我国计算机的普对高校办公室管理的影响

摘 要: 随着科学技术的迅猛发展,计算机的相关技术已经在世界的各个领域得以普及.高校办公室人员在享受着计算机所带来种种便利的同时,还应该清醒的认识到对于计算机技术的过分依赖会对我们的管理工作,特别是高校办公室的管理工作造成种种不利影响.

关键词: 计算机 管理学 高校办公室 管理 资料整理

中图分类号: TP39 文献标识码: A文章编号: 1007-3973 (2010) 04-060-02

1.计算机技术对于高校办公室管理的贡献

当前计算机技术以及相关技术的普及对于世界各行各业都产生了重要的影响,高校的办公室管理方面也不例外.其不仅可以利用自身超强的文字处理以及数据统计能力为办公室工作人员提供极大的便利,同时其快速、可靠的信息传播方式也为办公室工作效率的提高做出了重要的贡献.而它所拥有的独特的多媒体播放功能使得许多抽象而繁琐的办公室管理工作变得具体,进而大大提高高校办公室管理工作的能力.主要表现在:

1.1 强大的文字和数据处理功能减轻了办公室工作强度

高校里的办公室工作涉及到大量的文件写作、数据统计、资料汇编和整理等工作.这些工作如果像以往一样完全有人工手工操作的话,不仅劳动强度特别大,而且特别容易出错.这就为高校办公室的管理工作造成了不小的麻烦.而现代计算机技术的应用则解决了这些问题,强大的文字处理工作不仅是办公室公文的写作一目了然,同时其文件职能分类功能也使得办公室文件材料的汇编整理工作轻松许多.而专业统计软件的使用也使得高校办公室管理工作中各种数据的统计、表格的制作显得更加容易,进而使得办公室工作人员的劳动强度大大降低.

1.2 快速、可靠的信息传输方式提高了办公室工作效率

以往的高校办公室的文字信息传送主要依靠邮件、、电报等传统方式,这些信息传送的方式不但时间周期长,而且许多重要信息在文件传输过程中可能会出现流失现象,同时这样长的传输时间也不利于两个单位间的信息交流,进而不利于高校办公室工作效率的提高.而现代网络技术的运用不仅使得文件传输及时性得以保证,同时通过网络可以使不同地域的两个单位办公室可以在同一时间内就同一问题进行讨论,进而不仅提高了办公室工作的效率,同时也保证了文件传输的完整和准确.

1.3 各种多媒体工具的应用使许多抽象的办公室工作显得具体

计算机除了强大的数据处理以及迅速的网络传播功能外,其成熟的表格图像模拟技术也为当前高校办公室的管理工作提供了极大的便利,通过计算机的多媒体工具,我们可以让一些枯燥的数字以一种“趋势图”的形式表现出现,并且可以将办公室人员配置,高校办公室管理方法等重要内容以图像和表格的形式反映出来,进而是许多原先显得抽象的高校办公室管理工作变得具体,从而方便了高校办公室的管理工作.

1.4 大量信息的提供为办公室出谋划策提供了便利

随着计算机网络技术的运用,大量网络信息的涌现不仅可以使办公室管理人员能够从多重角度获得及时信息,而且可以保证这些信息的准确,这就为办公室的决策活动提供了重要的依据,进而为办公室相关的策划活动提供了便利.

2.计算机技术对于高校办公室管理的负面影响

在看到计算机技术的普及为办公室工作带来的种种便利的同时,也要清醒地认识到计算机及相关信息技术的运用也会为我们的工作带来种种负面影响.主要表现在:

2.1 计算机病毒所引起的档案保管、存放安全及泄密问题

首先,由于计算机是连接在网络中的,而许多计算机病毒亦藏身于网络之中,因此这些计算机很可能会受到网络病毒的袭击,此时如何保证计算机内信息的完整成为当前高校办公室管理过程中不得不考虑的问题,其次,由于身处网络,计算机很可能遭到的攻击,此时计算机中的一些绝密资料如何保证不被泄露,至今还没有有效的处理办法.另外,计算机的存储设施(软盘、光盘、硬盘等)不同于以往普通的纸质档案,它们除了要防止受潮和虫蛀外,还要注意防震、防磁,并且要不断的使用、更新程序以保证其的使用,也就是说电子档案的保存比一般的纸质档案要困难得多.

