总额控制在费用预算管理中的重要性

【摘 要】在企业费用预算管理中实行总额控制至关重要.本文依次从企业费用预算管理中的问题表现、对费用预算管理实行总额控制模式、总额控制的成效等方面对总额控制的重要性进行了具体的阐述.

【关 键 词】费用预算；总额控制；重要性

国家经贸委在《关于国有大中型企业建立现代企业制度和加强企业管理的规范意见》中明确提出“推行全面预算管理”以后,越来越多的企业践行全面预算管理制度.预算管理过程包括预算的编制、执行、控制、考核和反馈评价等过程,其中预算控制是非常关键的环节,如果没有预算控制,预算就会流于形式而失去控制力.从目前我国企业实施状况来看,在费用预算控制中,实行总额控制至关重要.

一、现行费用预算管理中的问题表现

(一)费用预算指标编制过高

预算编制无论是以销售为起点还是以目标利润为起点编制,企业责任中心在预算编制过程中会选择各种各样的编制方法,有固定预算、弹性预算、零基预算、增量预算、滚动预算、刚性预算等,编制出的预算可谓有理有据,但费用支出与经办人利益息息相关,在确立增量或减量的幅度上具有主观性,通常编制的费用预算指标过高.另外主管人员常常知道在预算的层层审批中,原来申请的金额多半会被削减.因此,申报者往往将预算费用的申请金额有意扩大,远远大于实际需要.

(二)费用预算执行不力

企业设置的专门预算组织机构仅把着眼点放在预算编制上,对预算实施过程中的监督检查做得不够,即使发现一些问题,也缺少相应的改善措施,典型表现：

⒈管理层对费用预算管理认识不够

预算管理要求每个层面都按照相关制度行使权力,但很多企业的管理层因职责不同,各管一方,各行其事,只对完成自己的硬性指标负责,认为预算只是财务部门的任务,自己可以不受制度的约束,甚至出现越权行事的情况,这些意识导致了预算制度在一定程度上被架空.

⒉员工对费用预算控制漠不关心

无论预算机制多么完备、预算指标多么准确无误,归根结底需要企业的员工来完成.员工是企业的最基本单位,只有员工的预算执行能力得到了提升,才能够增强整个企业的预算执行力,最终完成企业的战略方针.但多数企业普通员工认为费用控制不控制与自己无关,费用经办人认为该花费的时候就得花费,花费多少也不考虑.

⒊预算调整弹性空间大

在预算执行过程中,如遇较大的项目变化时,要作费用预算调整.一般情况下,依据发生额多少进行调整,以至部门费用预算总额在原有基础上增加.从此角度分析,虽然是有原因进行的调整,但结果却导致了公司费用的增加.另外在年末不少超预算的费用发生后,很多情况下经总经理特批后就予以草草进账,导致预算管理流于形式.

(三)费用预算控制一般是事后控制

经过实践,企业应建立一个以预算执行为中心,以预算控制及分析为重要环节,以预算考核为终点的全面预算管理体系,真正实现企业各项经营活动事前有预算,事中有控制,事后有反馈.而具体执行中,企业对事中控制往往流于形式,通常费用发生后才进行控制.

(四)费用预算考核不严谨

预算有一种因循守旧的倾向,过去所花费的某些费用,可以成为今天预算同样一笔费用依据；如果某个部门曾支出过一笔费用购写物料,这笔费用就成了今后预算的基数.在费用预算考核时,对预算基数的核定不严谨.

二、与时俱进,在费用预算管理中实行总额控制

(一)把“家庭联产承包责任制”引到预算管理中来

在20世纪70年代末80年代初实行的家庭联产承包责任制,将土地的所有权与经营权分离开来,“集体所有、分户经营、包干到户”,既发挥了集体统一经营的优越性,又调动了农民生产积级性.中国改革开放经济发展史因家庭联产承包责任制而熠熠生辉.借鉴“家庭联产承包责任制”,对各个部门下达费用总额指标,使费用管理不受人为调节,各部门再将指标落实到具体的环节和具体的人身上,做到每个人头上都有指标,每个指标都有人去落实,信息反馈和控制评估都有据可循,并建立公正的预算考评制度,节大奖超重罚,调动起全体员工的积级性.

