知识管理中的规模、质量和效益问题探析

[摘 要]知识管理是以知识为对象的一种管理行为,它对组织核心能力的培养起着重要作用.要有效地实施知识管理,必须在知识管理的过程中,注重扩大知识的规模,提高知识的质量,增加知识的使用效益,使所管理知识的规模、质量和效益达到高度统一.

[关 键 词]知识管理；规模；质量；效益

[中图分类号]F273.4[文献标识码]A[文章编号]1006-5024(2007)10-0021-03

[作者简介]贺喜灿,中国井冈山干部学院人力资源部副主任、南昌大学管理学博士生,研究方向为人力资源管理与领导科学.(江西南昌330047)

在知识经济时代,知识已成为经济增长、社会发展及组织成长的关键性资源.正如管理大师彼得德鲁克在《管理未来》一书中所说“从现在起,起决定作用的因素是知识.这个世界正在脱离劳动密集型、资源密集型和能源密集型的时代,进人知识密集时代.”组织和个人最重要任务将是对知识进行管理.

对于知识管理的定义,国内外尚无统一的界定.有从管理的对象定义的,有从功能定义的,有从行为方式定义的,有从目标定义的.弗拉保罗认为：“知识管理就是运用集体的智慧提高应变和创新能力.”丹尼尔E奥利里(DaneilE.OLeary)认为：“知识管理是将组织可得到的各种来源的信息转化为知识,并将知识与人联系起来的过程”.就国内而言,较有影响的观点认为：“知识管理就是对知识及与知识有关的资源的管理；知识管理是一种信息管理策略；知识管理既包括信息管理又包括对人的管理.”

无论国内外学者对知识管理采取何种认知,有一点是一致的,就是知识管理都与知识和拥有知识的人紧密联系在一起,知识是组织赖以生存的关键资源,是组织核心竞争力的根本,知识管理是以知识为基础和核心的管理.笔者以为,要有效地实现知识管理,必须在知识管理的过程中,注重扩大知识的规模,提高知识的质量,增加知识的运用效益,使所管理知识的规模、质量和效益达到高度统一.

一、知识管理要使所管理的知识达到数量上的规模化

一个人、一个组织乃至一个国家,要在竞争中获得优势,必须掌握足够的知识,并且增加对知识的投资,不断创新,才能获得更多的价值.因此,在知识管理的诸多目标中,积累知识应是知识管理的首要目标.如不进行知识积累,知识管理就失去了管理的对象和基础；如果所积累的知识量太少,就会浪费管理的资源,使投入和产出不匹配,就会使管理效益低下.因为知识管理需要投入一定的资源,这就要求管理主体所投入的资源要与管理客体的幅度相匹配.可以说,知识数量上的规模化是知识管理过程中极为重要的前提和基础性工作.无论个人和组织,都必须建立存储知识的“蓄水池”,并且要千方百计地使“蓄水池”的“水量”保持到一定的水平.要达到所管理知识数量上的规模化,具体而言,必须做到：

1.要盘活存量.知识管理与传统管理不同,它强调的是对组织所拥有的和可利用的内、外知识资源的充分开发与有效利用.个人和组织要进行知识管理,首先要对已有的知识存量进行盘点,也就是要内部挖潜,先把自己组织内部已经存在的组织自身的知识和组织成员个人的知识进行清理,使之成为组织的第一批积累的知识.不能一谈知识管理,就只考虑引进外面的知识,而对自己组织内部的知识熟视无睹,弃之一边,这种舍近求远的知识“远视”现象必须引起高度警惕.一方面,要对组织现有的规章制度、运行机制、文化等知识进行整理、归类,使零碎的知识系统化；另一方面,要对组织成员拥有的知识进行发现,使隐性的知识显性化.这样,我们就能掌握组织内部拥有哪些知识,缺少哪些知识；哪些知识有用,哪些知识用不上；哪些知识现在不能用,哪些知识将来能够用等情况,对自己的知识家底了如指掌.在此基础上,我们再采取积极措施,营造良好氛围,促进组织内部知识的交流和共享,在交流和共享中,验证和完善自己的知识,学习并吸收别人的知识,使组织的知识得以丰富,个人的知识得以提升,使组织内部的知识存量得以盘活,并充分发挥作用.

