信息化视角下的高校档案管理

摘 要本文分析了高校档案管理中存在的问题,根据信息化社会对高校档案管理的新要求,提出了高校档案管理信息化的应对策略.

关 键 词高校档案管理信息化

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1009-0592(2009)02-250-02

随着教育体制改革的不断深入,高校档案工作的收集、管理、利用等许多方面产生了新的问题,知识经济信息化的进一步发展,对高校的档案管理工作也提出了新的挑战.如何适应这些新变化,如何搞好高校的档案管理工作,是一个值得认真思考与探讨的问题.笔者想从档案学的理论,认真分析那些与时怎么发表展不相适宜的工作理念和工作模式,希望用新的思路、新的途径,新的办法来解决档案管理工作中遇到的新矛盾和新问题.

一、高校档案信息管理

(一)高校档案信息的内容

高校档案是指高校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料的组合.在高校形成的档案材料有很多,就内容而言,主要有党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技发展、基本建设、仪器设备、出版、外事、财务等十个类目.随着社会的发展,近几年,许多高校又增设了名人档案、实物档案等特色档案.这些类目的档案真实反应着高等学校教书育人、科技创新、社会实践等活动,全面系统客观地记载该校的过去和现在,有着极强的现实指导意义.高校档案信息是指档案所包含信息,它包含档案的内容信息以及表达档案内容的文字、图形、标记、符号等信息,还包括档案形式、档案载体方面的信息.

(二)高校档案信息的特点

1.权威性、凭证性.高校档案信息是学校信息资源的重要组成部分.而档案信息是一种纵向的原生信息.高校档案信息是学校教学、科研等活动的真实原始记录,而不是人们事后为某种目的而有意收集、加工的资料,是最具原始性的记录,所以说档案信息具有本源性,是历史的唯一的记录.

2.内容宽广,门类众多,信息量丰富.高校人才济济、学科众多、知识密集,高校档案所包含的内容宽、范围广、门类多.特别是综合性大学的档案门类齐全、内容广博、信息量丰富.高校档案的形成直接反映学校整体工作的各个环节,档案材料来源于各个职能部门.如“党群档案”来源于党务管理活动中,“科研档案”来源于学校科研活动,“教学档案”来源于教学实践和教学研究活动.

3.科技含量高,知识性强.高校是科学发展的前沿领域,科学研究是高校的主要职能.各个高校每年的科技项目都很多,科技成果也不少.学校的科研项目在结题后,都要向学校档案馆移交其档案材料,这些科研档案真实反映了项目的研究情况,记录了研究的主要技术成果.同时,高校又是知识传播、生产和转化的主要力量.高校的教学档案中的学生学位论文(博士后、博士、硕士)是学生学习期间的主要劳动成果,这些论文中不少立题新颖,其研究领域处于前沿,知识性很强.另外,每年高校都会召开许多国际会议,这些会议都会有为数不少的会议论文,这些国际会议论文大都代表其研究领域的前沿,知识含量很高.

4.系统性和完整性.高校的内部机构比较多,形成的档案门类多、数量大,但是学校的体制比较健全,层次清楚,整个学校的协调性好,日常工作都有固有的规律,所以高校形成的档案具有系统性和完整性.

二、信息化对高校档案管理的冲击

(一)知识信息量剧增,导致档案数量快速增长、载体更加多样化

随着社会信息化程度的加深,知识、信息数量的急剧增加,档案作为信息大家庭中最基础的一员,档案的数量随之而增加,档案的内容也日趋丰富.各种先进技术的推广应用,档案载体会更加多样化,电子文件已成为档案载体中的新成员,如何有效地对电子文件进行保管和利用,是档案工作人员不可回避的问题.

(二)网络化对高校档案现有管理模式造成了很大的冲击

目前,各高校大都建立了自己的校园网络,成为学校信息化建设的平台,充分利用丰富的网络信息资源,普及和提高师生员工应用网络信息技术的能力,提高工作效率与水平,促进对外交流与合作已势在必行.校园网络信息怎么写作主要包括信息发布、信息检索、网络教学等内容,这些信息的产生、收集、整理、报送和发布等会产生相应电子文件,其中相当一部分文件属于归档范畴,因此电了文件便成为校园网建设和发展的必然产物.此外,办公自动化的应用普及,使得文件的起草、修改、打印、审批以及发布更多的借助于互联网实现,计算机应用渗透教学管理、科研管理、学生学籍管理、人事管理、财务管理等方方面面,在大大提高工作效率和工作质量的同时,也改变了过去纸质文件为主的状况.基于以上情况,对高校电子文件这一重要的信息资源的管理已经迫在眉睫,如不加强管理,将造成大量宝贵的信息资源的流失.

