充分发挥城建档案作用

点赞:5215 浏览:19513 近期更新时间:2024-03-24 作者:网友分享原创网站原创

摘 要:城建档案作为城市规划设计、施工、管理和科学研究的历史记录,在现代城市的发展建设中具有重要意义.它可以使人们了解城市发展的历程,是城市建设的历史见证,也是城市改造和发展的基础资料,同时在城市规划、基础设施建设、解决房地产纠纷等方面还是权威性的凭证.做好城建档案的收集和管理工作,对发挥城建档案的作用尤为重要.

关 键 词:城建档案;建档;管理

中图分类号:F294

文献标识码:B

文章编号:1008-0422(2006)04-0109-03

收稿日期:2006-04-05

作者简介:许晓平(1958-),女(汉族),湖北黄岗人,工程师,从事档案管理.

1引言

城建档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在进行城市建设的规范、设计、施工、管理和科学研究等活动中形成的具有保存价值的以文字、图表、声像等形式保留的历史记录.它是经济发展和建设的重要资料依据,是重要的技术资源和信息资源,集中反映出城市建设的规模、关系、目标、层次和功能.开发利用好城建档案可以充分发挥城建档案的作用,怎么写作于城市建设和管理.这也是建立城建档案的根本目的.本文仅从城建档案的收集、管理及思想观念三个层面浅淡如何发挥城建档案的作用.

2做好档案建档工作

城建档案是随着城市的产生和发展而形成的城市科学技术档案,是城市规划建设发展兴衰的真实的历史记载.管理城建档案的目的是开发利用它,使其发挥更大的作用.城建档案馆是重要的城建档案、资料集中保管的基地,是城市科学研究和各项建设利用的中心.它为当前和今后收集和储存各类重要的城建档案提供了良好的条件,并在当代城市建设怎么写作中取得了明显的效益,为社会提供了有力依据.但城建档案馆作为城建储存的基地和为城建怎么写作的中心,其作用还远未充分发挥.现在主要问题是由于建馆历史不长,馆藏不丰富,结构不合理.因此,只有进一步丰富城建档案的馆藏,才能使城建档案工作与城市的现代化建设相适应,进一步为城市的发展发挥更大的作用.

2.1实行全过程全方位的跟踪指导

城建档案保证金的取消从根本上要求我们打破守株待兔式的等待建设单位上门送档案的被动工作方法;打破坐办公室守摊的思维定势,实行定组、定时、定人的业务指导工作责任制,要求责任人介入整个工程建设的始终,进行全过程、全方位的跟踪指导,做好超前怎么写作,从而保证工程档案能完整、准确地移交到城建档案馆.为此,关键在于抓两头、查中间.

抓两头即从签订承诺书开始,每项工程就应在城建档案馆的视线下,把指导任务落实到人,责任人要到建设单位去看一看,开工前审批手续是否齐全,建设单位是否确定有专人负责档案材料,帮助建立完整的收集、归档制度,并对建设单位不明白事宜予以解答.

另一头是抓工程竣工验收,建设工程项目的竣工验收是工程建设过程的最后一个环节,也是全面检查工程设计、施工质量以及工程项目档案管理状况是否符合国家规范标准的一个重要关口.根据城建档案管理规定要求,工程档案是工程项目竣工验收的主要条件之一,在工程竣工验收前,建设单位应申请预检,经审查符合要求发给档案验收合格证,城建档案人员参加工程项目的验收工作,主要任务是检查验收工程项目文件材料、图纸是否齐全完整、准确,竣工图的编绘是否与工程实际相符,并在验收会议上提出整改意见和档案补报要求,使建设单位能及时将工程档案移交进馆.

查中间:工程施工期间,坚持检查制度,不定期地抽查施工单位的各类文件、材料,发现问题及时予以纠正.不定期的中间检查可以促使施工单位随时做好工程文件材料的收集工作,以保证其完整、齐全.坚持检查制度,也包括责任人要不定期地检查建设单位的前期资料情况,有些工程项目由于建设周期长,中间人事调动可能使资料处于失控状态,这就需要我们及时地加以督促、指导,同时深入建设单位,也有利于宣传城建档案的作用,有利于宣传工程档案移交城建档案馆的必要性,增强建设单位的档案意识,帮助他们解决工作中碰到的城建档案业务问题,提高管理水平,从而建立起密切合作的工作关系.

