如何科学建立会计电算化会计科目

摘　要：本文通过分析会计电算化对于会计工作的准确性和规范性作用,得出了对会计科目进行科学的设置是实现会计电算化目标的根本保证,从基本原则、分析会计科目、需要注意的问题等几个方面对科学建立会计电算化会计科目进行了思考.

关 键 词：会计；电算化；科目

会计工作中电子计算机的广泛应用,彻底改变了会计工作“人工抄写,珠子计算”的局面,同时计算机强大的数据储存、数据处理、数据分析功能为提高财务管理水平提供了强有力的支持手段,大大扩展了会计核算的深度和广度,增强了会计信息的准确度和时效性,大大增加了为经济管理提供的信息量,为充分发挥会计的管理职能创造了条件.

会计电算化促进了会计工作的准确性和规范性,涉及了会计基础数据储存形式、数据处理形式和方法,财务核算形式、内部控制制度内容和重点、稽核内容等.

在会计电算化过程中系统初始化设置工作有着重要的意义,为了达到会计工作的准确性和规范性的目标,会计科目初始化的重要性更为突出,因为会计电算化系统根据所设定的会计科目来展开后续的大部分工作,一旦系统的初始化设置完成并进行账务处理之后,就不能对系统的会计科目进行人为的改动,否则后果不堪设想,所以,在会计电算化系统初始化设置工作中,对系统的会计科目进行科学的设置,是实现会计电算化目标的根本保证.

要能够科学的建立会计电算化会计科目,主要需要做好以下几项工作：

一、建立会计电算化会计科目要便于会计科目编码工作,因为在计算机中科目是以编码形式存储、索引的.编码是会计电算化会计科目内在逻辑的外在体现,所以建立会计电算化会计科目需要满足编码的一些基本原则

1.必须保证每一个会计科目都用一个确定的编码来表达,反之,每一个编码也只能代表一个唯一的会计科目,这就是所谓的编码的设计唯一性概念,所以科目设置要概念清晰,不能有交叉和模棱两可的现象.

2.会计科目编码设计的规律性、稳定性和可扩展性,这三性反映出了建立会计电算化会计科目的科学性和设计水平,建立会计电算化会计科目科学性强的,会计科目编码设计的规律性、稳定性和可扩展性就强.

所谓规律性是指科目编码的顺序和层次应当有一定的规律,这样依据会计科目的内在逻辑顺序通过排序就可以方便地得到具有实际意义的分组.

所谓稳定性是指在会计科目内在逻辑性基础上,编码确定后不需要打乱重编,能够适应环境的变化,可以应用较长的时间,不会出现除了因为增加经济业务扩展而增加代码现象外的经常修改编码系统的现象,编码系统是会计系统的基础,建立会计电算化会计科目又是会计科目编码的基础,频繁的修改编码系统,反复的调整会计电算化系统中数据结构和控制结构的内容是建立会计电算化会计科目不够科学的一种直接体现,即会计电算化会计科目稳定性不足.

所谓扩展性是指随着管理要求的变化,业务类型的变更,可以通过增加一些新的会计科目方便的进行扩展,稳定性和扩展性是建立会计电算化会计科目中应该综合考虑的两个方面,这种扩充不能打乱原来的编码体系,要做到这一点实际上需要保证会计科目的可扩展性.

3.会计科目编码设计的通用性和系统性,这是指相对未来的整体信息化解决方案来讲,财务系统只是其中一部分,必然会面I临着财务系统与整体管理信息系统、与其它各子系统的接口工作,例如物资管理系统、生产计划系统、物流运输系统等,科目编码的设计,不仅要满足财务系统的需要,同时也要满足其他各子系统及整个管理信息系统的需要,这就是通用性和系统性.会计电算化会计科目要便于编码设计的通用性和系统性要求.

4.会计电算化会计科目要层次、逻辑性清晰,这样编码位数容易控制,也便于记忆,适合计算机进行处理,编码系统的适用性和可靠性也会大幅提高.

二、建立会计电算化会计科目要对目前的会计科目进行认真分析.目的是科学理解电算化会计科目的内在逻辑性和内涵,为整体会计电算化系统打下一个坚实基础

要明确设置会计科目的级数和位数,级数反映了一个单位会计科目按反映内容的详细程度所作的分类的类别数,位数是指会计科目代码的长度,级数越多,则会计账簿提供的会计信息就越详细,例如,按照财政部于2000年12月29日发布的《企业会计制度一会计科目和会计报表》,一级会计科目采用4位编码,其编码方法为：分别用1、2、3、4、5表示资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类,先采用顺序码区分科目大类,占1位,用第2位对科目大类进一步具体化,其第3位、第4位采用分组编码法.4位代码规定了85个一级科目,明细科目的设置没有一定的限制,但在《企业会计准则一会计科目和会计报表》中列出了一部分明细科目,根据其列示的情况看,对明细科目采取的设置方法是,在一级科目后,每两位表示一级明细科目.由于2007年我国政府收支制度进行了改革,支出的经济分类由原来的三大类调整为现在的十三类,各单位都涉及到在2007年重新建立新的会计科目体系的问题.所以在设置会计科目的级数和位数时主要是明细子目编号的问题,一般而言,企业的规模越大、管理要求越高,会计科目级数就要求越多,这里主要是需要注意明细科目的代码切忌过长,据国外资料统计,会计科目代码的长度和输入出错率有很大关系,因此为了保证会计信息系统能适应单位今后发展的需要以及便于记忆和处理,明细科目的代码长度应设置为二位,否则对记忆、输入、使用都非常不便.

需要充分考虑会计报表编制中的实际需要,有什么样的会计科目,就有什么样的报表数据,因此设置会计科目时必须和会计报表的内容相结合；需要充分考虑企业管理的实际需要,作为一个信息管理系统,会计人员所做的一切工作其最终目标是为管理人员提供所需要的信息资料,所以科目上不能脱离企业管理的需要去设置会计科目,企业管理的实际需要是会计信息的需求作为出发点；需要充分考虑企业未来发展的需要,由于科目具有唯一性的特点,因此科目一旦设置完成,它就必须满足企业长期使用的需要,在此期间不能随意变更其核算内容,所以,会计电算化决不是简单地将手工记账转化为用计算机记账,会对会计核算内容、会计核算流程、会计工作机构设置和会计内部控制制度等方面产生重大的影响,必须满足连续性特点,每个科目都有各自明确的核算内容,相同的经济业务必须登记在同一个账户上,设置会计科目时要充分考虑到计算机处理的特点,以满足企业未来发展的需要.

三、建立会计电算化会计科目需要注意的问题

实践中,建立会计电算化会计科目,设置会计科目前需要加强与相关部门、相关人员的沟通,主要是了解业务流程,了解内部核算和内外审计的实际需要,如果设置的科目不能方便的报表取数,则建立会计电算化会计科目就是失败的,并且还要避免在实际工作中明细科目重复设置,而增加操作人员的工作量,造成信息系统数据失真和运行效率下降.

在具体科目编码时,可以尝试多种方法,例如顺序编码法、按位编码法、分组编码法、按特定数字编码、综合编码法等,编码的方法很多,具体采用什么样的方法,不能统一规定,只要在编码时,遵循编码设计的原则,充分体现科目设计初始目的,保证信息系统系统的运行效率就是可行的.

总之,会计电算化不仅提高了财务管理的信息化水平,增强了会计信息的准确度和时效性,增加了决策支持的信息量,为充分发挥会计的管理职能创造了条件,同时也对会计人员本身的素质、水平提出了更高要求,科学建立会计电算化会计科目是会计电算化的基础,这项工作必须要得到重视.