2.2 对于计算机技术的过分依赖不利于管理人员自身能力的培养

计算机技术的普及使得高校办公室员工在获得极大的便利的同时,也培养了这些工作人员的惰性,进而使得许多办公室管理人员忽视自身能力的培养,过分地依赖于计算机进而导致自身业务能力的退化,在遇到特殊情况(停电、计算机故障、断网等)时会变得束手无策,进而影响整个办公室工作的进程,导致许多不必要的麻烦出现.这种“异化”现象基本上在各个高校办公室管理过程中都有所存在.由于网络中信息量的庞大,一些虚检测信息也深藏其中,这就为高校办公室的决策和策划活动造成了极大的麻烦.

2.3 计算机技术的应用使人们的交流间接化

高校办公室管理工作面对面的交流和互动是必不可少的.一个动作、一个表情、一个语气都可能决定了办公室管理效果的好坏.同时这种与校领导、与老师、与学生面对面的交流也是上情下达和下情上传的主要方式.而随着计算机网络技术的普及,导致了当前高校办公室管理过程中许多交流互动的方式都变得间接了,一种以文字形式为主的交流互动方式逐步替代了原先那种面对面的直接交流.

3.主要对策

针对文中提出的种种问题,我们必须从以下几个方面逐一加以改进:

3.1加强档案的管理和保密工作

首先,我们要提高办公室管理人员自身对于计算机技术的基本认识,制定严格的计算机操作规章,使其懂得如何正确地使用计算机来进行高校的办公室管理工作,并且保证能够掌握一定的计算机技术使其在遇到突发事件的时候能够合理应对.其次,必须对拥有重要信息的计算机安装正版的杀毒软件,并且聘请专业人员定期的对计算机系统进行维护,进而保证计算机系统运行的正常、保证计算机内重要的信息不被窃取,进而维护电子档案的安全.另外,对于一些十分重要的电子档案,要采取多备份的方式进行保管,对于一些内容重要的资料或者涉及到机密问题的材料还是要采取纸质保存这一传统的文件管理方式进行管理为宜.

3.2正确认识计算机技术在高校办公室管理过程中的角色定位

必须认识到计算机在整个高校办公室管理过程中的角色定位.我们必须认识到计算机技术只不过是现代高校办公室管理工作过程中的一件工具,而整个高校办公室管理工作的主体还应该是人.在《1844年经济学哲学手稿》中,马克思明确提出了异化劳动的观点,即人们在通过劳动生产出工具的同时,自己也将被这些工具所奴役.异化劳动包括四个基本特征:工人同自己的劳动产品相异化,工人同自己的生产活动相异化,人同自己的类本质相异化,人同人相异化.而我们当前对于计算机技术的过分依赖正是这种异化现象所导致的,在这里我们必须警醒,必须认清自己的主人翁地位.而要实现这种正确的角色定位就要求我们的高校办公室管理人员在不断提高自己计算机的操作水平的同时,仍然不能放弃对于传统办公室管理方法的学习,并且加强对计算机提供信息的甄别工作,进而保证自身的工作不受计算机技术的限制,最终从根本上保证自己的主人翁地位.

3.3针对间接交流模式提出新型的管理理论

由于网络的间接交流对于现代管理学理论提出了种种的挑战,这就需要我们的学者针对这一特殊情况设计出一套适合间接交流和互动的网络管理模式.比如可以利用计算机网络的可视技术,可以采取信号的模拟技术等使我们在纯文字流的同时,可以通过图片的形式来反映我们当前的情绪以及说话的语气.另外,我们还可以设计一套间接性的新高校管理模式,进而为提高计算机的工作能力做出贡献.

面对高等教育改革与发展的新形势以及先进计算机技术的普及和使用,高校办公室应结合自身的实际情况,正确地去认识和利用计算机相关技术,不断改进和创新,努力提升工作水平,这是高校办公室自身发展的客观要求,也是适应新的形势,推动学校事业发展的必然要求.