2.要留住流量.知识是人类共有的资源,它具有流动性、共享性、可重复消费和边际报酬递增等特征.知识的流动除了发生在组织内部,更多的是发生在组织和个人在对外的交往和交流之中.因为组织和个人都不是也不可能独立地存在于与世隔绝的状态之中,而是存在于社会的整体之中,是社会的组成细胞.组织和个人要生存和发展都离不开相互交流和交往,在这些交流和交往中都伴随着知识和信息的碰撞.因此,我们要把握对外交流和交往的有利时机,树立“雁过拔毛”的精神,捕捉迎面而来的知识和信息,让交流和交往对象的知识在交流交往之后,能为我所共有,甚至为我所占有,而不能让它们擦肩而过,失之交臂.我们要在与本组织和组织成员发生交流和交往的过程中,把外部组织和个人的相关知识,进行有选择地合理吸收.组织外部包括社会的大环境,国家的法律、法规和政策,业务相关部门,客户等,这其中有的是组织生存的土壤,有的是组织壮大的依托,有的是组织合作的伙伴,有的是组织竞争的对手.对组织外部流动知识和信息的摄取,是组织和个人掌握市场竞争的主动权,在市场环境中生存和发展的重要环节.比如,客户掌握的知识可以帮助企业发现新的市场机会、开发新产品、降低成本、改进怎么写作、提高效益、为双方创造更多的价值甚至调整企业的经营战略.客户知识管理(CKM)把客户的知识视为组织最重要的资源之一,组织通过构建开放、互动、互利的客户知识管理系统使客户成为组织的“知识伙伴”.

3.要激活增量.知识管理是个动态、持续的过程.知识积累的最终目标是达到知识的增加.对组织来说,其知识的水库并不是一个静态的蓄水池,而是一个充满了新思想、不断涌动的泉流,是组织成长壮大的源泉.所以,在知识管理的目标范围内要尽量多地占有知识,丰富知识,使知识仓库的存量最大化.一是成立知识管理的专业部门,确定知识管理的主体,即宏观控制者或知识主管(CKO)、中层指导者和微观操作者,以及行政主管和负责信息管理的CIO等,明确他们各自的职责,由专业部门和管理主体对所需知识进行搜寻,在知识的海洋中打捞知识,扩大组织的知识储量.二是建设学习型组织,将个人和团队的学习行为纳入系统化的轨道,并有效地将学习行为转化为创造性的行为,构建学习平台,营造学习氛围,畅通学习渠道,促进组织和组织成员的学习,在学习和知识共享中吸纳新知识.三是进行知识创造,即在现有知识的基础上开发新的知识.要建立健全相关机制,弘扬创新精神,提倡科学冒险,激发人的创造力,调动人的积极性,不断地对组织成员进行知识培训,鼓励组织成员积极主动地参与到团队之中,把个人的隐性知识转移到组织之中,与组织的显性知识相结合,促进新知识的产生.四是有代价地引进或购写组织和个人通过努力暂时难以获取或拥有的知识或知识产权.

二、知识管理要使所管理的知识达到质量上的最优化

人类社会的知识是无限的.管理也是无限的.但就某个具体的组织和个人来说,知识的管理应该是有限的.因为组织的资源有限,人的精力也有限,任何一个组织或个人都不可能把人类所有的知识都纳入管理的范畴.所以,对所管理的知识只能根据组织和个人的需要,有选择地进行,在推进知识数量扩大的同时,注重把握知识质量的提高,坚持“有所为有所不为”,也就是“有所管有所不管”.“有所不为”,是为了集中精力把“有所为”的“为”好；“有所不管”,是为了集中精力把“有所管”的“管”好.要使所管理的知识在质量上得到优化,就必须做到：

1.起点要高.知识管理是培养组织核心能力的一种管理行为.因此,进行知识管理一开始就要围绕培养和增强组织的核心能力这个目标,站在时代的前沿和知识经济的浪潮上,用世界的眼光和全球的视野来积累知识、共享知识、创新知识和运用知识.不能停留在“自己与自己比、现在与过去比有提高”的水平上,而应该把自己融入环境、社会和全球化的范围之中,站在提高自己的核心竞争优势的高度进行知识管理.具体而言,一是认识水平要高,思想上要高度重视,把知识管理纳入组织的战略管理的范畴；二是眼光和视野要高,要站在历史和时代的高度,既能总结过去,又能规划未来；三是投入的水平要高,要把知识当作一种资产来经营,高投入才有可能高产出.

2.筛选要精.任何组织和个人对知识的积累都不能“眉毛胡子一把抓”,把视野范围内的知识不加选择地全部摄取,而应该根据组织以及个人生存和竞争的需要,对相关知识进行精心筛选,把那些有用的、管用的、有效的知识挑选进自己的知识仓库.同时,对现有知识仓库中那些过时的、老化的、作用不大的知识还要进行合理的淘汰,用新知识替代旧知识,用先进的知识替代过时的知识,对知识仓库中的存货及时进行清理“出仓”,始终保持组织的知识与所面临的环境相适应.人类已进入知识爆炸时代,知识的生成呈现出几何级数增长的趋势,在知识的海洋中打捞自己所需的知识,应该炼就一双慧眼,拥有一张“滤网”,使自己需要的知识能够从网上打捞上来,自己不要的知识能够从网孔中过滤下去.