(三)档案信息的需求与供给之间的矛盾进一步激化

长期以来人们对档案的信息的需求一直都处于压抑的状态,他们对于档案信息需求并不能得到满足,而另一方面,档案部门又不能提供有效的、高质量的信息怎么写作,长此以往,就使得档案信息的需求和供给之间的矛盾不断加剧,人们对档案部门的误解会越来越深,这不仅不利于档案部门的生存和发展,更是在一定程度上造成资源的浪费.

三、高校档案信息管理存在的问题

(一)高校档案馆馆藏档案结构单一,载体形式比较少

高校档案馆作为档案信息的储存地,它也是高校的内部机构,一般都由校办或党办脱胎而来,长期以来已经习惯为领导机关利用怎么写作,而忽视教学、科研和师生员工个人利用需要.另外,档案馆现有馆藏中,纸质档案占有绝对的优势,而学校管理等活动中形成的电子文件,基本上处于无人管的状态.

(二)档案工作人员素质有待提高,队伍不稳定

长期以来,档案部门一直被人们看作老、弱、病、残的安排场所,档案工作只是抄抄写写,装装订订,并不需要多少知识,所以档案工作人员的素质偏低.档案工作人员本身也安于一般的整理、编目、接待查阅等基础工作,对如何优化馆藏、提高怎么写作功能方面没有具体的目标和措施.此外,档案部门工作待遇偏低,这就造成人们(下转第252页)(上接第250页)不安心工作,有机会便走人,人员流动性,档案工作人员队伍不稳定.

(三)档案信息怎么写作方面,档案信息利用率不高

档案工作人员在观念上受“封闭”或“半封闭”传统思想的束缚,习惯默默无闻地整理档案,对档案信息开发利用少,或只是“守株待兔”,主动性差,所以档案利用率不高.目前高校档案馆一般只是提供接待查阅怎么写作,所提供的档案信息一般都是未经开发的原始信息,信息怎么写作手段主要以手工为主,计算机只是辅助手段.

(四)在信息社会背景下,档案的数量激增,载体形式各异

随着社会信息化程度的加深,高校校园信息化建设也在如火如荼地进行.在“数字化大学”项目,不仅形成了很多纸质文档,更是产生了大量的电子文件.“数字化大学”是利用信息和通信技术,在学校、社会和公众之间建立有机怎么写作系统的集合,而档案工作也是数字化大学的有机组织部分.面对变化,高校档案部门如不做出及时应对,而是让电子文件放任自流,大量的原始材料将流失,造成严重损失.

四、高校档案管理信息化的应对策略

(一)加强高校档案网站建设,健全档案信息管理系统

积极开发建设适合于高校档案信息的管理系统,即高校档案信息综合管理软件的开发.通过该软件系统对高校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个业务环节能够实行计算机的有效管理、控制,建立标准化的规范体系,实现档案工作自动化.档案管理工作信息化的前提是建立起资源数据库,尽快形成数据规模,使计算机检索系统实用化,把馆藏档案信息开发出来,使怎么写作水平和怎么写作能力得到提高.这就要求在网络技术、特色怎么写作、网上档案资源开发、网上档案室等方面实实在在地下工夫.尤其是要注意加强标准化建设,通过制定共同遵守的各项标准,如网络通信及数据库方面的标准、计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、文献标注标准等,建立标准化的数据库.

(二)加强高校档案队伍建设,提升高校档案管理水平

档案信息化依靠的是高素质的档案管理人才,高校档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识,更要学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理技术等专业知识.高校档案管理人员信息化技术的提高和信息化意识的加强,是高校档案管理信息化建设能动性前提.这就要求高校档案管理人员要定期进行相关知识技能的学习和培训,使他们能够熟练运用计算机进行文字处理和收发电子邮件,利用办公自动化系统进行日常的处理,同时也要有意识地加强与相关网络高层技术人员的学习与交流.

(三)建立统一的高校信息化工作机制,完善档案管理工作

首先,建立新的管理机制.档案机制的创新是档案事业不断向前发展的不竭动力,高校档案部门必须开拓新的管理机制,以加强和改进自身的建设,实行“谁主管、谁负责,谁经办、谁负责的原则”,形成层层负责,职责分明,齐抓共管的档案工作机制,保证档案工作任务的全面落实.其次,强化监督机制.坚持“以法治档”,确保档案工作的顺利进行.再次,引入竞争机制.长期以来,高校档案管理工作以经验管理居多,随意性代替了科学性,人为性代替了法制化、规范化,这在某种程度上制经约了人才的流动,容易产生不思进取,更谈不上创新.应当引进竞争机制,改变档案部门实际存在的“铁饭碗”现象,建立一个相应的激励机制,如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度,将每个人的工作内容作为考核的重要指标,进行考核,并与晋升职务、职称严格挂钩,营造出一个积极向上的氛围和环境.