固定资产“账实不符”的原因其

对于我们拥有几千亿固定资产的中石化来讲,固定资产的“账实相符”是一项极其重要、不可松懈的基础工作.如果“账实不符”,则无法真实地核算、反映会计信息,更不用说固定资产的运营管理了.但固定资产“账实不符”的现象仍然较为普遍,尤其是工艺复杂、流程繁琐、历史问题多的炼化企业.

广州分公司发展了近40年后,已然成为特大型的千万吨级炼厂,其固定资产随着企业的发展而壮大.到2010年底,固定资产已占据其总资产的“半壁江山”,原值已有185亿元,净值达到82亿元；数量也超过了4万多项.笔者从2009年开始接触固定资产管理,通过两年多的实践,总结了“账实不符”现象存在的原因、影响,并提出了设想和对策.

一、固定资产“账实不符”的情况

“账实不符”的情况主要有三种：一是企业发生了盘盈盘亏.盘盈一般被称为“有物无账”,就是现场有实物,在账上找不到；盘亏一般被称为“有账无物”,就是财务账上的记录还存在,但东西没了.盘盈盘亏是指企业确实发生了账外资产实物的增加或账内资产减少的情况,是真实的“账实不符”.二是名义上的“有物无账”.主要指实物早已存在,但账面迟迟未能准确反映.这种情况的出现与固定资产形成的源头――在建工程转资息息相关.三是名义上的“有账无物”.大多发生的情况是“已处置未销账”,即固定资产实物已经报废、处理了,但由于未及时资产报废或处置手续,财务账面无法销账,造成暂时性的“有账无物”.

上述第二三种“账实不符”的情况是本文着重介绍的.对于企业来讲,不是真正的“账实不符”,只是在某个时点存在的暂时性现象,是由于企业的内部管理不够健全和规范带来的.

二、“账实不符”的原因及其产生的影响

1.盘盈盘亏发生的原因有多种,但其中有一点是我们始终要注意的,即“资本性支出和费用性支出”的混淆.在企业中,多多少少存在用修理费干投资项目,用投资项目资金干修理的情况,例如部分安全隐患治理项目存在部分费用性支出的现象.这种现象如不加以及时纠正,会从固定资产形成的源头就开始“账实不符”,给固定资产后续管理带来很多棘手的问题.

2.在建工程转资工作不及时是出现名义上“有物无账”情况的主要原因.

即投资项目已经中交,其机器、设备等实物已经投用,但因工程结算、验收滞后而尚未在账面将投资项目形成一项项固定资产,仅有当项目达到预定可使用状态时,将项目预交付时整体打包的资产号,该打包的资产号无法与实物一一对应.这种现象往往在重点限上项目上表现得较为突出.这种项目由于投资额大（一般几亿到几十亿不等）、建设期长、工程覆盖单元较多、涉及专业和管理范围广等原因,项目结算和竣工验收的滞后情况较为普遍.滞后现象虽然在一定时间内是合理的,但如果时间长了,超过两三年以上就会出现除账实不符情况外的其他问题.譬如1）在原项目上继续进行技改技措后的资产因缺乏原始载体而无法交付资产；2）原项目的某项资产因为原油腐蚀严重等原因想提前报废、更新,但由于账面尚未体现该项资产而无法进行账务处理；导致账面无法真实反映实物的现实状况和价值量；3）项目结算滞后的另一面还会带来财务账面的数据总是处于收集不齐的状态,项目费用的“关门”一拖再拖,固定资产的价值量也总处于不完整状态.

3.在建工程转资时用的《固定资产交付清单》不够规范、科学,造成固定资产交付信息不及时、不合理,也会出现名义上的账实不符现象.

这是由于生产人员与财务人员对固定资产的认定没有统一的认识,致使固定资产交付清单的编制存在难度；以及固定资产交付清单编制的渠道不够合理造成的.例如：炉子里的风机、吹灰器在专业上是一种设备,但在固定资产上却只是炉子的一部分,不能单独成为固定资产,但设备人员往往以设备台账的口径来认定固定资产.又如广州分公司多年前的固定资产交付清单是由财务人员按照设备出库等资料编制的,由于不懂设备、生产上的专业知识、又未与现场人员核实,清单的信息往往与现场的信息无法匹配,出现位号缺失、错位甚至有把钢材等材料当成固定资产的不合理的情况.因此,不规范、不科学的清单带来的自然就是固定资产信息的缺失和不合理.

4.投资项目交付生产使用时,相关部门未认真履行实物盘点的职责,造成固定资产交付信息遗漏、不完整.

