电子商务英语电子邮件的写作技巧

【摘 要】

伴随着经济全球化进程的不断加速,我国商业人士要想增加自己在职场上的竞争力,仅靠提高自己的商务工作水平是不够的,还应当跟上商业全球化的需求,做到在工作中能够用英语与别人顺利进行交流.商务英语电子邮件早已成为了当前沟通商务的主要途径之一,只有通过不断提高电子商务中英语电子邮件的写作水平,才能让误会有效降低,提高沟通的效率.然而有许多人对电子商务英语电子邮件的写作原则和相关技巧并不十分了解,本文将从写作的原则技巧出发,详细介绍如何写好电子商务英语电子邮件.

【关 键 词】

电子商务,英语邮件,写作技巧

凭借自身的便捷性与方便性,商务英语电子邮件在现代的商务活动中扮演着越来越重要的角色.来往于商务交流中的英语电子邮件,不仅仅是公司整体形象的代表,它更将影响到客户对公司实力和水平的第一印象和评估.所以,在商务来往交流中,电子商务英语邮件占据着十分重要的地位.本文将从电子商务英语电子邮件的整体格式、内容以及发送前最后的核查三大板块入手,对商务英语常用写作技巧进行详尽介绍.

一、电子邮件格式

(一)地址

在商务来往过程中,务必用专业化的正式地址,应尽量避免用过于随易的电子地址与客户进行商务交流,如“coolboy、prettgirl、poisonflower”等,这些生活化的名称不仅会造成邮件收发上的误会,更容易让客户质疑工作的专业态度.

(二)统一格式

为了向客户展示公司的整体形象和专业水平,可以在邮件中运用带有公司的名称或者logo水印的邮件背景,这样专业化的商务邮件还可以让客户感受到对他的尊重,便于给客户留下良好的印象.

二、邮件结构

作为整封电子邮件的内容概要,邮件标题直接决定了读者是否会第一时间注意到你的邮件并阅读该邮件.同时,简洁明了的电子邮件主体不仅仅可以起到吸引收件人关注的目的,还可以让收件人在大量的邮件中迅速查找出该邮件,所以,邮件标题的书写是否得当将对收件人处理该信件的效率带来直观影响.在标题书写过程中,应该做到用最少的字去最为精确的概括邮件主要内容,为了达到这个目的,最好的办法便是在标题中运用诸如“YourdateinBeijing”、“AMeetingonpany”、“FromMr.Brown”、“FridayStrategyMeeting”等动名词或者名词短语,让收件人能够大概知道邮件的交流内容及重要性.

1.结构分布

电子商务中英语电子邮件一般是由两到四个的简短段落构成的,为了达到最有效的交流,将这封电子邮件的主要目的放在开篇第一段去说明是最好的选择,让收件人了解了邮件的来意后,接着在第二段中进一步阐述需要交代的事宜或者把对方希望你解决的问题进行罗列作答.最后,在落款之前,交代清楚你希望收件人看到这封邮件之后做什么,如果没有交代清楚,往往会使得收件人没能理并耽误及时的交流,所以在邮件最后务必简单明了地告诉对方,但语气一定不要显得强求或者过度催促.

2.沟通语气

网络虽然给人们带来了更为便捷快速的交流方式,但也因为交流过程中的不规范,使得许多人在使用网络进行沟通的过程中养成了“随易松散”的陋习.尽管在商务电子邮件交流过程中,人们也开始逐渐接受更为口语化的方式,但由于收件人并非是日常生活中可以自由交流的朋友与亲人,而是关系到商务业绩的合作伙伴,因此,在电子邮件书写过程中,应该把握好正式与非正式之间的平衡点,即不要因为过于正式而显得死板,也不要因为过于随易而让人觉得不专业.在书写邮件之前,应该根据以往与对方的交流经验,推断收件人对邮件风格的接受度,从而采用不会冒犯到对方的语气,有针对性地写出一封简洁邮件.

3.内容准确

无论别人如何使用非正式的电子邮件,这也不能成为可以在邮件书写过程中犯错误的借口.电子商务中,英语电子邮件的信息错误不仅仅会让客户觉得对方没有认真对待这封邮件,更会给客户造成对其不尊重的错觉,严重的甚至会带来重大的商业损失.所以在书写过程中应该注意标点符号、单词拼写以及邮件内容所包含的商务事实、数字以及信息的准确,务必对相关的信息进行反复检查.写完之后再次通读邮件,以保证所有的标点以及商务内容信息的错误都得到了正确的修订,同时对邮件进行进一步简洁化,去掉不必要的言辞以及冗余信息.这样一来,收件人尤其是那些专业商务人士在发现邮件没有任何错误之后,一定会对细致专业的工作态度刮目想看,并且会以更快的速度回复你.

(三)邮件附件

如果电子邮件中带有相关商业信息附件,为了避免因为软件版本或者格式的问题导致收件人无法正常查看附件的状况发生,应该用较低版本的EXCEL或者WORD等OFFICE软件将信息整合成一个完整的文件报表或者用将报价单、订单、用扫描仪进行清晰的扫描后,以附件的形式发送到对方中,同时为了便于对方确认,需要在邮件中交代清楚附件的名称、内容以及份数,如果附件数量较多,最好用压缩文件的形式一次性发送给对方,这样不仅便于对方快速的接收,更可以避免某些附件在下载过程中被遗漏.

三、总结

综上所述,得到不断拓展的全球国际商务活动使得电子商务英语电子邮件的重要性更为突出,然而,网络的随意性和便捷性会给人带来商务邮件写的不好也没什么关系的错误观念,从而不在意正式电子商务英语电子邮件书应该遵从的格式和规范.但是,在正式的商务业务往来中,规范正式的英语电子邮件在起到对外界展示着发件人的商业专业能力和英语水平之余,更彰显者一个人的工作风格和态度,它不仅仅能够帮助发件人与收件人建立起良好的商业伙伴关系,还可以对商业交易的达成起到促进作用.