会计电算化内部控制

加强内部会计控制制度建设是当前财会工作的重点内容之一.完善而有效的内部控制,对加强单位经营管理、保护单位财产安全、保证单位会计信息真实、完整等具有积极推动和促进作用.为促进单位内部会计控制制度建设,加强单位会计监督,强化内部自我约束机制,提高会计信息质量,新的《会计法》明确提出“各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度”.随着计算机在会计工作中的应用,在会计电算化系统中存在着许多潜在的内部控制问题.因此,在会计电算化环境下的内部控制,需要在原有手工会计内部控制系统的基础上重新加以补充和调整.

一、会计电算化下的内部控制内容

内部控制分为管理控制和会计控制.会计控制的主要目标是保护单位资产的安全性和会计记录及其他信息的可靠性.这既是手工会计又是电算会计的内部控制的目标.根据此目标,电算化环境下的会计控制内容可有以下几个方面：

(一)资产的安全性

会计控制是为保护单位资产的安全,防止由单位业务的执行和记录而引起资产的损失所采取的措施.这里的损失是由于没有健全的会计控制而产生的失误或违章而造成的.资产安全性的会计控制包括资产控制和业务控制.

(二)数据准确性和完整性

要确保由电算化系统所提供的各种会计信息是准确和完整的,必须采取如下控制：（1）会计软件正式启用前的评审和批准控制；（2）会计数据的输入、处理和输出控制；（3）会计数据的存取控制；（4）电算化会计档案（包括磁盘数据文件、会计软件及其他有关资料）保护等控制.

（三）计算机系统安全性

计算机硬件设备和机房管理的安全措施,会计电算化系统有关人员的职能分工措施和会计数据的传递安全措施,是确保会计电算化系统安全的基本前提.计算机的安全性也涉及到系统软件以及会计数据的安全保护.

二、目前会计电算化应用中存在的主要问题

(一)在实践中我们感到,控制操作人员的职能有时过于集中,不利于单位内部管理

授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制.在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经某些具有相应权限人员的审核和签章.但实行会计电算化后,职能划分发生了巨大的变化.因为业务处理全部都是以电算化系统为主,因而电算化功能和知识的高度集中导致了职责的集中,特别是会计人员的职能开始从核算型向管理型转移.某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送.因此,如果不加强内部控制,就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改,操纵处理结果,从而加大了错误和舞弊的风险.

(二)需重点解决会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险

在手工方式下,信息以账、证、表等形式存储在纸质上,增、删、修改了的会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任.实行了电算化会计后,有形记录较传统手工会计系统大为减少,凭证、经济业务事项的说明和账簿等大多要依赖计算机方可录入、阅读和查询.也就是说,数据的载体不同了,信息来源于数据和程序,并且从一开始就存储在各种磁性介质上,而有些业务或处理结果可能不被打印出来,只有依靠电子计算机才能阅读这些数据.如果缺乏适当的内部控制,那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大,而且数据改动后通过技术处理不留下任何痕迹的可能性也在增大.同时电磁介质也易受损坏,且有丢失或毁损的危险.所以会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求.不仅要保存纸介质会计核算资料,而且要保存、保管好以磁性介质存储的各种会计数据和计算机程序,以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料.

三、会计电算化内部控制应把握的几个要点

(一)强化日常管理中的控制

日常管理控制是会计电算化内部控制最具体、最细致、最富于实质性的控制,它包括：（1）严格规范操作程序,使操作控制制度化；（2）建立稽核控制制度,强化人员职能控制；（3）建立严格的机房管理制度；（4）建立数据备份与数据档案管理制度,实现数据文件控制；（5）做好系统的安全控制；（6）做好系统的维护控制等.

(二)加强内部审计监督

内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排,对内部控制环节的检查、监督、评价,都是通过内部审计来完成的.在会计电算化系统中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而其要求也更高、更严格.内部审计应做好以下方面的工作：（1）对会计资料定期进行审计,电算化会计账务处理是否正确,检查是否有违规现象；（2）审查机内数据与书面资料的一致性,发现有误即时查处更正；（3）监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象；（4）对系统运行各环节进行检查,防止漏洞的产生；（5）检查和监督已建立的会计内部制度的执行情况,遇有疏漏及时弥补健全,以确保会计档案的安全与完整.

（三）加强基础工作

会计电算化和会计基础工作是相辅相成的,只有在会计基础工作扎实的前提下,才能推进电算化,否则会造成严重后果.电算化工作反过来又促进会计基础工作,可使企业管理上一个新的台阶.

(四)加强电算化会计类人才建设

内部控制制度设计的是否合理、严密,关键还要看执行的有效性.因此,企业必须挑选、培养知识面广的人才,搞财会的要懂计算机,搞计算机的要懂财会业务,使他们充实到企业部门和内部单位中,推动会计电算化的健康发展,使内部控制制度落实到实处,做到行之有效,进一步提高企业的管理水平.