高校会计电算化系统的内部控制

【摘 要】会计电算化在带来诸多优越性的同时,也引起了人们对内控制度不适应新的网络环境问题的担忧.文章结合会计电算化对高校内部控制制度的影响,分别从系统研发控制、组织管理控制、日常操作控制、内部审计控制和系统安全控制方面构建高校会计电算化内部控制制度.

【关 键 词】高校会计电算化内部控制对策

随着计算机和互联网技术的迅猛发展及普遍应用,高校会计核算工作全面实行电算化已成为必然趋势.近些年,我国高校实现了跨越式发展,高校实行会计电算化可以提高学校财务的日常核算、学生收费管理、工资管理以及预算控制等工作的数据处理速度,同时准确性和可靠性也可得到极大提高.会计电算化作为计算机技术、现代通信技术与会计技术相结合的产物,其在会计工作中的应用有利于内部控制制度的有效执行,但同时也对内部控制产生了特定风险.因此,单位在建立了电算化会计系统后,必须顺应会计电算化的发展潮流,针对会计电算化的特点,建立与会计电算化适合的内部控制制度,以充分发挥会计电算化的高效性及准确性,为单位经营决策提供高质量的信息.

一、会计电算化对高校内部控制的影响

1、内部控制形式和范围的变化.在实施会计电算化后,原先的传统手工会计下进行的一些内部控制被计算机的内部控制所自动化,在传统手工会计下进行的一些内部控制措施显得有些多余,甚至没有必要再进行这方面的控制.传统的内部控制主要针对业务交易处理.会计电算化将计算机技术引入了会计操作实务中,使得对计算机的控制也加入了会计内部控制中,例如,对计算机硬件的维修、对计算机软件的分析、程序的编制、操作人员的维护、信息安全的保障等等问题都加入到会计内部控制的内容中.2、内部控制对象和实现方式的变化.传统的高校内部控制主要针对交易处理.在电算化条件下,高校内部控制的范围大为扩展,增加了很多传统手工系统没有的控制内容,会计电算化内部控制的对象不仅仅是负责数据输入的财务人员,而且还涉及到整个系统的开发、维护以及网络安全等.手工会计系统的内部控制是以手工控制实现的.电算化会计系统的内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点.电算化系统的许多应用程序包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序.比如计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治,计算机硬件及软件分析、编程、维护人员与计算机操作人员内部控制,系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等.3、信息存储介质的变化.由于在会计电算化中,会计操作主要是通过计算机来完成,信息的存储大都是通过磁性介质来予以保存的.很容易被删除或篡改且在技术上做到不留痕迹,使高校会计信息的真实可靠性受到严重影响.所以在对信息系统的资料进行保存时也要进行必要的控制,以免发生不必要的风险.4、授权审批制度的变化.授权审批控制是学校常见的、基础的内部控制,涉及会计相关工作的各级人员必须在规定范围、权限内完成有关的经济业务事项.会计人员的职能开始从核算型向管理型转移.某些人员既从事数据的输入,又负责数据的输出和报送.因此须加强内部控制.5、网络对高校内部控制提出了严峻的挑战.网络环境开放性和动态性的特点给高校电算化会计系统内部控制带来了许多新问题,如大量会计信息通过网络通信线路传输,有可能被非法拦截或被人篡改、复制、销毁；网络会计信息系统遭受“病毒”入侵或“”攻击的可能性更大等等.这个问题的解决在目前来说仍是一大难题.

二、完善高校电算化会计系统内部控制的对策

1、提高认识,给予重视.严格的内控是确保高校会计电算化信息真实准确的基础.高校负责人作为高校会计工作的第一责任人,应自觉提升对电算化内部控制的认识,更新控制观念,大力支持本校的电算化内部控制建设,以防范风险,提升学校的整体管理水平.2、加强组织管理控制.组织管理控制的目的主要是使有关人员相互牵制、相互制约,避免越权处理活动的进行,以此来防止差错、舞弊和犯罪行为的发生,保证电算化系统的可靠运行.组织管理控制的基本原则是不相容的职责由不同的人员或部门来承担,基本目标是建立恰当的组织机构、职责分工、上机管理、档案管理的体系.高校组织机构的设置必须适合高校的实际规模,符合高校总体经营目标.内部控制的关键点就在于不相容职务相分离,需分离的职责主要包括：系统开发、系统应用与操作、系统档案管理.上机管理措施包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册等.计算机会计系统有关的资料应及时存档,保存完好,高校应建立起完善的档案制度,加强档案管理.3、加强系统安全控制.加强系统安全控制、确保高校会计信息系统的安全是高校内部控制的重点.主要措施包括：人员接触控制,即未经批准和授权的人员不得随便接触、动用系统的各种资源,以确保资源的正确性；环境保护控制,即为了保证计算机正常运行,防止外界因素导致计算机故障,应对计算机运行环境加以切实保护；网络安全控制,高校可通过采用数据加密技术、访问控制技术、数字签名技术等安全技术,加强网络安全方面的控制,同时健全病毒防控制度,强化安全教育,有效提高病毒防范能力.4、强化内部审计.内部审计是内部控制的组成部分,还是监督内部控制其他方面的一种重要手段.会计电算化的应用要求高校应加强对系统内部控制的审计,做好系统电算过程和结果的审计.审计人员应结合内部控制采用通过计算机审计的方法,防止和揭露利用计算机的舞弊和犯罪活动,也可使审计的结论更可靠,审计的效率更高.通过计算机审计对高校会计信息计算机处理系统进行的全面审查,不仅对会计信息系统的输出、输入资料进行审查,还要对有关的数据文件、应用程序、以及整个信息处理系统进行测试和审查,以确认会计信息的合法性、合理性和有效性.5、抓好会计人员的培养教育.会计人员的素质事关内部控制的成效.高校会计电算化系统的应用对会计人员业务素质和道德素养提出了更高的要求,会计人员不但要熟悉更多的业务流程,而且还要熟悉信息系统的操作方法.因此,要达到内部控制的目的,必须加强对会计人员的培养教育,提高其综合素质,高校宜将会计人员职业道德规范、行为准则、能力素质的建设直接纳入内部控制结构之中.同时,高校要制定良好的绩效考评机制和激励约束机制,加大偏离内部控制行为的惩罚力度,促使会计人员严格遵循内部控制,防范道德风险.