如何构建报业集团内部控制

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摘 要:企业内部控制作为企业生产经营活动自我调节、自我约束的内在机制,在企业管理系统中具有举足轻重的作用.随着报业集团化发展,如何构建适应报业集团的内部控制体系成为决定报业发展的关键.文章浅谈构建报业集团内部控制的原则和目标,针对目前我国报业集团内部控制存在的问题,提出构建和加强内部控制的措施.

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关 键 词 :报业集团 内部控制 原则 目标 措施

中图分类号:G216 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)12-150-02

内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的、旨在实现控制目标的过程.报业集团内部控制,是指为了保证报业集团业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误与舞弊,促进信息报告质量的提高,促进报业集团经营效益实现发展战略而制定和实施的政策与程序.内部控制贯穿于报业集团经营活动的全部过程,包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等五要素.内部控制的构建与完善,对于改善我国报业集团的内部控制现状,提升管理水平,保护投资者的合法权益并保证资本市场的有效运行都有着非常重要的意义.

一、构建报业集团内部控制的原则和目标

1.构建报业集团内部控制的原则.按照市场经济发展与报业集团化机制的要求,建立内部控制,通常应遵循以下原则:(1)制度性原则.报业集团实行集中式管理,必须建立在统一的制度基础之上.只有建立了统一的财务制度供母子公司共同遵照执行,报业集团总部对子公司进行管理才有根据,也才能保证财务信息的质量,从而提高整个集团经营决策的正确性,内部控制才能真正落到实处.(2)重要性原则.内部控制要抓住财务等活动运行过程中的关节点实施有的放矢的控制,不能代替或干扰内部控制活动.只有按照重要性的基本要求,才能调动集团的积极性,监督和促进内部控制,确保集团整体良性运行.对于特别重大事项如重大投资项目等,应实施全过程的动态跟踪控制.(3)界定约束原则.报业集团对各个层级的子公司要明确各自的权利和义务,哪些是属于集团管理和控制,哪些应由子公司管理和控制;哪些权利和义务以及利益应由集团来行使和享有,哪些应由子公司获取和享有;哪些是禁止或受约束的,哪些必须履行和实施,保障各项活动有章可循、违章必究.(4)成本效益原则.控制的目的是为了提高效益,如果实施控制所花费的成本高于所产生的效益,该项控制就没有实施的必要;所以报业集团内部控制体系的设计应在把握合法性、重要性原则的同时,要考虑成本效益原则.报业集团是一个统一的经济整体,各层级子公司的财务系统只是公司总系统的子系统或部分,因而,连贯一致的集团总体内部控制系统要求各层级系统运行必须顺畅,结构必须严密和科学,从而实现集团内部控制体系联动放大效应性.(5)激励原则.任何规章制度、办法都必须依赖具体人员来实施.实施内部控制必须建立相应的激励机制,设计控制系统也必须遵循激励原则,以促进和鼓励子公司围绕公司整体目标运行.

2.构建报业集团内部控制的目标.内部控制通常包含两个层次:管理者对生产经营过程的控制和所有者等外部利益相关者对管理者的控制.前者可视为公司内部的委托写作技巧关系,后者则是基于外部利益相关者和管理者之间的写作技巧关系而进行的监督.因此,报业集团要通过内部控制实现的目标也有两个层次.

报业集团的经营管理者关心的是如何加强企业内部经营管理,全面履行其受托经管责任、实现集团经济效益最大化.因此,集团经营者内部控制的目标,是建立和完善符合现代经济管理要求的内部管理组织结构,形成科学的决策机制和监督机制,确保集团经营管理目标的实现;建立行之有效的风险控制机制,强化风险管理,确保集团各项业务活动的健康运行;堵塞漏洞、“消除隐患,防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为”,保护集团财产的安全完整;及时向集团所有者提供真实的财务报告及其他会计信息,以履行其受托责任.


报业集团的所有者最关心的是其投资方所属企业资本的安全性和收益性,要求实现其资本保值、增值目标,期望获得真实可靠的会计信息,客观评价集团所属企业的经营成果,正确估计集团所属企业的财务状况,从而进行正确的投资决策.实现这一目标,须依靠有效的、高质量的内部控制.因此,报业集团所有者内部会计控制的目标,是规范集团会计行为,保证会计资料真实、完整,提高会计信息质量.真实、完整、相关、及时的会计信息,是集团所有者了解、查证受托经营者是否诚实、可靠,是否尽职尽责履行其受托职责的基本依据.

