高校办公自动化建设的必要性

【摘 要】随着计算机和网络技术的迅猛发展,信息量的膨胀,我们已经进人一个全新的信息社会.我国正在进行的高等教育体制改革以及新的办学模式的出现,对高校办公室工作提出了新的要求.试从必要性、可能性、实施的基本原则和面临的问题四个方面,对高校办公自动化建设及所面临的问题做初步探讨.

【关 键 词】高校,办公自动化,现状,问题,必要性

随着计算机技术的飞速发展,计算机在各行各业中应用的普及,利用计算机实现学校办公自动化系统治理势在必行.办公自动化系统是20世纪80年代初期随着微型计算机技术和计算机局域网络技术的发展而兴起的一门信息处理系统分支.目前,办公自动化的概念和意识已广泛地被各类办公人员所接受,办公自动化系统已深入到现代社会的各个角落,它的出现正改变着传统的事务性办公业务,改变着人们的观念.随着技术的进步,办公自动化系统的功能和内涵也在不断地发展和完善,为未来信息化的社会提供一个高效迅速甚至智能化的办公环境.

一、办公自动化系统OA的定义与作用

办公自动化系统OA是OFFICEAUTO-MATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理.狭义的办公自动化限于文字编辑和处理、文档管理和检索等事务,广义办公自动化是建立在管理信息系统(ManagementIn-formationsystem简称为MIS)基础上,其办公业务包括有决策支持系统(DecisionSup-portsystem)功能.OA软件可解决规范单位的日常管理、增加单位的可控性、提高单位企业运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递.可以概括的说,OA软件跨越了单位具体的业务范畴,更集中关注于单位企业日常办公的效率和可控性,是单位企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具.

二、我国办公自动化发展现状

进入20世纪90年代中期以后,由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈,以及政府管理职能的扩大和优化,这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长,办公自动化开始进入一个快速发展的阶段.国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来,并专门为政府和企业订做办公自动化系统.由于这些系统是根据用户的具体需求开发的,需要功能比较完善,并能较好地满足用户的实际需要.但这是一个巨大而低效的OA市场,具体表现在投资大、效果不明显,水平低、重复建设多,硬件投入多、软件投入少,模拟手工作业增加管理负担等.因为开发商水平参差不齐,开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识等,部分软件产品质量不高,不顾中国企业的运作特点照搬国外技术,使得实施困难,对OA的理解起点不高,导致OA系统与其他系统集成度差,用户使用水平低,又不愿花太多的精力投入培训,售后怎么写作不到位,开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护.到最后,整个软件的性能和可使用性都大大降低,没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败.

从技术来看,普遍存在如下缺点:为用户考虑的少,软件的柔性构造功能差.当前很多OA软件过分强调了软件之间功能的横向对比,为用户考虑的实际功能比较少,结果导致软件大而全,真正为用户接受的功能模块很少.另一方面软件的模块复用性很差,直接影响了软件的柔性构造功能,当用户的需求改变时,哪怕是轻微的改变,都需要开发商来解决,从而影响了用户的使用效率,对开发商也是一个极大的负担.

对于高校而言,校际之间的竞争就意味着内部治理体制和工作效率之间的竞争.随着学校规模的扩大,检测如人员之间、各部门之间的信息传递仍然停留在原来的有纸化传送的基础上,这种就势必导致低效落后,影响各部门间的信息流通效率,有必要建立安全、高效的办公自动化系统.通过对办公自动化系统的研究,把握其发展方向和趋势,构建高效的办公环境.随着信息技术的不断发展和理论研究的不断深入,各种新的办公自动化系统设计方案的出现必将对办公自动化的实施与推广起巨大的推动作用,办公自动化系统必将获得更广泛的应用前景.

三、高校办公自动化建设存在的问题

1.办公人员意识问题.表现在对使用办公自动化的必要性认识不同,对传统的办公办公方式仍然有较强的依赖性,一部分领导还对使用办公自动化系统实现办公无纸化的前景心存疑虑.许多领导对办公自动化理解不深,认为所谓的办公自动化就是在办公过程中使用先进技术和设备,目的只是要提高工作效率.实际上,使用办公自动化提高管理层的决策效能更加重要.各高校应该加大媒体的宣传力度,为校领导开设网络和办公自动化使用课程,提高其对办公自动化的认识.没有各级领导的积极支持和推动,办公自动化建设过程中的任何环节都可能出现巨大阻力.校领导的支持和参与对办公自动化建设的起步与完成都具有决定性的作用.

2.资金投入问题.办公自动化建设是一项资金投入较多的系统工程,从开发到成型再到完善都需要经过一个长期的过程.在这个过程中,网络建设、硬件购置需要资金,网络的维护、软件的开发以及系统的推广等都需要资金.许多高校碍于自身财政状况,对于办公自动化建设的资金投入大大缩水,严重影响办公自动化建设质量.各个高校应着眼于学校的长远发展,尽量保证办公自动化建设过程各个阶段的资金需求.有些学校还设立了专项资金,有效地保证了学校信息化建设的顺利进行.