2.2做好图象收集工作

城建部门的声像档案是其在业务活动中形成的,以摄录为手段,以感光胶片和磁性材料为载体的档案.由于声像档案具有客观、真实、形象、生动等特点,它在记录和反映各项工作和活动时,具有以文字为记录手段、以纸张为载体的档案所不能替代的独特作用,在城建工作和活动中尤为如此.一个城市的变化、变迁是不断发展的,动态的,如果用声像档案记录来表现,它对人们的影响力、感染力、作用力将是巨大的.因此做好它的收集工作,将是我们留给后人的一笔巨大财富.然而,目前不少城建档案部门还没有认识到这项工作的重要,使得这项工作的开展一直较为滞后,收集的声像档案数目少之又少,不仅直接影响到城建档案部门的基础工作,影响到档案的齐全完整,而且还影响到档案的提供利用和作用的发挥.笔者以为,不重视声像档案收集工作的原因主要来自以下两方面:


第一,城建业务部门不注意声像档案的形成和积累.这当中有三种情况:一是有的单位本身就缺少产生形成声像档案的设施设备,因此,也就不可能有声像档案可收.二是有的单位有条件却不知道利用条件去拍摄一些珍贵的场面、原景和实物,事过境迁,错过良机.三是有的单位虽然形成产生了声像档案,但疏于积累和管理,加之缺乏必要的业务指导,声像档案或散失、或损坏、或被有的人据为已有,最终还是没能收集上来.

第二,城建档案部门不注重声像档案的指导和收集.首先,表现在档案工作人员业务生疏,不知道声像档案门类的构成和该收集的范围,不清楚声像档案的重要性;声像档案形成的规律性不强,不知道怎样收集.遇到积存较多的声像档案不知怎么整理,工作难度大,不去收集.其次,档案工作人员缺乏责任感.一是规章制度的制定和执行不到位,使得业务单位在移交声像档案的工作中无依据,无约束,随意性大.想交就交,想交多少就交多少,工作被动.二是检查、监督措施不到位.档案部门是较直接也比较容易发现问题的部门,但不少档案部门对基层单位不形成、不收集、不移交声像档案的状况熟视无睹,不指导、不要求、不检查、不督促、不采取任何措施,持一种放任自流的态度,缺乏应有的责任感.

3做好城建档案管理工作

当前,各地行政管理及企事业单位都在推行怎么写作承诺制度,这就要求提高事故分析能力、决策和处理事故速度,如果没有现代化管理手段作保证,是很难履行好承诺的.当然,要在城建档案基础上建设城建信息系统,需要大量的人力、物力投入,但这是在新形势下开发利用城建档案的新方法,更是提高城市管理建设水平的必由之路.只有将现代化科技手段同城建档案利用有机结合,才能为城建档案事业的发展奠定坚实的基础,开辟城建档案工作新的天地.

3.1加速数字化进程

3.1.1开展城建档案馆馆藏档案数字化

各城建档案馆应根据实际需要和经济能力,采取全部馆藏档案数字化、重点选择某类档案数字化、珍贵档案数字化、高使用频率档案数字化等方式,把现有的实体档案资源转变成数字信息资源,积极、务实推进城建档案馆馆藏档案数字化工作.

3.1.2积极开展、探索电子档案接收与管理

一方面应积极开展电子档案接收、保管、利用的技术方法研究,制订电子城建档案管理办法.另一方面,应加强电子文件归档管理,加大对电子城建档案的接收力度,从源头上解决档案数字化问题,并充分利用电子城建档案的优势,变档案为信息,做好利用怎么写作.

3.1.3在城建档案特色数据库方面有所突破

更好地提供专业信息和专业化怎么写作,构建具有专业特色的城建档案基本数据库,包括基础地理信息、地下综合管线、规划审批成果、重要竣工项目档案、城市规划方案、声像资料等各种专题数据库.这可以提高城建档案信息的专指性与效用度.是提高城建档案馆生命力和竞争力的有力措施之一.

3.1.4建设示范性数字城建档案馆

数字城建档案馆是城建档案信息化工作的又一个里程碑,各省(直辖市、自治区)要认真总结近几年城建档案馆数字建设的经验,确定1个或几个示范性试点城建档案馆,在数字城建档案馆试点实践的基础上,进一步带动本地区数字化城建档案馆的建设.

3.2重视城建信息建设

城建信息系统融测量、地理、信息管理、计算机图纸、网络通讯等各种技术于一体,可以实现在一个城市的空间地域中,把土地、建筑、道路、地下管线等各方面的信息通过计算机中的图形实现信息叠加,借助空间数字化地图方式,进行图形与非图形数据显示,智能应用分析等.例如城建档案馆中所保存的规划、勘测、建筑、市政公用等方面的资料和较为完善的地下管线等隐蔽工程档案,是城建档案信息系统不可缺少的基础数据,只要再充实系统所必须的城市基础信息(如地理、地区、地貌等),城市综合信息(包括城市综合管理和宏观控制所需的信息),就可以形成综合性的城建信息系统.系统建设完善后,可以在城市建设管理中发挥重要作用.例如,拓宽建造城市道路时,只要将红线位置、宽度等有关规划设计信息输入后,计算机就能够提供和显示出有关房屋构成、拆迁位置、人口土地等方面的数据和道路两侧的建筑物景观,还可提供地下管线的横竖向布局等.这一系统在规划审批、地下管道管理、城市景观控制、合理布局等方面都具有决策辅助作用,是保证决策科学性、管理现代化的基本手段.

