和利用系统.同时,运行人事档案原件管理系统,使查档人员利于计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件,不仅可以提高查阅档案速度,同时也有利于人事档案的保密和安全.

3.分类管理.国家公务员的档案管理由组织人事部门按管理权限建立并管理：其余人的档案,则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种界限,由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理.

4.人事档案管理机构实行许可证并年检制度.制定硬件、软件标准,并加强执法检查：同时,档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度,并定期考试更新知识.统一怎么写作标准和收费标准.

5.利用现代化管理手段.人事档案管理也要与时俱进,不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用,开拓新手段,加大投入,对人事档案实行动态化管理和维护,开发研制人事档案管理软件,建立数字档案和多媒体档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统.

为了转变人们对人事档案无用论观念和思想,我们应该在体制、政策、制度改革的前提下,进一步完善我国的人事档案管理机制,使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要,为新时期人才管理和使用提供更好的怎么写作.