信息系统为载体,全面建设企业内控体系

点赞:8900 浏览:33385 近期更新时间:2024-01-07 作者:网友分享原创网站原创

摘 要 :信息化技术的不断发展和普及为我们的生产、生活带来了更多的便利.企业的信息化就是信息技术不断发展和普及的产物,在信息技术的条件下,企业的内部控制也出现了一些新的特点和新的问题.本文研究了信息化的基本理论,并分析了信息化系统的建设与企业内部控制的契合点,在此基础上,文章试图构建企业内控信息化的总体框架,并给出了自己的方案.希望通过本文的研究能够为企业的内控信息化建设提供一定的参考和借鉴.

关 键 词 :信息化 会计 内部控制

一、引言

内部控制是组织为了使其资产安全能够得到保证,并且确保信息的完整与正确,同时促进组织的经营管理政策能够得到有效的实施,提高组织的经营效率,控制组织的经营风险,防止舞弊行为发生,从而实现组织目标的一种非常重要的管理制度或者管理方法.随着信息技术的飞速发展和普及,企业的管理环境和管理理念也在飞速的发生着变化,不断企业的管理的范围得到了拓展,同时管理的内容也在不断的增加.这就给企业的内部控制带来了新的挑战.但是,信息技术不仅仅给内部控制带来了挑战,同时它也带来了机遇.机遇信息化技术,我们可以改善企业的内部控制程序,并且能够有效地增强内部控制的手段,将信息技术有效的集成到企业的业务和信息过程之中,并且借助信息技术来对企业的风险进行防范和控制.从这个角度来看,信息化技术对于企业的内部控制有着非常大的影响,因此本文的研究也具有重要的现实意义.

二、信息化理论概述

(一)信息化

信息化(Informationalization)这一概念最早与上个世纪60年代起源于日本,而后被翻译成英文传播到西方,再由西方的“信息化”和“信息社会”等概念向我国开始传播.所谓的信息化主要是指通过培养和发展以及计算机等智能化工具为代表的生产力,并且使之能够造福于社会的一个历史的过程.在这里,智能化工具是指信息化的生产工具,它一般都具备有信息的获取、传递、处理、再生以及利用的功能,基于这种工具的生产力,被称之为信息化生产力.

(二)企业信息化和会计信息化

在信息化的基础上,还有其他很多的概念,与本文研究相关的主要还有企业信息化和会计信息化.所谓的企业信息化是指企业在产品的设计、开发、生产、管理、经营等多个环节中广泛利用信息技术,并大力培养信息人才,完善信息怎么写作,加速建设企业信息系统.

而“会计信息化”是指将会计信息作为管理信息资源,通过全面的运用计算机以及网络通信为主的信息技术对会计信息其进行获取、加工、传输以及应用等处理,从而实现为企业经营管理、控制决策以及经济运行提供实时、准确的会计信息支撑的目的.

三、信息化系统的建设与企业内控的契合点

(一)信息化环境下企业内控遭遇挑战

随着网络信息技术在社会各个领域的应用和普及,原来的企业内部控制制度也遭遇了前所未有的挑战.首先,信息化的会计系统在不断扩大企业会计核算范围,从而在实际上增大了内部控制的复杂性.在企业完成内部控制制度的建设之后,估算环境一直在发生变化,之前的控制方法和控制范围必然不能够适应新的需要.其次,信息化条件下企业的内部控制形式也必然会发生变化,从而增大企业内部控制的风险.在企业内部控制制度之中,授权和批准都是厂家你的基础内部控制手段,在之前,由于采用的是手工方式的会计信息处理方法,因此所有的环节都必然要经过相关权限的授权和签章才能够,从而能够有效的防止,但是在信息化条件之下,这一方式变成了口令授权,这一变化虽然提供了更多的便利,但是也带来了更多的风险.再次,信息化条件下容易造成信息失真,并且加大信息系统的复杂性,从而造成内部控制的难度增加.

