网站原创摘 要：项目组织协调是项目管理的重要内容,是完成项目任务必不可少的方法和手段.“十五”期间,国家对“云南数字地震观测网络项目”的投资超过了亿元,投资规模的空前、多部门协作的加强、新技术研发的加快,对实施单位的管理水平提出了更高、更新的要求,而组织协调的优劣直接关系到项目实施的成败.以云南省防震减灾“十五”重大项目为例,对远外层项目关系人、近外层项目关系人与内部项项目关系人之间的关系和组织协调的运用作了分析研究,并对组织协调机制和运行模式构建进行了初步分析.
关 键 词：重大项目管理；组织协调；应用分析；云南；防震减灾
中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1673-291X（2012）11-0177-03
一、云南省防震减灾“十五”重大项目管理简介
“十五”期间实施的“云南省数字地震观测网络”项目[1],由中国地震局和云南省政府共同投资,投资规模超过1亿元,成为云南省地震局有史以来投资规模最大的项目,统称“十五”重点项目[2].下设11个一级项目,47个二级项目及若干个三、四级等项目.根据国家规范的基本建设管理程序,在局党组统一领导下,构建起项目行政管理、技术管理、实施及监督保障四大体系管理架构.见图1.
图1项目组织管理架构图
资料来源：云南省“中国数字地震观测网络”单位项目验收总报告,2008,2
二、组织协调理论综述
项目组织协调管理是一门实践性很强的软科学,项目组织协调管理有专门的理论体系.虽然项目管理引进国内已有几十年,但对于组织协调在项目管理中的应用的研究还处于起步阶段.我国传统的项目管理对项目的组织协调管理很少专门提出要求.从20世纪70年始,项目管理研究从早期的控制手段和工程技术方法逐步转向项目的协调管理.
组织协调包括人际关系、组织关系、供求关系、协作配合关系和约束关系的协调.人际关系的协调包括组织内部人际关系的协调和组织与关联单位的人际关系协调；组织关系协调包括项目经理部与其企业管理层及劳务作业层之间关系的协调；供求关系协调包括企业物资供应部门与项目经理部关系的协调、生产要素供需单位之间的关系的协调；协作配合关系协调包括近外层单位的协作配合和内部各部门、上下级、管理层与作业层之间关系的协调；约束关系协调包括法律、法规的约束关系的协调和合同约束关系的协调.
三、组织协调应用分析
云南省防震减灾“十五”重大项目建设规模大、专业性强、覆盖面广,需要调动云南省、州（市）、县地震部门的力量进行联动实施,同时也需要调动地震系统以外的设计单位、监理公司、建筑企业、供货商等社会力量参与实施,才能保证项目顺利组织实施.因此,处理和调整好众多复杂的人际、组织、供求、配合、约束等关系,成为项目得以成功实施的关键环节.下面从内部项目关系人、近外层项目关系人、远外层项目关系人三个层次,具体分析组织协调在云南省防震减灾“十五”重大项目中的运用实践.
(一)内部项目关系人的组织协调
所谓内部项目关系人,是指云南省地震局内部从事项目管理、实施、监督、咨询活动的项目的有关人员,即项目关系人.内部项目关系人是项目得以顺利实施并实现项目目标的核心力量,组织协调好内部关系至关重要.
管理部门由局领导、组织部门、主持部门组成,承担“十五”重点项目重大事项的决策、审批,项目管理制度的制定,计划任务的制定下达,实施方案的组织编制与审核,项目内部验收的组织等管理职责.实施部门由分项目承担单位和项目负责人共同组成,负责项目计划的编制、实施,接受管理部门的监督、检查,项目报告的编写,验收准备,技术资料的归档等工作.监督部门是由省局纪检监察审计部门、质量保障领导小组、监理组形成监督保障体系,行使监督部门职责,进行实时跟踪,负责在立项论证、工程实施、竣工结算时实行专项审计.业务咨询部门是“十五”重点项目协调办公室组织的专家组,负责项目实施方案、合同书的技术审查、年度报告、结题验收等的技术把关.
项目往往是综合性的工作,涉及多种专业,需要各种专业人才、专业技术和专业物资.一般来说,项目实施机构不可能拥有所需的全部人才、技术和怎么写作,也不可能亲自完成项目的所有任务,或多或少需要借助外部力量和资源,即下文即将阐述的近外层项目关系人和远外层项目关系人.只有借助他们的力量,才能确保项目的顺利实施.
(二)近外层项目关系人的协调
防震减灾“十五”重大项目涉及大量的土建施工、设备采购和安装调试、技术协作等内容,这就不可避免地需要借助社会上有相应资质证书的建筑企业、设备生产企业、科研院所等单位,来提供符合“十五”重大项目技术、质量要求的产品和怎么写作,因而在项目运作过程中,产生了项目法人即云南省地震局与社会相关企业、单位相互协作的关系.这种采购、技术怎么写作的协作关系通常都是以合同方式表现出来的.
这种和云南省防震减灾“十五”重大项目有着直接合同关系的乙方协作单位,比如监理单位、设计单位、建筑公司、仪器供货商、科研院所等项目干系人,就称之为近外层项目关系人.近外层关系的协调成为实现项目目标的重要途径.