⒈“一下”总额指标

预算管理委员会根据公司发展战略和年度生产经营计划,按照上下结合的程序,初步下达各部门费用预算总额.

⒉编制费用预算明细

各部门依据“一下”指标,根据实际业务情况将费用总额进行划分,确定自己部门的固定成本（费用）与变动成本（费用）项目,再选择适当的编制方法编制部门费用预算.对于固定性成本（费用）采用固定预算编制方法；对于变动性成本（费用）采用弹性预算编制方法.

⒊“一上”费用预算

各部门将编制的费用预算上报财务部门,财务部门作为预算管理工作机构,将各部门上报的费用预算及其他预算进行汇总,从实际需要逐项审议预算期内各项费用的内容及开支标准是否合理,形成预算草案.

⒋审议预算草案

预算管理委员会对提交的预算草案进行研究论证,从企业发展全局角度提出建议,形成全面预算草案,并提交董事会.

⒌“二下”总额指标

董事会在重点关注预算的科学性和可行性,确保全面预算与企业发展战略、年度生产经营计划相协调后,报经股东大会审议批准.预算管理委员会根据批准的预算,以文件形式重新下达各部门费用预算总额,各部门以此标准执行.

⒍签订责任状

火车跑得快,全凭车头带.只有建设一个执行力强,创新力强、感召力强的领导班子,才能带领全体团队工作人员齐心向前,无所不克.预算管理委员会下达费用预算总额控制指标后,与各部门签订责任状,并要求各部门领导成员交纳风险抵押金,确保预算刚性,严格预算执行.

⒎执行中找出偏差,采取纠正措施

部门费用预算总额确定后,各部门认真组织实施,将预算指标层层分解,落实到各环节和各岗位.各部门责任人将年度预算细分为季度、月度预算,在执行中与实际支出进行对比,找出偏差,及时采取纠正措施,确保预算目标的实现.

⒏定期分析,通报执行情况

预算管理机构和各部门建立预算执行情况分析制度,定期召开预算执行分析会议,通报预算执行情况,研究、解决预算执行中存在的问题,提出改进措施.

⒐预算考核,保证一期一兑现

企业应当建立严格的预算执行考核制度,在年末对各部门和个人进行考核,切实做到有奖有惩、奖惩分明,保证风险抵押金的兑现.

某企业机关共有74辆管理用车,实报实销法某年共发生费用380万元,大排量兼跑长途的车年发生额高达14万元,一般管理用车年发生费用2.5万元左右.如果按照总额控制法确定年初费用预算,测定如下：将74辆中的10辆大排量长途车核定每辆车年费用10万元,其中的20辆核定每辆车年费用6万元,其余一般车核定每辆车年费用2万元,全年费用预算总额为308万元,相比而言,能节约费用72万元.实际操作中划分层级还可以再详细一点.

三、纵观“总额控制”的成效

在我国各行各业的改革进程中,不断摸索有利于经济发展的管理模式,如今“总额控制”理念已深入各个领域.例如医保改革方面,杭州市采用医疗费总额预算管理,改变以往单一的按项目付费的结算方法,合理控制医疗费发生水平；在我国薪酬管理上,国企的工资总额预算管理,杜绝了国企“两高”腐败（高工资、高福利）；水资源开发利用、节约和保护方面,也制定了用水总量控制办法,把我国水资源管理推进到了新的高度；黑龙江坚持通过预算年度总额控制分散采购额度成效显著等.

总之,在企业管理中,要想真正实现企业的经济效益,就应在费用预算控制中实行总额控制的管理模式.采用总额控制费用预算,对于降低成本实现盈利有着不可替代的作用,是保证经济效益增长的有效手段.