ERP系统实施后企业会计档案的保管

点赞:21171 浏览:95226 近期更新时间:2024-03-13 作者:网友分享原创网站原创

ERP是由美国GartnersgropsInc公司于20世纪90年代初提出的,是信息时代的现代企业向国际化发展的更高级管理模式.ERP(Enterprise Resource Plan-ning,企业资源计划)是建立在信息技术的基础之上,利用现代企业的先进管理思想全面地集成了企业的所有资源信息,并为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台.ERP系统体现了现代企业管理理念,贯彻了企业统一的业务流程,包含了企业各种基础业务数据,能产生各种企业管理报表,是企业经营情况的综合管理系统.ERP实现了“物资流”、“资金流”、“信息流”的三流合一,其宗旨在于通过标准化的业务流程和标准化的信息数据,利用企业的所有资源,从而提升内部运营的效率和整体的经营水平,达到实现企业的经营目标.ERP系统的实施,对会计档案管理工作提出了新要求.

一、ERP系统实施后的变化

ERP系统实施后,整个企业一个账套,在一个平台操作.账务处理方面的变化,表现为以下三个方面:

1. 交易的集中.整个交易的数据从源头开始,就集中在一起,减少中间的输入环节,它是更高层次的集中.以原材料的收发业务为例,通过原材料的收发业务完成数据采集以后,它能够自动地通过原材料系统进入总账系统,而不需要财会人员重复地录入数据,就能完成数据采集分散化,实现数据处理集中化.

2. 凭证集中.各个录入点在进行会计业务处理时,实现了财务信息系统数据的集中,财务的核算和账务处理,在一定程度上都集中到企业的高层管理部门处理.

3. 报表集中.对大的企业集团,特别是全国性的集团公司来说,以往每个二级单位都能够提供比较完备的财务报表,这种集中很难避免有检测账、检测表、错汇的情况.报表集中是最容易达到的,也是水平最低的集中.因此,交易集中下,财务信息系统和业务系统完美地结合在一起,实现了报表集中处理,保证了会计信息的准确.

二、会计档案的管理模式

会计档案是财会人员的工作成果,是财会人员辛勤劳动的最终体现,是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据,是企业档案的重要组成部分,主要包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料.结合实际工作,ERP系统实施后,针对账务的集中,会计档案如何保管,笔者认为会计档案的保管模式,可以采取集中式保管、分散式保管,以及集中与分散保管相结合这三种方式,分析各自利弊,与广大读者一起探讨.

1. 集中式保管.主要体现在两个方面:一是以ERP信息系统内部法定的、自动生成的会计凭证编号为基础,将分散在各个利润中心的会计档案,以时间发生的先后顺序,按会计凭证编号由小到大,由集团公司统一进行整理装订,形成的会计档案集中在集团公司保管;二是各个利润中心以自己在ERP系统内部的会计凭证编号为基础,按时间按序号整理装订形成的会计档案,然后按时间的先后,逐年移交集团公司,集中在一起保管.这样做实际上是将各利润中心形成的会计档案,定期集中到集团公司保管,这样的集中,只是形式上的集中.集中式保管的好处是体现了一套账的精神,但对全国性的企业集团公司来说,地跨数省,有数十个录入点,集中是不切实际的,会计凭证的装订、整理工作量太大,特别不利于债权债务的管理、账实的核对,同时,加大了会计档案的采集与保管成本.


2. 分散式保管.各利润中心以自己发生的业务为基础,将当年形成的会计档案自行保管,保管的会计档案包括本利润中心所经管的债权债务余额及明细表、资产明细表、货币资金余额表、会计凭证、内部管理报表以及其他会计核算专业材料.分散式保管的好处是各负其职,只要各利润中心保管好自己所经管的会计事项,保证资产与负债的准确性,这样集团公司资产与负债的正确性就有了基础.但这样做与ERP系统实施后交易集中、凭证集中、报表集中相矛盾,不能体现一套账的要求.分散式保管容易造成会计凭证所附资料的重复,同时,各利润中心为取得本利润中心凭证编号的连续,也会造成会计凭证的重复,主要体现在材料的出库、折旧费用的计提、各利润中心之间相互结算等三个方面.而ERP系统体现集中精神,如各利润中心交纳的土地使用税、房产税、车船使用税及印花税、单据却分散在各地,如果税务机关要看实际交纳情况,只能看到集中汇总的数额,而不能看到原始税票.

ERP系统实施后企业会计档案的保管参考属性评定
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3. 集中与分散结合保管模式.以上两种方式相结合,将增值税的抵扣、企业所得税的交纳、关键资产的出租、资产的处置、产权变动、100万元以上的投资支出、1000万元以上的项目改造等,以及具有特殊事项的会计业务处理所形成会计档案,集中在集团公司业务部门处理,而把零星的、日常正常发生的费用形成的会计档案,留在各利润中心,会计档案分散保管,这样既体现了ERP系统交易集中的要求,符合ERP的要求,体现了会计上的重要性原则,弥补集中式与分散式这二者的缺陷,达到降低会计档案采集和档案保管成本的目的.