“丢失”的劳动合同

不尽如人意的考核

刘莉莉（化名）是一家高新技术公司的人事专员,她不但人长得漂亮,办事也非常利索,里外都透着一股灵气儿.她大学毕业到公司应聘时,被人力资源总监王姐一眼看中.

在王姐的培养下,刘莉莉逐步通晓了人力资源管理的整个流程.王姐对其委以重任,让她负责公司招聘、培训及员工关系管理三个重要模块的工作.

2009年年底,王姐不断地接到公司几个业务部门的反映,抱怨刘莉莉为他们部门招聘或推荐的候选人不是不符合招聘要求,就是没过试用期就擅自离职,给部门的工作和管理造成了诸多不便.

其实,王姐也发现刘莉莉近期工作心不在焉,甚至对公司副总的工作安排,也只是口头上答应着,工作起来慢半拍.王姐嘴上没说,心里有数.在年末绩效考核中,刘莉莉的成绩连“合格”都没有达到.

在王姐的安排下,刘莉莉参加了为期一个月的培训.可是令王姐失望的是,刘莉莉培训后的考核成绩依旧不尽如人意.

2010年3月10日,公司向刘莉莉发出了《解除劳动合同通知书》,大致内容为：因刘莉莉不胜任工作,经培训仍然不能达到工作要求,公司决定与其解除劳动合同.这份通知书并没有让刘莉莉感到意外,她也没有再为自己争取,而是以最快的速度收拾好东西,离开了公司.

一星期后,公司与刘莉莉私交甚好的前台文员张晓萱（化名）也不辞而别了.公司人力资源部没有想到,她的离开,其实是有预谋的.

意外的聊天记录

4月25日,公司收到劳动争议仲裁委员会的立案通知书,刘莉莉和张晓萱同时向劳动争议仲裁委员会提请了劳动争议仲裁,两人的仲裁请求都是要求公司向其支付未签订书面劳动合同的双倍工资补偿.

两人的仲裁请求让公司很是意外,公司历来管理规范,员工入职当日签订书面劳动合同是公司人事行政部的习惯,人力资源部的员工更不例外.可是,当他们打开档案柜时,却发现两人的劳动合同不翼而飞.王姐顿时明白两人真正的目的所在,拿不出劳动合同,公司就面临着败诉的风险,甚至要赔付两人几万元.

王姐既生气又委屈,开始四处寻找可能存书面劳动合同记录的证据.当她查找张晓萱离开前使用的办公电脑时,意外地发现了她与刘莉莉的MSN聊天记录.原来,刘莉莉早就发现公司领导对她的工作表现不满,也预料到自己很可能被炒鱿鱼,“与其被动地离开,不如敲诈公司一笔”.聊天记录中详细地记录了她们的预谋：两人先利用工作之便,窃取了她们与公司签订的书面劳动合同,然后在离开公司后,再以“公司没有与其签订书面劳动合同”为由,向公司索要双倍工资补偿.

看到这些聊天记录,王姐如获至宝.劳动争议仲裁庭审中,公司将载有MSN聊天记录的主机搬到庭审现场,用以证明公司履行了签订书面劳动合同的法定义务以及刘莉莉和张晓萱书面劳动合同的事实,但此份证据因易于删改无法确定真实性而未被仲裁庭采信.

公司不服仲裁裁决向法院提起诉讼,同时对载有MSN聊天记录的机器及聊天记录内容进行了司法鉴定并进行公证.通过这样一套证明案件事实的完备证据,一审法院认定了刘莉莉利用职务之便,与张晓萱合谋了存放在公司人事部档案柜中的劳动合同的事实,判决公司无须向刘莉莉和张晓萱要求公司支付未签订书面劳动合同的双倍工资,公司反败为胜.

考虑到刘莉莉和张晓萱还很年轻,认错态度诚恳,法院没有向机关提出司法建议,公司也最终放弃了追究两人其他法律责任的权利.

