维护财经纪律加强农村会计档案管理

长期以来,农村基层组织往往只注重了日常的财务收支工作,而忽视了会计档案的及时归档保管,致使大量会计资料存放于农村财务会计人员手中,从而使很多会计资料的完整性遭到破坏,给会计资料的查找和保管带来诸多困难,也给不法分子可乘之机,私自销毁会计档案,严重扰乱了经济秩序.

会计是经济管理的重要组成部分,特别在市场经济条件下,会计以货币为计量单位对各项经济活动进行全面、完整、连续的反映和监督,其所提供的信息在国民经济发展中具有重要作用,对经济预测、成本控制、经济决策、加强内外部管理至关重要.由于会计信息失真失实而造成了诸多惨重的代价和损失.会计档案作为会计信息的载体,对其加强管理非常必要.

会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,是会计核算的产物,是会计各环节的集中反映和副产品,主要来自立档单位的财会部门或财务会计人员.会计档案具有较强的专业性、广泛性和严密性.

一、会计档案的构成

会计档案管理办法中明确规定会计档案具体包括以下内容：

会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他凭证；会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他帐簿；财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告,包括会计报表、附表、附注和文字说明,其他财务报告；其他类：银行余额调节表、银行对帐单,其他应当保存的会计核算资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等.各种财政预算、财务计划、会计制度等文件材料,不属于会计档案的构成范围.

二、会计档案的整理

根据规定在整理时应当保持原会计卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,应当会同原财务会计部门和会计人员共同拆封整理,以分清责任.在整理时应当根据具体情况,主要有以下三种方法进行整理.

1.首先分开年度,把一个年度形成的会计档案分为报表、帐薄、凭证三大类,然后再把不同保管期限的会计档案分别组成单个的保管单位,一年编一个流水号.其优点是简便易行,分类与保管一致起来,便于查找利用.

2.年度――保管期限――组织机构分类法

先把一个年度内形成的会计档案按保管期分开,然后在组织机构内再按报表、帐薄、凭证分别组成保管单位,一年编一个流水号.其优点是能够反应会计档案形成的部门,体现一个单位会计档案的完整性,查找利用方便.

3.年度――会计类型分类法

按年度设大类,大类中按税收计划、税收会计、经费会计、税收统计等会计类型的性质划分属类.然后将同一属类内的会计档案报表、帐簿、凭证分别组成保管单位.它的优点是,这种分类能反映会计活动的不同阶段和性质,能保持内在联系,体现全宗内会计档案的系统性,既方便平时利用,也便于今后的使用.

对于凭证、帐簿、报表封面上原有项目没有填清填全的要由经办人补填,对于破损,缺页,装订不牢固的案卷也要由经办人修补和装订.如果条件允许,最好将那些规格不等的凭证、帐簿、报表按照案卷的排列顺序分别装盒（袋）达到形式统一.

在案卷排列上,一般是先排报表,再排帐簿,最后是凭证的顺序排列.如果各单位的党政文书档案目录已编排定号,会计档案应该单独编号,外加“会”字或其它代码,以示与文书档案相区别.会计档案数量不多的单位,可与文书档案一起统一编排目录.

三、在会计档案管理中应注意的几个问题

1.及时整理归档,确保资料完整

各会计核算单位对每年形成的资料,应当由财务会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,列出保管清单.在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,之后,要及时按清册内容移交本单位档案管理机构统一保管.接交人应当按照清册内容逐一清点,并交接手续,归档后,档案管理人员应按照有关规定妥善保管,并注意保密,确保资料完整.

2.严格销毁程序,禁止私自销毁

会计档案按照保管期限要求,对到期档案要进行销毁处理.首先由档案管理人员会同财务人员进行清查,列出销毁清册,提出销毁意见；然后由单位主要负责人在会计档案销毁清册上签署意见.档案管理人员和财务会计人员共同进行监销,销毁完毕后,共同在销毁清册上签字,并及时将销毁情况报告单位负责人.但是,对虽然达到销毁年限但未了会计事项的资料不得销毁.在销毁时,可采用粉碎机进行处理.在不久前,某省有力地查处了两起私自销毁会计档案案.一起为某农村医院收费员私吞病人预缴款21000元,为了占为己有,点火烧毁了有关会计档案,造成了重大经济损失；另一起为某杂货店经理、会计,对涉及金额达150多万元的原始单据、凭单、帐簿等在未到保存期和无任何手续的情况进行销毁,他们都得到了法律的严惩.

近几年来,有些不法分子,为了逃避国家的检查、监管,涉及私自销毁会计档案的案件屡屡发生,严重扰乱农村经济秩序.由此可见,加强会计档案管理非常重要,一方面为农村经济的发展提供原始分析数据资料；另一方面可以为打击经济犯罪,提供原始单据,推进工作的开展,维护农村经济秩序.