会计人员应用会计电算化应该注意问题

摘 要：会计电算化作为现代技术发展的产物,其在促进会计工作中发挥了重要的作用.但是其作为电子信息产品就存在着这样或那样的制度方面的漏洞.因此本文通过会计电算化对会计人员工作要求的角度分析,阐述会计人员适应会计电算化工作所具备的基本技能.

关 键 词 ：会计电算化；应用；注意问题；分析

一、会计电算化会计工作岗位的设置及职责

会计电算化技术的应用改变了传统的会计工作模式,对此企业也要根据会计电算化的要求对企业的会计岗位进行调整,由过去的报表岗位转化为系统管理管理岗位组织结构,因此根据新的工作岗位要求,设置以下工作岗位：

1.系统管理员.系统管理员也就是对会计点算系统的运行情况的维护,其工作范畴包括：在会计电算化运行阶段设定使用该软件的操作口令,并且根据工作需要对有关人员的操作权限进行规范；在会计电算化发生故障时,及时进行维修,保证会计电算化系统能够快速的恢复运行；具有严格的保密意识,保证会计电算化软件的安全,不能因为安全问题导致企业财务信息的泄露.

2.系统操作员.系统操作员也就是会计电算化具体的应用者,其工作范畴主要是：将原始凭证数据及时录入到计算机内,并且要保证录入信息的准确；他们知道进入会计电算化系统的口令等,而且他们应该对信息进行保密；在工作中发现的问题要及时向系统管理人员进行汇报.

3.数据审核员.数据审核员是会计电算化软件信息准确的保证者,任何企业会计信息的录入都需要经过数据审核员的审核,因此其工作范畴是：对进行计算机录入的会计信息进行核对审查,保证会计信息的真实；对审查出有不正确的、不完整的、不规范的要通知有关人员进行更正,然后在继续审核.

二、会计电算化环境下会计人员的基本计算机应用技能

在应用计算机电算化时,企业会计人员首先应该提高自己的计算机基本应用技术水平,会计电算化软件系统要求会计人员要达到计算机中级水平,能够对各种计算机操作系统了解以及应用自如,尤其是对电算化财务软件操作系统的应用要熟练,能够熟练的应用Excel、Word计算机基本系统软件程序.

同时在保证会计人员具备了完善的计算机基本知识后,会计人员要根据企业的性质以及会计电算化工作模式等选择适合企业的会计核算方法,具体到会计科目的设置上一定要根据企业的业务情况合理划分一级科目、二级科目、科目,甚至更多科目,并且这些科目一旦赋予应用,企业在以后的会计电算化工作中就不能改变,因此在应用会计电算化前,会计人员一定要进行充分的考虑.

三、会计人员在应用中要注意会计电算化安全问题

会计电算化作为网络技术发展的产物,其存在必然会有安全漏洞,因此在应用会计电算化时一定要注意网络环境的安全问题,提高会计电算化安全性,防止出现会计数据信息的泄露等.强化会计电算化安全主要从两方面入手：一是加强企业的内部控制制度；二是提高计算机系统的安全防范措施.

1.企业会计内部控制制度.企业内部控制制度是相对于会计人员而定的,它的对象是人,它是对会计人员工作流程以及计算机操作的权限的约束与限制.前面我们说的会计电算化应用给企业带来的新的工作岗位,当然企业为了节省成本这些岗位可以有会计人员兼任,目前企业也都是采取这种方式,但是这样很容易造成对会计信息监管的不利,因此为了提高企业会计信息的安全,必须要建立内部控制制度,规定对于职权不相容的岗位不能有会计人员兼任,比如会计电算化系统操作人员不能接触系统设计文件、系统维护人员也不能兼任系统操作工作等等.由此可见企业建立内部控制的重要性,企业通过内部控制可以对不同工作岗位上的人员进行约束,保证他们在自己职权范围内行驶相应的权限,因为只有他们在自己的职权范围内从事自己的工作,才能尽可能的保证会计信息传播面范围的缩小,才有利于会计信息的安全.

2.计算机系统的安全.会计电算化主要是依靠计算机实现,因此强化计算机的安全是维护会计信息安全的首要因素,由于现代互联网漏洞的不断增多,发生互联网信息泄露的事件每年都在增长,因此为了提高会计信息安全,企业需要加强计算机系统的安全：首先保证计算机安放环境的安全,防止出现火灾、水灾、人为破坏的发生而导致会计信息的丢失或者被盗；其次提高企业网络安全,网络存在较多的不安全因素,一些网络“”利用网络漏洞窃取企业重要的会计信息,因此企业可以通过建立安全墙、应用杀毒软件、进行身份认证等方式提高网络安全,必要的时候企业可以对财务信息计算机进行局域网设置,而不采取互联网的链接；最后企业可以在财务信息文件上进行加密,以此提高会计信息文件的安全性.比如在应用文件时首先需要进行口令输入、指纹辨别等.

四、会计电算化后的会计档案管理

会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表和财务分析资料,还包括存储会计资料和程式的光盘及其他存储介质等专业数据.这些档案的管理与纸制档案的管理有很多特殊的要求,为防止发生损害,应通过制定与实施相应的档案管理制度来实现.按照《会计档案管理办法》的要求,单位每年形成的会计档案,由财务部门装订成册,整理立卷,在年度终了,编造清册,移交档案部门保管.财务部门一般只保留一年的会计档案,企业应根据电算化会计档案的特点,做好会计资料的收集、保存和调用等方面的工作.财务部门对于已输出的磁性介质上的会计资料应及时加贴外部标签,指定专人妥善保管、存档,并定期检查、复制,对会计档案的调用要有完善的资料借用和归还手续.