4充分发挥城建档案的作用

创新的前提是思想观念的更新,思想观念不断吐故纳新,是一切事物发展变化的动力.城建档案编研工作的创新首先要实现怎么写作理念和工作思路的转变,应树立“四个意识”和处理好“三个关系”.

4.1四个意识

4.1.1产业意识

档案工作属于新兴信息产业的一部分,要充分认识档案信息资源特别是科技档案信息资源在信息产业中的竞争力,把城建档案信息资源开发当作一种产业来对待,深入挖掘和发挥其社会效益及经济效益.

4.7.2怎么写作意识

编研工作不是停留在“凭证和依据”层面上的档案利用,而是经过去粗取精、加工提炼后更高层次上的档案利用怎么写作.因此,要从十六大提出的全面建设小康社会宏伟目标这一全局出发,按照“小康社会建设覆盖到哪里,档案怎么写作就延伸到哪里;小康社会建设需要什么怎么写作,档案部门就提供相应的怎么写作”要求,及时进行市场需求调研,分析和把握利用需求,牢牢抓住怎么写作重点,增强编研怎么写作工作的主动性.

4.1.3精品意识

有特色才有形象,有精品才有影响.城建档案工作要进一步提高社会地位和影响,需要自己独特的文化产品及较高水平的怎么写作.必须要把“编”与“研”结合,注重提高编研成果质量,在讲求编研成果内在知识含量和科技含量的同时,也需注意外在的装帧设计效果.

4.1.4经济意识

要突破编研利用只注重社会效益的思维定势,从选题开始就应注意考虑市场需求,以市场为导向,找;隹怎么写作目标,使编研开发具有针对性、目的性,形成以编研促利用,以利用检验编研的良性循环.

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4.2三个关系

4.2.1专业化与社会化的关系

长期以来,城建档案编研工作囿于科技档案的特性,多围绕建筑设计、施工等专业技术人员进行,怎么写作范畴相对较窄,虽取得一定成效,但影响面不大,很长时间里,城建档案不为社会所知.要摆脱这种局面,使城建档案信息资源融入信息社会,必须扩大怎么写作范围,让更多的人了解城建档案,以期最大限度地发挥城建档案利用价值.编研工作要走专业化与社会化结合的路子,既要有适合专业人员利用的成果,也要有将专业性、通俗性、可读性结合的成果.

4.2.2城建档案与“大城建”概念的关系

要摆脱城建档案是一个个单项,是具体工程项目的概念束缚,即“跳出档案看档案”.退后一步、站远一步、登高一步,寻觅城市的历史变迁、建设发展的轨迹、建筑风格的形成等等,以大城建、大市政的眼光和思维角度把零散的单项工程串接起来,构成一条城市发展的线索.那看似孤立的一段段防汛墙、一幢幢旧屋新宅、一条条马路、一座座桥梁,只要赋予“大城建”这一概念和主线,就能形成一部最真实、生动的城市发展史解读本.

4.2.3后台与前台的关系

编研工作是一项潜心砺志、埋头苦干的工作,一直以默默无闻而著称.但时代在发展,档案工作所处的环境、条件、技术、需求等都在发生重大变化.档案信息资源要融入信息社会、档案工作管理机制要适应市场经济、档案利用怎么写作要最大化满足需求,就需要档案工作者从后台走向前台,传统的默默无闻精神要宏扬,但怎么写作的理念方式要转变,要加大宣传力度,推出特色产品,改变被动怎么写作状态.编研工作也已不再是画地为牢,编研资源要整合、编研力量要联动、编研内容要贴近市场、编研成果要宣传推广,编研工作与档案工作要从默默无闻到默默有闻、有声有色,让全社会都了解档案工作、熟悉档案工作、热爱档案工作、支持档案工作.

5结语

城建档案的收集和管理工作对城建档案工作者是一个严峻的考验,只有迎难而上、开拓思路、不断进取、求实苦干,才能使城建档案接收顺利渡过难关,才充分发挥城建档案应有的作用,才能使我们的城建档案事业得以稳定、健康发展.

作者单位:湖南省株洲市城市建设档案馆