但从长远来看,随着社会经济的不断发展和报业集团状况的不断改善,其目标定位应有相应的提高,将目标定位于集团治理结构层面,把内部控制理解为治理结构制度环境中的一种措施和手段,涉及其他多元化目标,如建立风险控制系统,强化风险管理.既遵循适当的前瞻性与发展性,同时又立足于现实的稳定性与可操作性,给我国报业集团的内部控制以适当的目标定位.

二、报业集团内部控制建设中存在的问题

我国报业集团的内部控制,因转轨经济时期的控制环境较差,现阶段成效还不甚理想,主要表现在以下几个方面:

1.对内部控制的认识较为片面.在内部控制操作时,人们对内部控制范围的认识存在片面性.一直以来,将内部控制的范围限定在管理控制、会计控制和内部审计上,对于控制环境、风险评估和信息与沟通如何实施考虑不多.当提到内部控制时,人们往往误以为就是内部会计控制,或者说这仅仅是财会部门的事,与其他部门无关.这种以内部会计控制替代全面内部控制,以控制活动替代控制五要素的状况是一种普遍现象.显然,这是对内部控制认识不足的一种表现.

2.内部控制的环境较差.内部环境规定企业的纪律与架构,影响经营管理目标的制定,塑造企业文化氛围并影响员工的控制意识,是建立与实施内控的基础.环境要素是推动集团发展的引擎,也是其他一切要素的核心.治理结构、机构设置、权责分配、内部审计、人力资源政策等方面存在不合理因素,不完善的业绩考核与奖励制度,使报业集团管理层的经营理念和营运风格多变,追逐短期利益;人力资源的管理政策与程序存在不合理问题,不能合理调动员工参与内部控制的积极性.

3.内部控制的执行力度不够.内部控制结果与过程同样重要,过程控制不容忽视.报业集团存在虽然建立内部控制制度,但执行效果不甚理想.遇到具体问题多强调灵活性,使内部控制制度流于形式,失去了应有的刚性和严肃性,使报业集团内部管理依然失控.

4.内部审计不到位.内部审计作为内部控制的重要组成部分之一,是报业集团改善经营管理、提高经济效益的自我需要.但是,目前我国报业集团内部审计并没能真正履行其应有的职能,内部审计的独立性客观性没有完全实现,内审效果有限.

三、构建报业集团内部控制的措施

1.树立正确的管理哲学和管理风格.因为任何制度不可能超越设立制度的人,报业集团内部控制的有效性同样也无法超越那些制定、管理与监督制度的人的操守及价值观.当前中国比较通行的处世哲学,决定了管理人员的管理哲学与管理风格对于内部控制的效率和效果影响深远,并直接辐射到下级员工的思维方式和品行.因此,高层领导人除了自身起表率作用以外,还要引导员工遵循内部控制制度的要求,倡导和塑造一种健康的企业文化,使员工的个人目标和集团的战略目标结合在一起,并能逐步趋同.报业集团形成良好的管理哲学和管理风格,不能凌驾于内部控制制度之上,保证内部控制是一个封闭环,所有的经济业务均纳入这个循环之内.

2.构建完善的集团组织结构和报业法人治理结构.现代企业制度要求集团内部组织与管理机构应该包括股东会、董事会、经理层和监事会,作为报业集团要想迅速健康发展,也应该建立科学的组织机构和法人治理机构,设立股东会,董事会,监事会等,并且能够起到相互制约与监督.作为集团,还要统领集团下属公司,从重大投资项目经营决策到下属子公司人事变更,资源配置等都需在集团有完善的法人治理结构.内部控制如果没有科学的相互制约与监督的法人治理结构和组织结构作为制度上的保障,那么控制执行起来就会很难.

3.加强资金控制,建立资金结算中心.资金结算中心是指在集团内部成立一个相对独立的职能机构,参照银行业务的运作方式,向下属公司提供资金结算、资金存贷和外汇写卖等怎么写作,同时,对下属公司进行必要的财务监管.通过资金结算中心的有效运作,可以实现集团公司内部资金的有效配置,最大限度地提高资金使用效率,从而降低集团的资金成本.由于资金结算中心将集团内分散的资金结算业务集中起来,可以有效地增强集团在银行的融资能力,同时还可以降低融资成本和费用.通过资金结算中心,集团可以对子公司的资金营运进行适当的监控和管理.由于资金结算中心有自身的经济效益,利润可以递减集团的财务费用,也可以为集团创造效益.