3.重点要明.知识管理重在培养组织的核心能力.因此,知识管理在积累组织和个人所需要的基础性和一般性的知识的同时,应该特别重视吸收和积累那些具有潜力和竞争力的尖端知识.也就是在兼顾一般的基础上突出重点,对重点的知识实行重点管理,实现重点突破.基础知识和一般性知识的管理,在于解决组织和个人的生存问题；重点知识的管理,在于解决组织和个人的发展问题.生存是发展的前提,生存都困难,就谈不上发展；发展是高层次的生存,没有发展,最终也难以生存.重点知识的管理是培养组织和个人核心竞争力的关键所在,是组织和个人生存与发展的根本.

三、知识管理要使所管理的知识达到效益上的最大化

“知识管理是一种代价高昂的价值创造活动.”许多特定的知识管理活动,需要投入金钱或劳动力.比如,知识获得,即创建文件并把文件输入计算机系统；通过编选、组合和整理,给知识添加价值；开发知识分类方法,并标示对知识新贡献的特点；发展信息技术基础,实行知识分配；就知识的创造、分离和利用对员工进行培训等.所有这些,对知识的管理活动所投入的成本是比较高的.所以,进行知识管理在组织中应用的核心是体现知识的增值,使组织真正将知识转化为重要的经营资源,促进知识的资本化和产品化.如果把知识视为一种资产,要有效地管理这一资产就要投入其他资产,管理的成效就体现在投入后的产出大于投入本身.要使所管理的知识达到效益上的最大化,必须处理好以下几对关系：

1.正确处理好知识的库存和创新的关系.组织知识库的建设不只是为了保存和保护知识,重要的是在为这些知识的共享、利用和创新奠定基础,要使这些保存和保护起来的“死”知识能够不断地“活”起来,不断地“多”起来.一是要让组织和个人知道这些知识的存在,即知道组织的知识库中存在哪些知识,并能够简单便捷地在组织的知识库中找到自己所需的知识；二是要让组织和个人都能够熟悉这些知识,能够共享这些知识,使组织和个人拥有的知识量在知识共享的过程中得以成倍地扩大；三是找到有关的知识与知识的结合点,在现有知识的基础上创造出新的知识,达到知识的升华；四是加强组织与组织之间、个人与组织之间、个人与个人之间的知识协作,发挥各自的优势,形成知识的联合或同盟.知识的创新离不开借鉴别人的成果,但更重要的是要靠自己的努力.同志曾经说过：“在一些战略性、基础性的重大科技项目上,必须依靠自己,必须拥有自主创新能力和自主知识产权.不能靠别人,靠别人是靠不住的.”

2.正确处理好知识的创新和使用的关系.1962年,美国经济学家弗里茨马克卢普发表了《美国的知识生产和分配》一书,书中详细地分析和论证了知识和信息在经济发展中的作用.他根据美国从第二次世界大战以来到50年代末的社会生产发展和产业结构变化的背景,提出了“知识产业”(KnowledgeIndusty)的概念.就是要把知识视为产业,并当作产业来经营.知识创新之后应把知识的原料投入到生产之中,使之变成新的知识产品.创新后的知识如果不用,不投放市场,就会成为知识仓库中的新的库存品,时间一长,新知识又会成为老知识,先进的知识又会成为过时的知识.知识的使用一方面可以检验所创新知识的可用性,另一方面又可以为创新的知识创造价值.所以,知识管理的一项极其重要的工作就是正确处理好知识创新和使用的相互关系,积极为知识创新寻找市场结合点,为知识创新和知识运用牵线搭桥,极力促成创新的知识能够用出去,能够用到该用的地方去,而不能为创新而创新,更不能仅仅充当知识原料保管员的角色,而要成为知识原料的加工者和生产者,也要成为知识创新产品的消费者.

3.正确处理好知识的使用和效益的关系.知识都有用,关键是谁能够使用、谁在使用、使用在什么地方、使用后产生了多大效益.负效益地使用知识,是知识管理实践的失败；零效益的使用知识,意味着知识管理水平的平庸；低效益的使用知识,浪费了部分知识管理的资源.知识管理和企业管理追求的目标一样,都是效益的最大化.离开了效益,企业也就失去了存在的必要；离开了效益,知识管理也将失去其生存的空间.效益是知识管理的出发点和归宿.所以,知识管理要始终围绕效益这个中心,组织知识的积累、共享、创新和运用.

综上所述可以得出如下结论：规模是知识管理的前提,质量是知识管理的根本,效益是知识管理的生命.三者相辅相成,缺一不可,是一个有机的整体.知识管理的过程就是要把三者联为一体,发挥它在培养组织和个人核心竞争力的应有作用.