企业会计档案管理

【摘 要】会计档案是企业在经济活动中形成的记录和反映经济业务的重要证据.会计档案管理是企业管理的重要基础工作,各级领导应高度重视,加强对会计档案管理的领导.档案管理部门和财务部门负责对会计档案管理工作进行业务指导、检查和监督.

【关 键 词】会计档案；管理

一、会计档案的内容

1．会计凭证方面.会计凭证包括原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证.每月装订一次,在装订之前应分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全,摘除凭证内的金属物,对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小,避开装订线,同时检查凭证序号,看是否有颠倒,发现缺号要查明原因,检查附件是否有漏缺.凭证装订做到整齐、美观、坚固.最后,看凭证上的印章是否齐全.

2．会计账簿方面.会计账簿包括日记帐、银行存款日记帐、总分类帐和明细分类帐.属订本式的帐簿,应贴上封面；属活页式的帐簿,应加以整理,将空页抽出,用线绳装订成册,一年装订成一本.使用活页式帐簿,装订后再编写帐页顺序号.应附“启用表”和目录,记明每个帐户的名称和页次.每本帐簿立为一卷.账簿应牢固、平整,封面应齐全、平整,已经实现会计电算化的帐簿,年终必须打印出全套总帐和明细账本,会计主管人员签章后装订.为了防止拆毁已经装订成册的会计凭证应在装订处加贴封签,并由会计主管人员签章.

3．会计报表方面.会计报表会计报表是反映单位会计财务状况和经营成果的书面文件,包括会计报表、附表、附注及文字说明、月度增值税纳税申报表、季度年度企业所得税纳税申报表以及汇算清缴表等等.季度和年度会计报表按一、二、三季度和年度分别装订成册,每册为一卷.

4．其他会计档案.（1）文书部分包括各种经济合同、协议及其附件；财务工作计划,财务工作总结,财务决算资料,财务会议文件；财务分析资料；资信证明；工程决算资料等等；（2）报表部分：年度各项经济技术指标完成情况报表；内部审计报告和其他重要会计档案；（3）各类企业证照：包括企业税务登记证,银行开户许可证；各类资格证明；以上这些会计资料和报表,由经办人在每一项业务完成时及时整理存档；也可以以年度一次整理,分类装订.

二、会计档案的保管

（1）会计档案由档案保管人员收集归档.存档前,经办人要整理装订,分类填制会计档案目录,写明案卷号,一切手续完备后,保管人员才能接收.（2）会计档案的存放应该做到：防火、防潮、防虫、防盗、防霉烂.保证会计档案完整无损.（3）实现会计电算化的,必须定期对硬盘上的会计数据建立备份.每月备份不得少于一次.恢复系统数据必须使用最新的正式备份.每年末对所有需备份数据采取刻录光盘的形式备份,统一交档案室编号归档管理.（4）必须妥善保管好会计数据的移动备份硬盘,移动备份硬盘应贴上标签并用印章或封条签封.存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转储.移动备份硬盘不得随便乱放和外借.（5）会计档案的移交.负责会计档案的保管人员,应相对稳定.如果保管人员有变动,必须交接手续后才能离开.（6）会计档案保管年限.会计档案的保管年限,按财政部有关会计档案保管年限执行.一是会计凭证保管15年.二是会计账簿保存15年,其中和银行存款日记账保存25年.三是会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存.四是发货票保管5年.保管年限期满后方能销毁.（7）会计档案借阅的批准权限.本单位财务部内部人员借阅会计档案.会计档案存在财务部的,经财务部负责人批准后,由档案保管人提供；会计档案存在档案管理部档案库的,经财务部负责人准后,由档案库保管人员提供.查阅过程中档案管理人员不得离开现场.本单位其他部门借阅会计档案.会计档案存在财务部的,要经财务部负责人批准,方能借阅；会计档案存在档案库的,要经档案管理部和财务部负责人批准,方能借阅.（8）会计档案的销毁.公司会计档案的销毁.应由档案、审计和财务部对应销毁的会计档案共同进行鉴定,经公司主管领导审查后,编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”.报批准方能销毁.会计部门保管的会计档案的销毁.应由会计部门编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”.由档案、审计部门鉴定、审批和监销.会计档案保管期满应销毁时,其中有的原始凭证还有使用价值的,应单独抽出另行立卷保管.直至保管到确无使用价值时再销毁.会计档案销毁后经办人应在销毁清册上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,同时将监销情况写出书面报告,一式两份,一份报本单位领导,一份归档备查.

总之,随着市场经济的不断发展,会计档案管理工作也应不断创新,以适应会计发展的需要.