以云南省防震减灾“十五”重大项目测震台和信息节点机房的建设为例,腾冲、洱源、楚雄、永胜、通海、丽江、个旧等数字测震台和信息节点机房建设就采用了近外层单位的协作配合.云南省地震局通过与州（市）地震机构协调,签订了合作协议,规定了明确的建设内容和技术经济指标；省局负责提供标准化的施工设计方案,对各台点具体情况提出指导性意见；州（市）局在标准化版本基础上,因地制宜地编制切合实际的施工方案,经项目负责人审核通过后,州（市）局负责实施；州（市）局选择有资质的业务过硬的施工队伍,负责施工全过程,并派专人监督以保证质量；工程竣工后,项目组及组织部门、主持部门、监督部门组成的验收组对其进行验收,通过后任务即全部完成.
(三)远外层项目关系人的协调
远外层关系就是指与项目虽无直接合同关系,但却有着法律法规和社会公德等约束关系,比如与规划、土地、交通、等部门的关系.
以云南省防震减灾“十五”重大项目的数字强震动台网建设为例,就采用了远外层单位的协作配合.由于强震动台网的建设是为了获取不同的建筑在强震来临时的震动记录,台站会选择建在市中心、城郊和乡村等不同地区,如在昆明架设的几十个烈度台分别散布在政府部门、学校、医院、公园、宾馆、居民小区、广场、公共道路、水库、乡村等地方,因此,需要与规划、土地、交通、、教育、卫生、园林、水利、村委会等进行协调.
又以云南省防震减灾“十五”重大项目之一的“地震应急指挥技术系统建设”项目为例,其分项目中的基础数据库建设专题项目,需要完成基础地理数据、地震行业数据、社会经济统计数据、人口数据等9大类、42个子类的相关社会经济发展数据的采集工作.云南省地震局管理部门积极协调,获得各州市政府的大力支持,并以政府发文的方式得到当地相关部门的配合,并投入人力资源全面展开全省社会经济数据的采集工作,顺利实现该专题项目目标.
结合云南省防震减灾“十五”重大项目管理实践,可以下图概括出三个层次之间的关系,见图2.
图2“十五”重大项目关系人总图
(四)项目管理协调机制组织协调运行模式构建分析
项目管理协调机制是指项目内、外环境中各种相关因素相互影响、相互作用的运作机制,主要包括[3]决策机制、合作机制、沟通机制、激励与约束机制等.
下面将从决策层、执行层、协调层和技术支持平台等几个方面来探讨组织协调运行模式[4].
1.决策层
决策层是指管理目标与计划的制定者阶层,包括决策机制,着重制定项目目标和任务分解,处理项目内外部之间的有关事务.为组织实施好云南省防震减灾重大项目,云南省地震局专门成立项目组织机构,建章立制,构建了完善的重大项目管理体制,为项目的顺利实施奠定了很好的组织保障.该项目组织实施的最高决策层是局党组,决策层相互关系见图1.
2.执行层
执行层是指直接调动和安排项目活动、组织落实项目计划的阶层.执行层是项目协调管理最关键的部分,也是最复杂的部分,由项目协调管理委员会通过相应的机制去执行具体的协调管理活动,如各参与方的实施进度协调、材料设备供应协调、合同的具体实施协调等.采用的形式可多种多样,可进行现场协调,也可采用会议协调；可由事务双方协调,也可通过第三方进行协调.云南省防震减灾重大项目以项目承担单位和项目负责人为实施层,执行和承担各分项的实施工作.
3.协调层
协调层是决策层和执行层实现的基础,对相继的和同时的互依活动进行调和,为项目协调管理提供各种数据和信息支持,完成相关信息和资源的集成与优化调度,更加利于各种协调管理机制的贯彻实施,同时也将协调管理机制产生的效用进行反馈,便于管理者判断机制是否适宜以及有无改进完善之处.云南省防震减灾重大项目的协调层是重点项目协调办公室,重点项目协调办公室汇集各方的信息的收集、汇总和传达.
4.技术支持平台
项目协调管理机制是基于并行工程环境的分布式协调管理模式,由各参与方按某种方式组成协调管理机构,通过计算机协同工作环境、信息技术和网络技术提供基本的协调管理功能.由于这些技术支持的保障,项目可实现各参与方之间、人员之间的一对一、一对多、多对一、多对多等多种协调管理方式.、传真、远程文件传输、网页浏览公告版、电子邮件、网络会议可分别实现这几种不同的功能,而且网络安全技术也为各参与方之间的协调管理提供安全保障.
结语
随着社会经济的发展,国家越来越重视公共安全项目的投资,防震减灾项目正从单纯的科学工程向大型化、综合化、复杂化的科学与社会相结合的方向发展,项目管理将变得非常复杂,组织协调的优劣会直接影响到项目实施的成败.探索更好、更符合防震减灾行业特点的管理思路和方法,为正在实施和准备实施的项目在管理上提供借鉴和帮助,已经成为亟待研究的课题.
基于项目的独特性及复杂性,还无法更深入、全面的获取项目数据,本文仅构建项目组织协调管理理论框架.以项目管理的理论为指导,分析防震减灾项目管理中不同项目关系人的需求、期望和可能的影响程度,对不同项目关系人进行组织协调时应注意的事项、应该遵循的过程等进行研究分析,也是一个值得探讨的话题.
组织协调在防震减灾重大项目管理中是一个全新的课题,其管理模式还在探索和研究中,需要我们的专业技术人员和管理人员携起手来,取长补短,共同创造一个高效、有序、和谐的运作环境,为更加科学地进行防震减灾项目管理贡献自己的力量.