建筑设计档案管理

【摘 要】建筑设计档案管理的质量是衡量建筑施工单位质量的重要依据,是工程质量管理程序中重要的一个环节.档案管理部门应认真把好质量监督检查关,做到准确、齐全、规范,从而保证建设工程项目按时按质交工.本文分析了建设建筑设计档案管理存在的一些主要问题,指出了档案管理在施工文件,厂家档案,施工文件处理上应采取的措施.

【关 键 词】工程项目；档案管理；措施

建筑设计是一个动态的过程,从项目的勘察、设计到施工、竣工、验收,档案一直处于活跃的状态,直至验收以后,才能相对稳定.建筑设计的档案记载了工程项目活动的全过程,一旦工程出了问题,或交工后,需要改建、扩建,档案资料就会成为宝贵的信息资源.搞好建设项目的档案管理,仅靠档案管理人员埋头进行具体业务工作远远不够,其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用.

在建筑设计的过程中,影响工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重,部分工作人员不重视.为了解决这个问题,档案管理人员要注重健全和完善工程资料收集的保证措施,从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约,摆正档案和建设项目的关系,确保建设项目的收集归档工作的正常有序进行.

1建设建筑设计档案管理中存在的问题

1.1施工综合管理文件原件不齐全

由于空间和时间的关系,有的非常重要的文件,在下发或转发时就是复印件,难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求.有的单位疏于资料管理,造成原始文件丢失.也有的单位频繁更换专业技术人员,在资料移交时又把关不严,同样造成了原始文件遗失.

1.2工程资料验收签证不齐全,存在代签现象

随着工程施工进度的需要,或为了急于满足施工进度要求,工程进行现场验收后,没有按照国家行业标准规定要求书面签字,结果,等验收小组解散后,找不到当事人签字.

1.3竣工图编制不规范

有些施工单位不能按照有关竣工图的编制要求进行编制,在竣工图的形成过程中,或使用旧的施工图改制成竣工图,或对原图修改过多,或使用计算机图的复印件,或划改不当,以上种种现象均不符合竣工图编制要求.

1.4施工资料格式不规范

施工过程中形成的资料格式不统一,不规范.有用A4的,有用16开的,有用32开的,文件幅面的页边距不等,差距较大,使案卷的装订工作被动.

1.5施工原始资料书写不规范

施工过程中原始资料的书写五花八门,形形色色,有用钢笔的,有用圆珠笔的,有用铅笔的,有用复写纸的.而这些签证都不利于档案资料的长期保存,与竣工资料归档要求不符.

1.6施工原始验收签证资料填写不规范

交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里,有的栏目没有签署意见,有的随意进行涂改,降低了原始资料的可信度,从而降低了竣工资料的使用价值.

2建筑设计档案管理的措施

2.1施工图设计文件的管理

目前,有些建筑施工单位为了抢时间,抢进度实施“先上车,后写票”,边施工、边设计、边办手续,造成返工、停工,严重影响了工程质量,给工程档案收集、管理带来诸多弊端.

2.1.1要健全城建工程施工图预报审查制度

各施工单位在工程施工前《报送工程竣工档案责任书》的同时,将工程施工图报送城建档案管理部门,经城建档案管理人员审查,确定符合要求,再行通知施工.这样就可以避免无工程施工图先施工,或边设计边施工.同时,城建档案管理人员也熟悉和掌握了工程施工的要求、进度,从而增强业务指导的可行性和目的性,也为工程竣工后档案收集工作奠定了一个良好的基础.

2.1.2要加强施工单位档案人员业务培训,提高业务素质,依法管理工程档案意识

档案管理人员要掌握《档案法》和《工程档案管理办法》等法律、规章,严格依法管理,坚决禁止无施工图先施工、边设计边施工的现象,要及时做好工程图纸、资料收集.及时把工程施工档案的归档范围、归档时间送到施工人员手中,并经常深入施工第一线,了解施工进度,了解施工工程图的实施情况,确保施工档案材料齐全完整.

2.2厂家档案管理

厂家档案资料由厂家提供,经采购方验核后移交,有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容,包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别,有国产和进口之分.资料本身复杂繁多,加之涉及厂家多,各厂家提交的资料又各有其特点,情况复杂,给厂家资料的验核工作增加了不少难度.一般情况下,商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求,除了参与签订合同的部门,如：采购部门、使用单位、专业管理部门等,工程管理单位及档案管理部门也要参与其中,在厂家提交资料时,核实其完整性.

厂家档案资料包含了物供中心采购部分（即甲方采购）及EPC项目由总包单位采购的部分.对于甲方采购部分,档案部门要保证主要的资料收集齐全.做到按要求领取及验核,并结合经验,主动出击,避免随机资料不齐,给归档工作增加难度.在没有合同或协议的情况下,对照设计图纸,了解采购情况及应提交的资料,争取在工作中处于主动,及时做好催交工作,迫使业务人员重新重视,对照合同或协议检查厂家资料,完善所交资料.对于EPC项目,要监督厂家按合同汇总移交,EPC单位质检人员要认真把关,保证随机资料归档齐全并且不影响归档时间.

2.3施工文件的档案管理

2.3.1竣工资料的收集应从工程项目立项做起

设立工程项目资料管理机构和管理人员应从工程项目立项开始,负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作,负责对施工单位竣工资料的指导、监督.竣工资料编制工作应实行“三同步”管理制度,即工程立项开始与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步.将资料管理贯穿到工程施工的全过程.

2.3.2建立健全资料管理制度

项目管理部门在工程建设初期就应结合工程项目的实际情况,制定适合本工程项目的资料管理规定,明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任,做到分工明确,责任明确.工程项目管理单位和监理单位,在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本,以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据,好操作,这样,才能避免资料格式的多样性、不规范性.只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理,才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范,才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备,原材料质量保证资料真实可靠.

2.3.3加强过程控制是保证竣工资料真实有效的手段

建筑设计的相关单位、工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任,做到建筑设计与资料整理同步进行,避免设计施工与资料分离,切忌先完成施工任务,而后补资料的现象发生,负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场,对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查.

2.4结语

建筑设计档案管理工作是工程项目管理的一项重要内容,认真抓好此项工作有利于促进工程管理工作的顺利进行,缩短交工验收的期限,避免工作完工后牵制建设、施工单位大量的人力、物力,顺利完成建筑设计档案的验收和移交工作.