会计电算化档案管理

摘 要：会计电算化.主要是应用计算机代替人工记账、结账、报账以及对会计信息的处理、分析和判断的过程.随着我国会计电算化的深入发展,如何加强和完善会计电算化档案的管理工作,是一个值得探讨的重要课题.本文着重阐述了会计电算化档案管理的现状,并结合实际工作中的特点,提出如何做好会计电算化档案管理的相关措施.

关 键 词：会计电算化；会计档案；档案管理

会计电算化与档案管理之间是相互联系、密不可分的.会计电算化拓宽了会计档案管理的范围,提高了会计档案管理的效率与水平.同时,会计档案管理也针对会计电算化提出了新的要求,并且产生了许多新的问题,这应引起会计工作人员和档案管理人员的高度重视,切实加强电算化会计档案的管理工作.

一、会计电算化档案管理的现状

1.会计档案管理制度不完善.会计已进入电算化时代,网络技术应用领域的拓宽使会计电算化档案管理出现许多新的特征,过去纸质的档案管理制度在内容、方法及管理目标上都显得较为狭隘,好多单位没有及时地修订本单位的会计档案管理制度,没有明确相关的档案管理职责,以致影响了会计电子档案的整理和应用,从而使电算化档案管理出现简单化、形式化的现象.

2.企业自身的内部控制不完善.在电算化下,由于会计人员操作流程不规范、职责不清等原因,经常造成会计档案在不知觉的情况下被修改,导致会计人员舞蔽事件时有发生.例如会计档案的任意篡改、业务数据的任意修改和删除、程序的无故破坏等,都使得电算化会计档案的管理工作受到人为的破坏,甚至严重影响了企业会计报表的真实性、可靠性和完整性.

3.电算化会计资料保存不完整.一方面,在电算化下,有些单位对于所有的电算化会计资料并没有完整地进行保存.会计档案的管理,是指对存储在计算机硬盘中的会计数据以及其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的全部的会计数据.另一方面,由于会计电算化的软件升级换代很快,在不同的版本下会计数据有可能不同,有的单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存,造成会计电算化档案不能被调阔.

4.会计电算化专业人才缺乏.会计电算化不仅涉及会计方而的知识,还包括了计算机和管理等多方面的专业知识.老的财务人员不能适应会计电算化发展的需要,而新的财务人员又没有足够的实际经验应对日益复杂的账务处理,财会人员只能对日常的会计核算进行处理,对计算机进行维护、开发和利用及如何提高会计管理水平则无能为力.因而导致用户在选择会计软件时,只注重会计软件仿真程度,不注重软件在会计管理方面的功能与现行会计法规相违背的功能存在.

二、加强和完善会计电算化档案管理的措施

1.领导应重视会计电算化档案的管理.领导重视是提高企业会计电算化档案管理工作的重要前提和关键保证,只有建立和落实各级会计电算化档案管理工作责任制,职责明确,在“软件”和“硬件”设施方面都加强监督,才能使电算化会计档案收集、归档、保管等工作得到顺利落实.

2.企业应制定一套切实可行的档案制度.为了更好地管理会计电算化档案,使其发挥更大的作用,企业必须制定一套切实可行的档案制度.此制度应包括存档手续,分类管理办法,使用审批手续,保存期限及销毁手续等内容,以使对会计电算化档案实施制度化管理.别处,我们还必须对整个计算机系统的安全性、稳定性做些工作,如计算机病毒的防范等.

3.企业应确保档案的真实性、可靠性和完整性.企业应实行纸质档案和电子档案双重保管.一方面,应定期将会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等数据用统一纸质打印并装订成册进行存档,由专人负责向档案室移交.在交接时要认真清点,保证归档数量准确,确保电算化会计档案真实、完整.另一方面,应定期将会计电子档案拷贝并且加密后进行保存.

4.企业应确保档案的安全管理.由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,因此,对这些档案进行保存时应根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时取双备份的形式进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,并贴上写保护,尽量使用存储量大、优质的光盘备份会计数据.

5.企业应健全约束机制、合理设岗.会计工作内容繁杂,只有科学地进行岗位分工,使之规范化、科学化,并落实岗位责任制,才能使整个会计系统高效、协调地运作.同时,企业应健全约束机制,防止有些会计人员图省事,违犯操作规定,从而导致会计档案原始资料不真实等情况的发生.

6.企业应培养电算化会计档案专业管理人才.针对会计电算档案管理的特殊性,企业应培养既有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识,又要精通信息技术,能够熟练应用会计电算化软件,这就要求在人才培养上下功夫,有针对性地加强“会计一计算机―档案管理”的复合型人才的培养,为电算化会计档案的规范、安全、科学管理提供人才保障.

7.按照一定程序对电算化会计档案进行销毁.保管期满的会计电算化档案,应该按照一定的程序由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见,然后编制会计电算化档案销毁清册,列明应当销毁的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限等内容.单位负责人在会计电算化档案销毁清册上签署意见,实施销毁时,应当由单位档案机构、会计机构及主管部门派人监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对.销毁后监销人员在销毁清册上签字,并将监销情况报告单位负责人.