炼化企业的投资项目以“中间交接”（简称“中交”）为项目交付生产投用的标志,应该进行实物资产的盘点和交接,但不是每个企业都能做到.不进行实物交接,就会出现交不清楚、接得糊涂的现象.例如,现场实物实际有20台泵,但做资产交付清单的时候却只做了18台,账面比实物少了2台,在资产形成的初始就已经存在了差异.这种差异带来的后果除了账实不符的基本影响以外,还有2个影响：1）基于转资时在建工程的余额全部转入固定资产的道理,可以推断出账面形成的固定资产已经全盘吸收了在建工程的价值,对于财务账面的价值量信息是完整的,但实物信息不完整.如果实物量越少,单项固定资产价值量就越大；那么那18台泵的价值实际是包含了20台泵的,变相提高了单位价值量,其残值相应提高,报废处置时,亏损可能会比正常值偏大；2）另外2台泵在报废处置时,找不到对应的资产编号,变为账外物处理,而实际这并不是真正的“账外物”.

5.制度执行不到位,过程管理重视不够,导致先处置、后销账或不销账等名义上的“有账无物”情况的产生.

该种情况如果在企业中只是在生产紧急的时候偶尔出现是正常的,但如果变为一种常态就不正常了.只能证明企业内部员工的资产管理意识不够,在拆卸、处理设备等资产时,并未意识到这时应该履行一定的手续；或者是企业制度不够健全或存在制度执行不到位的现象.

三、对策

1.正确判断盘盈盘亏,坚持“资本性支出与费用性支出”的严格划分.

一般盘盈盘亏的处理,在核实其原因后按照会计准则和股份公司固定资产处置办法处理.但需要注意的是：在判断盘盈盘亏时,要区分“真检测”,尤其在固定资产清查时,很多部门站在本部门的角度会报出盘盈盘亏的数据.此时,我们需要站在整个公司的角度来衡量是否真的出现账外物盈余或实物的损失.例如,出现上述第一点讲的第二和第三两种情况时,就不是真的盘盈盘亏.甚至,广州分公司曾经发现电脑等资产只是从A部门挪到B部门,而A报了盘亏,B报了盘盈的情况；其实只要他们当时及时或补办内部调拨手续就不用一边盘亏一边盘盈了.对于我们财务人员来讲,要重视公司各种时事和变化,并能立即作出财务判断.例如当出现公司内部机构变动、人员跨部门聘用、调动时,我们应该立即反应到资产要随之变化,调拨手续,让折旧等费用的发生真实、及时.今年1月份,广州分公司新设立了一个部门,同时合并了两个部门.在相关会议上,财务把及时资产调拨手续作为一个要点提出.结果在一个月内,业务部门按时办完了手续,财务部门也完成了账务处理,折旧费等费用当期就能按照新的局面来反映.

针对资金渠道不正确的情况,财务人员应坚持正确区分“资本性支出和费用性支出”的原则.从总部到分公司的管理者、从总部到分公司的管理程序都应该严格执行国家的会计准则,加强与业务部门的沟通,及时在源头将资金渠道划分正确；财务人员也可以在项目谈判、讨论、合同会签的前期环节合理建议资金渠道与途径,控制不正确费用的划分与使用.在一次与壳牌合资公司财务经理的沟通中了解到,壳牌从上到下都严格执行着这个准则,而且在项目资金渠道界限不太清晰的时候,最终由财务部门决定其是资本性支出还是费用性支出,这种方法值得我们思考和借鉴.

2.及时、准确、到位地做好在建工程转资工作,规范固定资产形成的源头,消除名义上的“账实不符”.

名义上“账实不符”的背后,除了账实不符的表面现象,其实更多的是暴露了投资工程管理和固定资产管理方面的问题.结算不及时,表明“重建设、轻验收”；资产交付不到位,表明“重投资过程、轻资产管理”.

2.1以内控制度的规定为标尺,推进投资项目结算、转资的及时性,从源头消除名义上的“有物无账”.

总部内控制度中早已明确规定了限上项目、限下项目竣工决算、竣工验收的时间.虽然能按照这个时间要求按时完成的企业并不多,但至少应朝着这个方向努力.广州分公司在2008年为推进投资项目结算进度专门出台了《投资工程结算工作规范管理及考核办法》,规定了与投资项目结算有关的各部门职责、工作时间要求与考核办法.从2008年下半年以来,公司狠抓投资项目的结算、转资；每月由投资项目实施部门召开月度工程结算例会,推动项目的结算和问题的清理,至2010年底,已经清理了9个历史限上项目、200余项一般技措项目.虽然清理结果离内控规定尚存差距,但通过制定年度清理计划、月度倒排时间表、问题督办等方式,督促各个部门按计划完成工作,使投资项目的结算及转资工作有了较好的平台和推动方式,从源头消除名义上的“有物无账”.