律师拍案说法论理

这份对公司极为有利的MSN聊天记录如何才能成为认定案件事实的证据,“弱势”用人单位遇到“强势”劳动者应当如何进行自我保护,成为本案要解决的两个主要问题.

按照法律规定,用人单位与劳动者建立劳动关系,应当签订书面劳动合同.用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当自用工之日起满一个月的次日起至补订书面劳动合同的前一日止,向劳动者每月支付两倍的工资.本案中,刘莉莉与张晓萱正是希望通过书面劳动合同造成“未签订书面劳动合同”的结果,来获得公司双倍工资赔偿的不义之财.

实践中,有的劳动者为了获取不法利益,利用这样的法律保护,出现了故意拒绝与用人单位签订书面劳动合同的情形.为了防止劳动者的违法行为,保护用人单位的合法权益,《劳动合同法实施条例》进行了补充性的规定,即自用工之日起一个月内,经用人单位书面通知后,劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的,用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系；自用工之日起超过一个月不满一年,用人单位未与劳动者订立书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付两倍的工资,并与劳动者补订书面劳动合同；劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的,用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系.出现劳动者拒绝签订书面劳动合同的情形,用人单位应当及时予以更正和处理,以避免损失的发生或扩大.

本案另一个关键问题是,即时通讯记录能否作为证据使用?类似MSN、、E-mail这样的即时通讯程序是应用在计算机网络平台上的,利用点对点的协议,能够实现即时的文本、音频和视频交流的一种通信方式,在“聊天”的过程中,所有的聊天内容（包括文字、图片、表情符号、网络特殊语言等）均被保存在聊天记录中.根据《最高人民检察院关于印发检察机关贯彻刑事诉讼法若干问题的意见的通知》,即时通讯记录属于视听资料.因此,聊天记录、电子邮件这样的即时通讯内容可以作为证明诉讼争议事实的依据.

但是,使用即时通讯作为证据也有其两难之处,第一,员工使用即时通讯,通常使用虚拟的网名,即时通信的主体难以确定；第二,员工在企业内部使用聊天工具发出的信息都将通过企业自己的路由器出口流入即时通讯工具供应商的怎么写作器,因此可以通过一定的技术手段进行拦截并有修改的可能.因此,本案中的用人单位想要让那份记载有窃取合同动机、约定实施时间以及实施窃取合同的聊天记录为公司所用,应当仔细审阅通信内容,查找与案件相关的内容并确定通信双方的身份,在保证聊天记录没有被更改、删节的前提下,对储存聊天记录的电脑硬盘信息通过公证的方式进行证据保全.

刘莉莉是公司的人事专员,工作职责包括所有员工的合同签订及保管.作为负责合同的专员,如果是自己没签订劳动合同或者保管不善丢失,属于严重失职行为；如果是利用职务之便窃取合同,就构成监守自盗的违法行为.聊天记录与刘莉莉的工作职责、原有劳动合同汇总记录相结合,形成了一个完整的证据链,充分证明了刘莉莉与公司签订书面劳动合同,后利用保管合同的职务便利窃取合同,以谋求不正当利益的事实.本案经过劳动争议仲裁和二审诉讼,司法机关通过即时通讯信息认定了刘莉莉与张晓萱的违法行为,二人最终败诉.

本案提醒了企业管理者,应当重视合同管理制度的完备和体系化建设：建立健全劳动合同管理制度；在人事管理人员中设置专门管理劳动合同及其他相关协议的管理人员；在岗位说明书及合同管理制度中明确其工作职责、工作流程；建立合同管理台账或者在OA系统中对每位员工的签订细节进行登记并实时更新.在发生管理人员替换时,对合同交接也须格外注意,仔细检查合同数量、内容是否与系统中保存的登记信息相对应,以降低丢失合同的风险,并明确责任人.

(摘自《法律与生活》半月刊11月下半月期)