计算机管理人事档案的优越性

[关 键 词]计算机；人事档案；优越性

计算机网络技术、数据库技术,多媒体技术的发展及广泛应用,加速了档案事业的改革进程.如今,档案管理规模日趋扩大,档案内部日趋丰富,档案信息载体日益多样.档案管理手段日益先进,档案利用需求日益提高等.这些均促使着档案资料数字化和信息化管理.在档案管理中,利用率最高、查询最多的应属人事档案.

人事档案管理,仅仅从物质上管好它们是不够的.我们还必须保证它们的可靠性,可检索性和可利用性,这一重任,传统上一直由档案工作者承担着,他们通过收集整理、编目装订,存储等手段进行管理,以备查阅和利用.但是,传统的管理手段同新的信息需求和技术交流已不相适应,数字化信息的产生和管理促进了计算机的应用,事实证明,应用计算机管理档案,在时间、速度、准确性等方面均显示出强大的优势.人事档案在我国有着资源的历史,它是国家机构、社会组织在人事人力资源管理活动中形成,记录和反应行为人学习经历、工作经历、社会活动、个人能力、个人信用等内容,一个人为单位保存备查的原始记录.它来源于人事,人力资源活动,反过来又为人事,人力资源管理怎么写作.

人事档案有两个重要的基本功能,第一,人事档案信息源—它既是社会多种信息的组成分子,又是个人不同历史时期原始材料的积累,是对个人历史忠实完整的记录,可以为当事人出具具有法律效率的第三方证明.第二,人事档案是个人信用档案的一部分,对当事人起到规范行为的作用.

人事档案成为社会共享信息已经成为不争的事实.人事档案工作怎么写作的领域更为广泛,怎么写作的对象更加具体、怎么写作质量的要求也更高.应用计算机管理,将促进人事档案管理水平的整体提高,促进人事档案社会作用的发挥,有效地为人事制度改革提供优质、高效的怎么写作.人事档案管理有着它独有的特殊性,由于行为人的信息在不断发生变化,新的纪录资料需要及时输入,工作中,查询利用率又非常高,因此计算机管理人事档案,将职工基本信息录入计算机并分类统计储存,在应用过程中较为便捷,不仅提高了工作质量和工作效率,而且还为单位领导科学决策及各项工作的开展,及时提供准确的数据和信息.

针对我公司,人事档案的利用主要应用于以下几方面：

1.专业技术职务评审过程中的利用.在专业技术职务评审工作中,评审组需要核实申请评审专业技术职务人员的参加工作时间,学历、任职年限、论文论著科研情况、奖励情况,年度考核情况等,运用计算机管理可以及时提供准的信息,使专业技术职务评审更具有公正性和权威性,从而调动职工的积极性.

2.在工资调整中的利用.工资是每位职工的劳动报酬,也是职工及其关心的问题.在工资晋升工作中,将职工的基本信息及历年来工资变动情况输入计算机储存,依据调整工资的政策,计算机可自动将符合政策晋升工资的人员筛选出来,并准确无误,避免了人工统计时经常出现的疏漏现象.同时通过打印系统把拟调资人员花名册及个人表打印出来,省去了大量的人力抄写工作,既减轻工作量,又达到了领导和职工满意的目地,增强了信任度.工资调整以后,及时将变动后的工资输入计算机存储,有利于领导和职工随时查阅.

3.在干部管理、任免、师资培养方面的利用.在干部队伍、师资队伍管理方面,利用计算机管理,可以提高透明度,增强说服力.计算机中存储的职工基本情况,履历、培训、任免、奖励、考核、工作岗位等信息,为组织部门考查、任用干部,职工工作量量化考核、评先评优提供可靠依据,为领导正确决策提供参考.

4.在查询个人历史,生平及其他方面的利用.人事档案,全面真实地记录了职工的基本情况,它具体包括履历、自传、考察、考核、鉴定材料、学历和评聘专业技术职务材料；政治历史情况审查材料；参加入党、团及党派审查材料；奖励材料；处分材料；其他具有存储价值的可供参考的材料共10类.因此,人事档案是查询个人历史、书写生平的最真实的参考资料、有利于用人单位详细了解和掌握职工的各种情况.

用计算机管理人事档案,更有利于档案的永久的保存,由于计算机是用数字化信息对资料进行存储的.因此,对档案保护有着极大的优越性,根据电子档案的特点.这说明电子文档与纸质档案并存的局面不但形成,而且,在一定范围内,电子档案有取代纸质档案的趋势,这是电子文件的特点和功能决定的：

电子档案信息具有瞬间传递,不受时空限制,供多家用户共享的优点,适应了现代社会高效率、快节奏的要求.

电子档案保管的条件不同于纸质档案,他对库房空气质量的要求不像纸质档案对空气质量的要求那样严格,它不会因时间长久而发霉变色,不怕有害生物的蛀蚀,不需要把散乱的资料整理装订,只需要把数据输入存储计算机中,并用软盘备份即可,由于软盘容量较大,不仅在客观上节约了档案室的空间、而且便于检索节约时间.

事实证明,计算机在各行各业的管理中均发挥着极其重要的,不可替代的作用,利用计算机对人事档案进行科学分类管理,能更好地做到准确、迅速、高效,我们只有科学地保护、管理、利用和开发档案的信息资源,才能更好地发挥人事档案的作用,体现人事档案的社会价值.□

（编辑/李舶）