2.2制定统一的单项固定资产标准、出台编制“固定资产交付清单”的管理制度.

广州分公司在2009年出台了《广州石化工程项目“固定资产交付清单”编制办法》.该办法解决了在建工程转资的标准问题和职责、程序问题：一是制定了固定资产交付清单的内容标准和单项固定资产标准.即固定资产交付清单的格式和内容,以及按照什么标准认定单项固定资产.2009年上半年,我们通过将设备员和固定资产管理人员集中办公、讨论的方式,在总部试行标准的基础上拟定了广州分公司的单项固定资产标准及编码,使固定资产交付清单的编制有了统一的认定口径.二是明确了职责和程序,即由谁牵头编制、哪些部门参与、各自职责是什么.从2009年到现在,广州分公司一直执行着该项制度,固定资产交付清单的编制逐步规范,账实不符的差距开始从源头得到控制.

2.3明确规定在投资项目交付生产使用的时候或者在正式交付资产的时候,工程建设部门、资产使用部门、实物资产管理部门、财务部门的人员应到场根据清单进行实物盘点,并在清单上签字确认.财务人员凭此签字后的清单作为转资的依据.

3.进一步完善制度、增强制度的执行力,重视固定资产过程管理,从严格管理中逐步减少名义上“有账无物”情况的发生.

3.1查找制度漏洞并修订加以完善.我们从历年的清查中发现资产处置的末端未设置控制点或者实施控制,导致一些资产可以在手续不健全的条件下得到处置.在2009年的内控中,我们进行了细化,要求负责物资处置部门在处置固定资产时须凭“固定资产处置审批单”才能处理.由于物资处置部门的积极配合,这种从末端控制前端的方法取得了较好的效果.

3.2提高制度的执行力.对于固定资产如何处置,从总部到分公司都有相关的制度,问题在于是否执行到位,只要提高制度的执行力,这种现象自然就会减少.

3.3加强固定资产管理的宣传,不断增加固定资产管理的整体意识.近几年,我们逐步加大规范固定资产管理的宣传.从固定资产的概念、到资产处置的程序,从如何理解盘盈盘亏、到单项固定资产标准的宣贯,从小型的讨论到大型的宣贯和培训,无一不渗透着管理理念的传播.几年下来,已有明显好转,有账无物的情况从原来占据账实不符总数的70%下降到了30%.尤其在今年的大修期间,许多部门都自觉地履行资产处置程序,规范和管理意识在不断宣传中增强了.

4.利用信息系统提升固定资产基础管理水平

除了以上对策外,在这个信息“爆炸”的年代,不妨也试试用信息系统代替传统的操作方式来提高固定资产管理效率.广州分公司利用信息系统管理固定资产在两方面尝到了甜头：

4.1通过在SAP-AA模块中启用“责任成本中心”字段,有效解决了有双重管理部门属性的固定资产管理问题.广州分公司的检验设备、电气、仪表等资产实行专业化管理,但这些资产本身是为装置怎么写作的,折旧费直接体现在装置的成本中心.这种形式在装置而管理责任在专业中心的资产,我们称为“双重属性的资产”.这类资产的管理本身具有特殊性,与一般固定资产不同,但在以前无法通过系统辨认.通过启用“责任成本中心”,可以很快将此类资产辨认出来,并在日常管理和资产清查时更有利于分清和落实责任.

4.2利用ABM条码系统中的固定资产处置功能,实现固定资产报废、调拨、盘盈、盘亏等日常处置业务的线上审批,使固定资产信息的传递实现对称化.2010年,我们在ABM系统自带的处置功能基础上,进一步开发了适合广州分公司体制和管理程序的“固定资产处置系统”.通过3个月的线上线下并行,已于今年3月1日正式单轨线上运行.线上审批,不仅可以免了基层人员的跑上跑下,可以随时通过系统追踪处置业务的进展,方便其办事；更是实现了系统中的数据与SAP系统实时相连,各个部门的固定资产管理人员直接在系统中就可以查到该部门的固定资产信息以及处置的历史信息,减少了信息人工传递中的丢失、信息不对称、处置结果未能及时反馈等现象,也改善了财务管理人员与基层、实物管理等部门的沟通渠道和效果.

通过上述分析,笔者认为,只要踏实地做好每一步,“账实相符”是可以在合理的时间内真正实现的.另外,总部的单项固定资产标准及在建工程的转资规定出台在即,相信能为改善固定资产的源头起到很好的推动作用.