4.加强内部会计工作流程控制.提高内部控制执行力度,必须重视过程控制,分析业务层面的关键控制点,制定控制措施,保证控制刚性和效果.作为报业集团会计内部控制,应该从以下几个方面考虑:(1)不相容职务分离控制.对授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与稽核检查等不相容职务实施分离,科学设置岗位,明确岗位责任,形成有效的制衡机制.(2)授权审批控制.以制度形式明确各级审批权限,明确审批流程,规范经济业务的权利、条件和有关责任者.对于重大的业务和事项,实行集体决策审批或联签制度.(3)销售与收款控制.建立完善的收款程序,同时最大限度地减少坏账呆账,尤其是作为报业集团,很多顾客个人订阅报纸,工作量大,广告付款复杂多样,都需要财务人员注意.(4)采购与付款控制.这里要注意采购风险控制,完善采购程序,包括请购,审批,合同订立,采购,验收,付款等程序.(5)成本费用控制.建立严格的成本费用控制制度,分解成本费用指标,控制成本费用差异.针对集团内部职能部门制定费用预算,并进行相应的预算绩效评价,以达到控制费用,节约开支的目的.针对媒体经营的二级单位以及子公司,根据经营情况制定收入、成本费用和利润等预算.通过对二级单位及子公司的业绩考核,确保费用控制目标.(6)全面预算管理.全面预算管理是内部控制的有效手段,具有较强的可操作性.开展预算管理,是报业集团加强经营管理,提高经济效益的一项长期任务.

5.建立有效的风险防范机制.报业集团在经营中会面临很多的风险,如国家的宏观政策风险,出台的整顿医疗广告市场和抑制房地产过热的相关政策,必将影响报业广告结构中这两大支柱性行业的广告投放量;如纸张风险,给报业的成本预算和控制带来了压力;又如广告款、报款、印刷费存在坏账损失的风险,还有投资风险,担保风险等.即使在日常经营中,风险也无处不在:如广告经营部门为拉升广告量,需要扩版,就有新增的广告收入能否弥补印刷成本的风险;再如发行部门为扩大征订量,给订户赠送物品,给发行人员进行新增订户奖励,也存在增加的收入与成本之间的比较风险.因此报业集团的内部控制体系中建立风险管理机制,对风险进行辨别、分析、管理、控制就非常必要.

6.加强内部审计,保证内控实效.随着文化体制改革的不断深入和报业经济规模的不断壮大,报业经济的经营方式和资金来源渠道都发生了变化.内部审计作为报业集团现代企业制度建设中不可或缺的职能部门,是内部控制机构的重要组成部分,同时又是监督评价内控的主要手段.但是目前我国报业集团内部审计缺乏相对独立性,内部审计人员开展工作时,不可避免地受到本单位利益的影响.内部审计的这种独立性的相对缺乏,决定其很难站在客观、公正的立场上对企业的财务状况做出客观、公允的评价,其权威性也时常受到质疑.同时伴随着报业集团规模的扩大,业务的拓展,会计核算的复杂性都给审计人员带来挑战,因此加强内部审计可以从以下几个方面考核:提高内部审计地位,保持相对独立性;要严格审计底稿的分级复核制度,减少或消除人为误差,及时发现和解决审计过程中遇到的问题,以保证审计计划的顺利实施;配备一定数量的具有较高审计业务水平的专职审计人员.

7.提高会计人员业务水平,加强职业道德建设.人本管理是现代企业管理的新模式,内部控制引入人本思想,关注人在管理中的中心地位,通过明确人的责权利,将人的作业内容、流程、方法和考核予以规范,调动员工的主观能动性,倡导人管而不是管人.报业集团进行内部控制,以财务内部控制为核心,提高会计人员的素质是关键因素,因为所有的业务流程、财务活动都是由人员实施的.报业集团最终财务内部控制效果,与会计人员职业道德和业务能力有很大关系,因此不断培训员工的业务能力,同时加强职业道德培养,不断用科学发展观、社会主义荣辱观来教育员工.

8.注重对内部控制体系的监督.为了确保内部控制制度被切实执行并能随时适应报业集团所面临的新形势,就必须对其进行时时监督和评价.内部审计机构应当承担的主要日常工作就是对内部控制制度进行评价,对内部控制过程及其设计提出建议,以便能及时发现问题和解决问题.同时报业集团的管理者也应经常审视内部控制制度,对其进行修改或者制定新的以保证能够适应新形势、新情况的要求,以保障报业经济的健康有序发展.

建立和完善内部控制是报业集团在市场经济下必然的选择.报业集团只有建立完善的内部控制体系,才能在日趋激烈的市场中站稳脚跟,发展壮大.