会计信息系统中对存货实时信息的管理

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摘 要 ：手工核算存货效率低,不能及时地了解库存以及收发料情况,不利于存货的核算和管理.通过运用会计信息系统大大提高了存货的核算和管理水平,可以实时了解存货的收、发、存情况,保证了会计信息的及时性和准确性.

关 键 词 ：会计信息系统；存货；实时信息；管理

一、引言

手工核算存货技术手段落后,不能及时地了解库存以及收发料情况,不利于存货的核算和管理,从而影响会计信息的真实性和实时性.为了提高管理水平,企业引入了会计信息系统,不仅可以实时了解材料的收、发、存情况,而且相比手工账,能够具体地了解到发往成本中心的物料品种,解决了长期困扰财务人员与材料部对账的烦恼,大大提高了工作效率,保证了会计信息的真实、完整和实时.

二、会计信息系统中对存货实时信息的管理

会计信息系统中应规范存货管理流程和核算流程,优化存货实物流转与价值流转程序.存货实物流转主要涉及采购、验收、存储、发货等环节；存货价值流转是建立从采购到投入使用、废旧物资回收全过程记录.通过会计信息系统将存货实物流转过程同价值流转过程连结到一起,形成一个存货实物管理与财务部门价值管理并行的“双轨”模式,实现实时入账、账实相符,“物资流、票据流、资金流、信息流”四流合一,让各业务流程动态信息达到共享,实现对存货信息的实时管理.具体做法如下：

1　在采购模块,采购人员根据采购协议及时填写“采购订单”,并报采购主管审批.生成的采购订单保存后,可以在“订单明细列表”中查询物资采购的实时信息,及时组织物资供应,确保均衡生产.

2　为体现存货核算的及时性,采购货物到达后,各项业务数据应及时输入,即采购人员应及时将“采购入库单”、“采购”等输入系统,已入库无的存货必须给出计划或估计；已输入的各项数据作为存货取得成本的部分或全部应及时登记入账,成为计算出库成本及库存成本的依据；如以上步骤记入的存货成本并不完整或不正确,应采用“入库调整单”进行及时调整.

3　在销售模块,销售人员根据客户要货需求及时填写“销售订单”；发货后及时填写“发货单”、“”.发货单审核后,系统将分仓库生成“销售出库单”,并传递到库存管理系统,进而冲减库存量.

4　在库存模块,库管员应及时对采购系统中录入的“采购入库单”进行审核；产成品入库时,应及时填写“产成品入库单”；当发生库存调拨业务时,应及时填写“调拨单”.仓库管理员可以利用“调拨单”,自动分析各种存货在各仓库的分布情况,反映存货的实时分布信息.

库管员要及时审核销售系统中生成的“销售出库单”；当领用材料时,要及时填写“材料出库单”.在存货核算中,可以采用的存货发出的成本计价方法主要有：个别计价法、先进先出法、加权平均法、移动平均法、计划成本法、毛利率法、零售价法等.而移动加权平均法是会计信息化条件下的最佳选择.

5　企业确定存货实际数量的方法有两种,实地盘存制和永续盘存制.会计信息系统中只有选用永续靠存制,才能加强存货管理,随时反映每一存货的收、发、存状态,才能使系统连续、全面地完成核算任务.因此,仓库管理员可以利用“存货清查盘点表”,自动生成各种存货清查盘点表格,随时进行部分存货清查和全面存货清查,确保物资账实相符.

6　在核算模块,要及时对各种出入库单据进行记账,并生成出入库凭证,及时、准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上,为企业成本核算提供基础数据.核算系统中生成的各种凭证,最后都传递到总账进行审核、记账.

7　在会计信息系统中,利用“采购明细表”、“入库明细表”、“发货明细表”等提供的每天收发存实时信息,可以及时掌握存货收发动态.实时显示采购、入库、领用、库存、销售等信息,实现信息共享和动态监测,保证物资流稳定.采购部门可以及时考虑数量不足或缺少的存货；销售部门就可以根据商品明细账实时、准确的提供各类存货的采购日期或生产日期等信息,真正实现了存货的实时管理和控制.

8　利用“销售收入(成本)明细账”提供的实时信息,及时掌握收入情况和各种产品成本费用发生情况,财务部门可以利用此汇总表及时结转收入和费用.

会计信息系统的存货管理一体化解决了原先库存管理数据不准、账物不符、物料短缺与积压并存等混乱现象,实现了金额账与数量账同步变化,改变了以往业务部门数量账与财务部门金额账由于单据传递时间差而造成的差异情况,实现了存货实时信息的提供.

三、结论

由于会计信息处理系统的高度智能化、网络化和动态化,核算工作的简便与否、资料取得的难易与否已不成为存货管理的重要考虑因素,取而代之的是存货信息的规范化、准确性、及时性的要求.采用会计信息系统不仅大大提高了核算存货的效率和准确性,提高了存货的管理水平,而且可以实时了解存货的收、发、存情况,保证了存货信息的准确性和实时性.