文秘工作与文书档案管理工作的一体化

摘 要：在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪,我国办公现代化有了很好的外部环境和内部环境,面临着大发展的机遇.但是机关办公方式严重滞后于机关行政管理工作现代化发展的矛盾,迫使政府机关、事业单位必须尽快改善办公环境,实现办公自动化.进一步提高机关工作效率.文书工作和档案工作是行政管理工作的主要组成部分,文书、档案实施一体化管理必将极大地推动机关办公自动化的进程.

关 键 词：文秘；档案管理；一体化

中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1672-3198(2009)08-0037-01

1　档案管理与文秘工作的关系

文书工作与档案工作有着各自不同的内容和特点,文书处理工作是接着机关工作活动规律,保持文件之间的历史联系,再根据它们的连锁反映来区分价值,反映历史真实面貌,为档案的保管和查考提供便利.档案工作同文书处理工作是鱼水关系,档案同档案工作不仅伴随着文书与文书处理工作出现而出现,而且是伴随着文书与文件处理工作的发展而发展.文件是档案的前身,档案是文件的归宿；从档案形成的客观规律中可以看到档案工作与文书档案工作之间的关系,它们是一个社会分工不同的两个专业,它们在工作中既相互制约又相互联系.

2　文秘工作与档案管理工作衔接的重要性

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行.极为关键.首先,文档工作离不开档案管理.文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要,文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料,这些文件要及时递呈领导批阅,然后催办、归档,会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息.使设计人员的技术水平不断提高,有效地促进经济效益.可以说,文秘工作的优质怎么写作起着不可估量的作用.因此,以基础档案管理为起点,规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展.其次,搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性.重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性.档案资料科学性、准确性增强,全面性、可选性扩增.是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障.因此,建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求,也是非常重要的管理手段和工作任务.

3　做好档案工作对文书处理工作的影响

(1)档案的利用推动了文书处理的再生工作.

档案管理是一门专业性很强的学科,它是解决处理问题的依据,具有指导考查、总结经验、发展生产、积累知识、提供信息等固有特点.而在实践工作中文书处理部门利用档案起草公文、总结经验、制定规章制度、为领导当参谋、准备讲稿、处理纠纷、落实政策等都是相互制约、相互依赖的.因此,搞好档案管理不但有推进文书处理作用,而且还能直接为其提供信息,提高企业经济效益,促进改革发展发挥特有的作用.

(2)在文件立卷归档过程中能发现文书工作质量的高低.

立卷归档是衔接文书处理和档案管理的桥梁,也是文件转化为档案的必经之路,所以说搞好档案管理的重要意义即是为给档案工作本身打基础,而且通过它可以进一步检查发现文书工作的水平,文件格式是否合格、名称是否贴切、文件在阅办中有无丢失泄密,这对改进文书处理和档案管理工作有极大促进作用.

(3)通过档案业务指导能促进文书处理工作的完善.

健全的归档制度是保证文件收集齐全完整,堵塞丢失文件和防止失泄密漏洞的关键.实践证明,在文书处理文件立卷归档过程中,如若忽视档案工作对他们的监督指导作用,不仅会降低对文件立卷归档质量标准,而且对文件鉴定价值和文件之间内部的有机联系等都是非常不利的.因为我们文档人员对每份文件都要经过严格的筛选去审定,不能有文必档.要找出文件的六个特征,即问题、作者、名称、时间、发文机关地区和文件形成规律等找到文件的归宿.这个关口把握不好势必要影响案卷的质量,最好能将文、档两者之间的两项不同专业的工作能有机结合起来,健全两者之间统一的立卷归档制度.共同负责.使之规范化,这对档案的管理有着深远的现实意义和历史意义.

4　如何实现文秘工作与文书档案管理工作的一体化

(1)强化“文档一体化”意识.

虽然文书处理与档案管理工作各有不同的工作任务,具有相对独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节.因此,我们要强化系统思维意识,树立“文书处理工作与档案管理工作一体化”的指导思想,在实际工作中,把住文书处理规范化的人口关,切实做好实现档案管理工作规范化的基础工作.头脑中要有“今天的文件就是明天的档案”的观念,要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作怎么写作,更要对历史负责,要了解文秘工作是“文档一体化”的基础性工作,按“文档一体化”的要求,规范好每一份公文.

(2)做好文件整理工作.

按照机关事业单位公文处理程序,文件在阅办前首先要进行登记,登记内容一般包括文件责任者、文号、标题、形成时间等内容,这与以“卷”为单位整理时抄写卷内目录的工作非常相似.我们可以把一个年度内的档案视为“一卷”.把文件登录作为这“一卷”的内目抄写工作.在保管期限属于永久或长期(保管期限属短期的单独处理)的文件左上角编号.从当年的第一份文件编起.考虑到随后要移交给综合档案室,件号应包括全宗号、文件所属年度和文件顺序号,顺序号应一年编一个流水号,编号后,按所编顺序号将文件正文扫描入计算机.这样,文件原件与计算机内保存的文件在内容上是相同的,并且是一一对应关系,然后将文件发出供部门阅办.每隔一段时间,将阅办完毕的文件全部收集起来,按件号先后顺序装人卷盒.在不改变原有件号的前提下,利用计算机对机内文件进行分类,模拟人工立卷,然后按类别将属于目录条的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位的案卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成时间先后顺序排列后进行打印.这样,整理工作就在平时的文件登录和次年年初的装订、装盒工作中完成了.

(3)利用计算机进行网上查询和检索.

从信息时代的需求来看,档案信息必须上网其价值才能体现.目前,多数机关事业单位的计算机都并入局域网,如果实现文档一体化,所有进入计算机的文档信息均可实现网上自由查询,通过网络进行广泛的信息交流,使最新信息以最快速度被获取,同时将工作成果迅速反馈给相关部门.甚至可以不受空间的限制,并实现文件、图像、声音的多媒体处理、综合利用和异地查询等,共享档案信息资源.目前多数机关事业单位查阅档案采用的是人工检索,先确定自己要查找的文件年代或类别,然后调出该年度或类别的内目进行查找,非常繁琐,费时、费力、效率很低,但如果实现文档一体化,就可以采用计算机检索,只需把利用者提供的文件责任者或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入计算机,计算机就能迅速将符合要求的文件调出.在进行文件整理时,文件的正文就已录入计算机,利用者可直接在计算机上查阅所需文件,甚至可将所需文件内容直接打印出来-如果需要文件原件,也可以根据查出的文件编号从卷盒中调出.这种查阅方式不但速度很快而且非常准确.