(二)信息化系统的建设有助于企业内控的完善

信息化是以信息技术为基础的,任何技术都是一把双刃剑,既能够产生危害带来挑战,同时也能够产生便利,带来机遇.对于企业的内部控制而言,信息化系统的建设,无疑能够加强其控制能力.首先,信息化系统的建设,能够帮助企业控制更大的范围内的事物,并且相较于传统的控制方法,基于信息化系统的内部控制具有效率更高的特点.其次,信息化系统的建设能够丰富企业内部控制的形式和方法,能够从容的面对目前企业经营发展中遇到的各类新问题.再次,通过信息化系统的建设,企业内部控制能够及时的发现信息的失真,并且采取措施解决失真问题.

(三)企业内控信息化的总体框架

不同的企业经营环境和应用系统模式,其内部控制的方法和措施都是截然不同的.在信息化环境下,企业的经营和发展与传统经营发展有着重大的区别.因此,企业的内部控制也要相应的有所改变,即,要建立起信息化的企业内部控制.在信息化条件下,企业的各项经营活动以及会计活动的信息都呈现出一定的开放性和处理的分散性,要将这些信息置于完善的内部控制制度之下,首先就要在企业内部实现一定程度上的信息共享.在具体的框架设置方面,内部控制信息化是建立在企业的ERP管理系统之上的,并且依托于更加完善的组织结构的设计,在制度框架方面,需要有切实可行的内部审计制度以及财会制度作为支持,同时还需要为网络信息系统的开发和维护提供相应的控制.

1.保证会计信息实时、准确、可靠

通过集团公司财务管理内控机制对本集团财务部门所进行的会计核算、会计记账及会计报表编制等财务工作进行的审查和监督,保证会计信息的实时性、准确性和可靠性,准确评价财务工作及综合管理工作成效,为集团决策层和管理层进行相关决策及实施重点管理,有效地计划和开展经营活动,及时发现和纠正集团在复杂的财务工作中出现的各种问题提供参考依据.

2.确保财务管理目标如期实现

通过集团财务管理内控机制同集团其他机制的相互配合与协调,减少违反集团财务制度及其他制度的情况发生,使企业的日常财务及经营工作正常有序地开展,如期实现企业财务管理目标及其他经营目标.

3.有效防控财务风险

通过集团公司财务管理内控机制对可能发生的财务风险及风险可能导致的后果进行合理预测,对其潜在的危害性、受益或有较大获利以及能够促进集团持续发展的机遇进行合理评估,有利于管理决策者在集团面临与风险共存的机遇时,做出既能抓住机遇,又能合理防控财务风险的正确选择.


4.提高企业的经营管理水平

通过集团公司财务管理内控机制,企业决策层、管理层及员工共同对企业各项制度进行积极有效的评估和改进,促使企业自身经营管理水平和企业员工综合素质及专业水平提高.

四、企业内控信息化的设计与架构

(一)财务控制

对于大部分成功的企业而言,内部财务控制都被看做如同血液对于生命那样重要,同时也将加强企业的内部财务控制作为公司成功的秘诀.企业的内部财务控制对于企业的发展至关重要,它同时也是企业的内部控制系统中非常重要的一环.要构建企业内部控制的信息化系统,首要的目标就是要构建信息化的财务控制.在目前的条件下,企业的内部财务控制的信息化可以通过网络财务软件管理系统的实施与应用实现,但真正的控制则主要体现在数据的集中管理与控制上.通过这样的系统,要使得企业的CFO、其他根据且也内控制度享有相应权限的人员能够随时根据自己的和口令登陆企业的帐套,查询相关数据,并且随时的提出自己的建议和意见,对整个企业的财务进行内部控制.