3.系统安全问题.办公自动化系统建设需要建立校园局域网,各个部门的电脑都需要入网.对于高校的办公自动化系统,其传输、处理、存储的大部分信息都具有极高的保密性,有些还是国家有关部门下发的高度机密文件.由于办公自动化系统与Inter直接相连,一旦学校自动化系统遭到病毒或攻击,必然会造成比较严重的后果,网络系统的安全性是不容忽视的.调查显示,少数高校的校园网建立较早,己经满足不了学校发展的需要,安全性也缺乏保障,还需要进行网络升级和改造.各高校可根据自身校园网络的实际情况采取措施保证其安全性,如统一要求各部门电脑安装防病毒软件、对重要信息的传输采用加密技术、建立学校内部网络系统以便在物理上与外部网络系统隔绝等.

4.公章的有效性问题.公章的有效性对纸质公文而言,印章是公文生效的标志,在实现办公室工作自动化后,印章的权威性及电子印章和纸质印章的协调性问题成为急需解决的重要问题.由于电子印章通过技术设备手段而形成,也就易通过技术设备手段而窃取,使电子印章的安全性要差得多.如果使用电子印章就要增加投资,就涉及到相关设备如打印机的改造,有可能由于资金原因而使许多单位无法或推迟实行办公自动化.

四、高校办公自动化建设的必要性

1.多校区办学模式的需要.随着上个世纪卯年代以来全国高校合并风潮的出现,以及为解决高等教育扩大招生的要求、寻求新的办学空间而风生水起的异地办学,使全国大多数高校都出现了多校区并存、远距离教学的新的办学模式.在高校多校区办学情况下,为节约管理成本,提高工作效率,就迫使高校办公室改变传统的以手工为主的工作方式转而采用高效率、高质量的自动化办公系统.高校办公室的任务是及时、准确地向校领导提供信息,进行决策参考.行政决策的信息的及时性、准确性,是决策正确与否的关键.校园网与DnE团肛刃相连,可以利用互联网进行异地办公,及时、准确地将各校区的信息、甚至国内外信息反映到领导处,既节约时间,又节约了管理成本.

2.与兄弟院校、国际社会联系日益密切的需要.随着信息社会的建设和发展,各兄弟院校之间,国内高校与港、澳、台、国外其它学校之间的交流日益增多.随着社会参与办学的力度越来越大,学校教育与社会需求之间的相互适应和相互调整,都使高校工作效率,对社会和其它高校的信息能做到及时接收和有效反馈.这无疑也需要高校办公室工作实现自动化.

3.提高办公室工作效率.办公室工作内容繁杂,包括公文收发、起草、归档、查询,会议安排,领导日程的安排,信访,信息收集上报,对外交流,接待等.办公室作为学校的综合管理部门,负责与各院系、兄弟院校进行联系、沟通,信息量大,事务繁杂,其工作质量和速度受办公室工作人员素质的限制.实行高校办公室工作自动化,可以将大部分事务性工作采用信息化方式,进行程序化管理,提高工作效率.

4.办公自动化自身优越性的需要.高校办公室实行办公自动化有利于事务处理信息化、咨询决策的智能化和指挥调度的现代化.事务处理信息化是办公自动化的初级阶段,也是一个重要环节,主要是指发挥计算机书写快速、整洁、易于修改,存储量大的特点,利用计算机网络构成上传下达的文件的传送、管理、归档和保存,利用计算机网络收集各类信息,扩大交流,实行异地办公,利用计算机对收集到的信息进行归类、分析,提高决策的效率和质量,利用办公自动化,对领导的决策进行跟踪、监督,及时反馈信息,使领导及时掌握最新的情况,实现指挥调度的现代化.

五、结语

办公自动化系统的建设和应用对提高高校行政管理工作的效率和质量有着十分重要的影响.高校办公自动化系统的设计与应用,必须在充分细致调研的基础上,进行填密的分析,要根据自身的需要,不断完善系统功能,以保证系统的顺利实施和发挥应有的作用.系统的设计与建设还要实事求是,充分开发利用现有资源,根据实际情况循序渐进.高校办公自动化系统的应用可以大大提高高校办公效率,也是适应未来办公发展的必然趋势,应充分认识到普及办公自动化系统的重要性和必要性,尽早推广实施,使高校行政管理迈上一个崭新的台阶.高校办公自动化系统的设计与建设必然会对学校的信息化和管理现代化起到巨大的推动作用.如何充分利用高校校园网资源,改进高校的办学条件、加快学校信息化建设,是所有高校今后长期面临的一个问题.总的来说,高校办公自动化系统的设计与建设是一项比较复杂的系统工程,不可能一蹴而就.一个学校办公自动化系统的建设必须在充分调研的基础上,进行缜密的分析,根据实际需求,不断完善系统功能,以保证系统发挥应有的作用.