计算机技术在办公自动化中的应用

摘 要：办公自动化是运用多种技术形成的现代化新型的办公形式,在计算机技术的应用中具有重要的影响.本文主要以计算机技术在办公自动化中的必要性为切入点,重点研究计算机技术在办公自动化中的应用.

关 键 词：计算机技术,办公自动化,应用研究

引言：计算机技术是办公自动化实现决策效能的核心,其功能体现在计算机的硬软件设施上,办公自动化运行的环节离不开计算机的设施,两者相辅相成,共同促进.深度掌握计算机技术在办公自动化中的应用,能够减轻工作重量,提高办事效率的总水平.

一、计算机技术在办公自动化中的重要性

计算机技术是对信息处理和收集的一个过程,随着信息社会的深入,企业对办公水平不断的要求高质量化.办公自动化作为优化工作质量的载体,其工作内容必须准确、及时的采集企业所需的信息,科学的处理,才能使企业在市场竞争中稳占先机,提高企业的综合效率.办公自动化以工作人员的技术为主导,运用计算机及通讯技术相结合,形成多样的办公模式,具有方便快捷、综合开放及办事效率高的特点.它通过收集信息资源,建立企业内部资源共享机制,从而全面提升计算机技术的应用效果.

二、计算机技术在办公自动化中的应用

（一）构建信息发布平台.企业在进行办公自动化工作时,可以利用计算机技术构建网络信息交流平台,发布企业的综合信息,使信息的流通快速准确,同时需要工作人员积极配合,对企业信息及时采集和处理.比如,在企业的内部网站上开发企业内部员工论坛,将员工的工作状况和工作内容等发布在论坛中,相互交流,吸取工作经验并要求员工在论坛中发布工作心得和对工作的建议,提高员工的整体工作效率,有利于企业的正常运营,企业还可以开发信息对外流通平台,使客户或同企业能出初步了解本企业的经营特点,掌握本企业的基本信息.另外,企业还可以利用计算机技术构建企业内部员工的资料信息平台,将员工的通讯率和基本信息发布到企业内部网站,从而提高办公自动化的工作水平.信息发布平台的构建,能及时查阅外部和内部的信息反馈,增强企业对外信息交流的进度,提高企业在市场中的竞争优势.

（二）强化文档管理.在进行文档管理时,企业可以利用计算机网络系统深度完成文档的批复工作.其操作过程由工作人员结合实际工作要求合理完成.对文档操作的过程、时间、修改和审阅痕迹及操作人的姓民进行保存,方便日后查阅.文档操作完成后,对文档进行管理,管理方可分为拟办方和承办方,可以根据文件的重要程度进行安置,然后制定查阅权限,防止员工对文档信息的更改.在文档管理中应用计算机技术,能够方便文档检查,保证信息的共享.另外,计算机技术运用在在文档使用的软件上,数据、文字、表格的处理是办公自动化工作的重要组成部分,既能快速的对文档进行更改和编辑,还能为文档提供大量的信息,保证文档的制作的专业性.计算机技术将纸质文档转变为电子文档,具有保密且不易丢失的效果,通过对企业的文档建立安全的文档管理数据库,加强自动化文档管理的水平,提升工作人员的工作效率.

（三）优化工作流程.企业的工作流程离不开计算机技术[1].企业在办公自动化工作过程中,可以协调部门和岗位之间的工作内容,促进企业人才的综合利用率,部门间的工作内容且具有固定的操作特点,应严格按照工作流程办事,对工作流程进行实时的监控,保证工作的真实性.比如,企业运营过程中公告的拟定、请示、审批及发放等,工作内容相对固定,为了降低工作人员的操作失误,可以利用计算机技术制定自动化的工作流程,合理安排资源的配置,将公告上报领导且同意后,直接在网上发布到各个员工的中,使其他员工及时的查阅公告,掌握情况.还可以利用计算机技术实现自动化固定的工作管理,如在网络平台上设置会议管理、工作内容管理、用餐管理及公共物品管理等机制,既能增加员工对工作的认识,又能提高整体员工的工作效率.

（四）深化资源设备.办公自动化的主要工作是对企业信息进行收集、传送并配上文字或图像等业务进行处理[2].办公自动化的开展离不开计算机技术的应用.因此计算机的设备室配合工作的关键.办公自动化工作所用的软件资源主要体现在通用软件和专用软件上,专用软件包括计算机系统软件、支持性软件及财务管理等软件,通用软件包括WORD、EXCEL、PPT、PS等图像处理软件和文字数据处理软件.软件的操作需要计算机技术的多方配合,计算机技术在办公自动化的应用为工作带来便利,具有广泛的运用效果.

结语：总之,办公自动化是计算机技术持续发展的前提,也是信息时代的重要产物,具有强化管理组织和提高办公效率的功能.企业需要不断培养员工的办公自动化工作效率,实现计算机技术的全面发展,从而提高企业的经济和社会效益.