会计电算化对会计内部控制的影响

摘 要 ：所谓内部控制制度是指单位为了保证业务活动有序进行、确保信息质量真实可靠、保护资产安全完整、实现经营管理目标等而制定和实施的一系列控制职能的方法、措施和程序.由于电算化信息系统的建立和运行的复杂性,会计控制的范围相应地扩大了,使原有的内部会计控制制度失去作用.本文简要分析了会计电算化对会计内部控制的影响,提出了一套适合电算化会计信息系统的内部控制制度,实现了电算化信息系统下的会计控制.

关 键 词 ：会计电算化；内部控制；信息系统

中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）11-0-01

会计电算化是会计发展史上的一个历史性飞跃,它不但减轻了会计人员的劳动强度,提供了会计效率,而且大大提高了会计信息处理的及时性和准确性,有助于企业加强管理,提高经济效益和竞争能力.会计电算化在给企业单位带来巨大效益的同时,对会计内部控制产生了重大影响.认真探讨会计电算化对会计内部控制的影响,对建立健全电算化会计内部控制制度,加强会计内部控制有重大的意义.

一、会计电算化对会计内部控制的影响

1.内部控制的范围扩大

在传统会计的条件下,会计内部控制主要针对经济业务处理,通过凭证传递程序,规定每个工作点完成的任务,并在传递程序中选择控制点进行内部控制.由于电算化信息系统的开发、运行、维护是一个复杂的系统工程,所以电算化会计下的内部控制还要包括系统开发过程的控制、软硬件环境控制、安全保密控制、会计软件维护控制以及电算化会计信息系统使用过程中的数据输入、处理、输出的正确性控制等,会计电算化扩大了会计内部控制的范围.

2.内部控制制度发生了变化

会计电算化改变了原有的会计组织体制,会计工作组织和岗位发生了很大变化.原来根据会计事务的性质设置的各业务核算组已经被撤销,与之相联系的各岗位之间的职权分离、相互制约的牵制制度也发生了改变或不复存在.大中型企事业单位新设置的会计部门由总会计师、数据准备组、操作维护组、财务管理组、会计档案组和系统开发组等组成.其中,财务管理组是电算化会计系统的核心部门,岗位划分比原来更细,并提高了财务管理要求.所以在电算化会计条件下,必须构建内部牵制制度.

3.内部控制的形式和重点发生了变化

会计电算化使会计内部控制的形式发生了变化,一些传统的内部控制形式已无存在的意义,如科目汇总、试算平衡、账账核对、账证核对等.由于会计核算工作全部由计算机完成,整个处理过程分为数据输入、处理和输出三个环节,从输入会计凭证到输出会计报表,可以一气呵成.如果系统安全可靠,没有非法操作收稿日期、修回日期或计算机病毒的破坏,是不会出现账账不符、账证不符、试算不平衡现象的,所以数据正确性控制的重点转移到了数据输入环节.同时,计算机的应用也给我们提供了先进的控制技术,使内部控制的许多方法和措施可以利用计算机程序进行控制,如数据正确性的校验、操作权限控制等.计算机控制比人工控制更严格、更可靠,它可以克服人工控制的随意性.总之,在电算化会计条件下,会计内部控制方式已部分被计算机所取代,由人工控制转移为人机控制.

4.网络财务的应用和发展给会计内部控制提出了新问题

随着网络技术的发展及其在经济领域的应用,网络财务也迅速发展起来.网络财务不仅使会计核算从事后变为实时,而且使财务管理从静态走向动态,从财务部门走向整个企业,走向企业外部,极大提高了财务管理效率.目前的网络财务软件的功能主要包括网上采购、网上销售、网上支付、网上结算、远程报账、远程财务控制、远程报税、远程报关、远程审计、在线资金调度、异地转账等.网络财务使会计介质全面发生变化,出现各种电子单据,如各种、结算单据等.在新的形势下如何加强这些功能的控制是会计内部控制必须面对的新问题.

二、建立电算化会计信息系统的内部控制制度

会计电算化使原有手工会计核算方法下的内部会计控制制度失去作用,它对会计内部控制工作提出了更高的要求.为了保证电算化会计信息系统的正常进行,预防、发现和纠正系统所发生的错误、舞弊和故障,及时提供正确可靠地会计信息,这就要求我们建立一整套适合电算化会计信息系统的内部控制制度,以保证会计信息真实、准确、完整和安全.

1.电算化会计信息系统的开发和维护控制

电算化会计信息系统的开发是一项复杂的系统工程,一般来说投资较大,对整个企业的影响也较大,往往需要对原有的管理体制进行较大的变革.所以在开发前必须进行可行性分析,从经济上、技术上、组织上论证开发新系统的必要性和可能性,进行资本预算和效益评估,必须经过领导和专家的批准和认可.在软件的开发过程中,必须认真执行国家和地方颁布的有关标准和规范,包括《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等.在新系统使用的准备阶段要加强对有关人员的培训,提高系统操作和系统管理人员对新系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性.在新旧系统转换过程中,要采取有效的控制手段,做好各项准备工作,如人员从新配置、清理账目、准备初始数据、规范电算化方式下的各种核算方法等.各单位可以根据本单位的情况选择合适的转换方法,一般可采取并行转换,新旧系统并行一段时间,以检验新系统的正确性.如果会计软件在使用过程中发现问题,或者由于企业经营活动及经营环境发生变化,需要对会计软件进行维护,就必须对会计软件的维护进行严格的控制.一般来说,如果软件本身错误或软硬件变化而需进行维护,由系统管理员提出申请,如果需要扩充系统功能或因会计核算制度方法变化而需要进行维护由会计部门提出申请,由会计部门负责人、总会计师和企业领导对会计软件维护申请进行审批.批准后由专职会计软件维护人员进行修改维护,其他人员不得进行维护.对较大的修改变动或功能扩充性维护,应事先制订具体的维护计划.软件修改后要进行试运行和组织验收,验收通过并正式下达使用通知后,修改后的软件才能投入正式运行.

2.组织控制

实现会计电算化后,会计部门的组织机构和岗位分工必须进行重新调整,会计数据的处理将集中在计算机操作部门,要重新设计会计信息系统各部门之间和部门内部各岗位之间的内部牵制制度.一是要进行部门之间的职责划分控制,系统开发组、系统操作组、系统维护组、财务管理组等各级之间的不相容职责应当尽可能分离,划清各自的工作职责和业务处理范围.如系统操作组负责进行会计数据处理,而不能进行系统开发、程序维护,而系统开发组和系统维护组不能有会计软件的操作权和会计业务的决定权等.二是要进行部门相邻的岗位分工控制,建立岗位责任制,明确职责,责任到人.其重点是系统操作组内部的岗位分工,同时要加强对系统开发、专职会计员、档案员等的控制,应做到相互牵制、相互制约、防止出现舞弊和欺诈行为.如系统操作组内系统管理员、操作员、审核员及维护员的职权是不相容的,必须明确划分工作范围和职责权限,不能兼任.三是要建立并严格执行相应的人事管理制度,加强内部控制,对某些关键岗位要实行定期轮换制度.