(二)审计控制

审计控制是企业内部控制中有一个非常重要的组成部分,同时信息化的内部审计也是构成内控信息化的一个非常重要的环节.内部审计的信息化同样可以通过内部审计管理系统实现,该系统应该包含如下几个组成部分:(1)综合管理系统,该系统的主要作用在于实现整个企业的年度审计计划的申报与审批、审计文书档案的管理、业务台帐的统计汇总和基础报表的自动生成,并完成人力资源综合管理、审计任务的资源调配、审计人员履行职责的考评等;(2)作业辅助系统,该系统的主要作用在于辅助一线的审计人员完成审计项目,包括对电子财务数据的采集、转换和实际应用;(3)决策分析系统,该系统的主要作用在于帮助企业管理层了解、掌握企业的审计项目的实际进展,并且监督审计项目的进度,并且为决策层提供决策的相关数据支撑;(4)办公门户系统,该系统的主要作用在于,将公司内部管理的内容,向下属各分公司及直属机构有选择的进行公开实现信息实时共享.

(三)数据远程监控

对于一些核心的敏感数据,还需要通过远程监控系统对其进行实时监控,以避免相关数据在网络环境下被或者病毒恶意破坏或者篡改,从而最大限度的保证内部控制数据的准确性和真实性,为信息化的内部控制制度发挥作用提供保障.

(四)企业内部信息化集成

上文已经论述了,企业信息化内部控制的一个非常重要的前提就是企业内部信息的信息化,但是这还只是一个方面,要保证企业能够完整的置于完善的内部控制制度之下,还需要将企业内部信息细化集成,便于信息化的企业内部控制系统获取企业所有相关的信息,一般我们可以通过ERP系统来实现.

公司财务管理内控机制的构建,能够保证集团财务数据真实、准确,帮助集团管理层做出正确判断和决策,及时调整出现的计划偏差,保证企业内部始终处于可控状态,保证企业资产安全、完整,控制经营风险.

1.架构完善的集团公司组织结构

树立集团全员财务内控观念,架构财务内控体系实施成员的组织结构,形成结构合理、程序严密及制约有效的,匹配企业规模、环境、技术、特性及战略的企业管理运行机制,以落实不同层次财务内控职责、职权的基础分工,进行科学的机构与集团内部人员的分项执行与监控.

2.建立、规范集团风险管理内控体系

建立并规范包括集团决策层和管理者、风险管控职能部门、经营系统、内、外部审计等部门在内的各层级风险管理内控体系;设置专门或指定的财务内控机构,并将内部控制最高决策机构设在董事会,形成董事会控制下,适应集团组织结构、经营特点、管理风格的风险管理各部门职责分工体系.

3.建立健全财务内部控制体系和审计系统

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将集团财务管理、全面预算管理、内部审计及其远程控制同归一于财务内部控制体系,形成包括控制环境、控制活动、风险评估、监控及信息传递的全面预算管理与内部会计控制契合的集团财务内控体系.

4.建立职务分离控制和授权批准的财务控制体系

建立不相容职务分离控制的财务控制体系,将授权批准与执行业务的职务分离;执行业务与监督审核的职务分离;执行业务与会计记录的职务分离;财产保管与会计记录的职务分离;执行业务与财产保管的职务分离,形成相互制衡、相互监督的内控机制.

5.加强全面预算监控管理

设立预算考评组,严格审核集团各层级单位编制的预算计划,对集团公司所有经营活动,包括各下属公司预算执行情况进行事前、事中及事后的过程监督和期末考评,通报考评结果,并依据给予奖惩.以便实时调整纠偏,确保企业财务目标实现.建立组织规划控制机制,将相互关联的职能分解到各个部门,各组织机构的职责权限必须得到授权,并保证在授权范围内的职员不受外界干预,每类经济业务在运行中必须在有关部门间进行相互检查.在对每项经济业务的检查中,检查者不应从属于被检查者,以保证检查出的问题得以迅速解决.

五、结语

信息化技术的不断发展和普及为企业的内部控制带来了很大的挑战,但是这也是企业内部控制发展的一个大好机遇.文章分析和研究了信息化的相关理论以及信息化与企业内部控制的契合点.在此基础上,文章分析了信息化的企业内部控制的大致框架,并且试图构建了一个包含了财务控制、审计控制、数据远程监控以及企业内部信息化集成在内的信息化内部控制系统.希望通过本文的研究,能够为企业内部控制的信息化提供一定的参考和借鉴.