高校会计电算化应用现状建议

摘 要 ：随着社会科技的进步与发展与会计核算的信息化的逐渐普及,高校会计核算也趋于自动化.而现状下高校会计电算化存在着一定的问题,针对所面临的困难,提出若干会计电算化建设的建议,使会计电算化更和谐地适用于高校会计核算.

关 键 词 ：高校；会计核算；电算化；财务管理

中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）005-000-01

计算机系统的应用为人们的生产和生活提供了极大的便利,也为办公方式带来了划时代的变革.会计电算化具有高效、准确、便捷等优点,致使会计核算的信息化管理为传统的财务管理模式带来了巨大的冲击,同时,也为会计办公的自动化奠定了基础.

一、高校会计电算化化的应用现状及其优势

现阶段,国内高校的建设已经得到充分的重视,许多高校已扩建多个校区,下设多个二级学院.传统的财务管理方式已经难以适应高校财务的发展要求,使得高校的会计办公系统也逐步加强信息化建设.大量高校利用财务软件,通过校内网络间的信息交流使校内教务、科研、后勤和管理实现一体化,使财务信息在校内得到共享.会计电算化利于学校管理人员对财务信息做出科学的统筹和规划高校会计信息化充分显示了自身的优势,具体体现在以下几个方面：其一,优化 了会计的核算职能.财会工作主要体现为其核算和管理职能.会计信息化建设最为突出的作用是改善了会计的核算职能,大大降低了会计的日常工作量,会计信息化使高校财务建设和管理过程更为规范.其二,节省财务部门的人力和财力的开支.高校会计电算化对传统财务管理模式有重要的影响,传统的财务管理由于涉及到多个组织结构和部门之间的协调,使得财务管理工作存在大量的重复和冗余,使得对财务内部的监管工作难以有效实施.同时,传统的财务管理依赖人工的财务处理和监管,难以优化利用人力资源,并提高了管理的成本.

二、会计电算化所面临的问题

1.存储的安全性要求更高.由于会计电算化档案只能存储在硬盘、光盘、磁盘等磁性化的计算机存储介质上,大量的数据集中在小小的一块存储介质上,一旦操作失识,硬件、软件、网络出现故障,可能导致数据丢失,而且介质的损害往往是不可修复的,这就增加了数据保管的系统风险.同时,由于电子计算机本身所固有的道德网险,如病毒的感染、的攻击等.

2.财务软件的通用性较低.各个部门之间使用不同的软件,软件之间不兼容,导致数据资源不能共享.各个部门之间使用不同的软件,使数据资源不能共享.财务部门使用的是“用友软件”、“ 金蝶软件”、“ 金算盘” 等软件,人事部门使用的是“里诺人事管理系统”、“ 总管家人事工资软件”等,同样的业务以纸式流转到财务部门,再以手工方式录入 “用友财务软件”, 同样的情况也出现在后勤部门、科研部门中.软件的不兼容性,导致业务环节的增多,浪费人力物力,软件之间的不兼容,弱化会计的监督职能.

3.会计电算化的半自动记账.计算机会计发展至今,已经取得了非凡的成就.但计算机记账自动化程度不高,严格来说,还是一种半自动化,还离不开手工的第一步处理,即手工将原始凭证及其记账凭证输入计算机,并仍需人脑选取会计科目与借贷方向.在此基础上,计算机才能自动处理人输入的数据.显然人做了前半部分事情,计算机再自动做后半部分事情,故可称之为半自动化.

4.会计电算化专业人员缺乏,会计电算化人员整体水平有待提高.我国的会计电算人员大都可以熟练操作财务软件,这仅仅是会计电算化初级人才所要达到的目标.而长期以来,会计电算化人才水平较低是制约会计信息系统进一步发展的重要问题之一,在会计软件开发和维护、会计信息的分析和处理等方面尚有欠缺.

三、加强高校会计电算化建设的建议

1.健全和完善电算化档案管理制度.要严格按照《会计法》和财政部制定的《会计电算化档案管理办法》,以法规制度的形式加以强制,这是做好会计电算化档案管理的保障.严格执行安全保密措施.各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘等,未经单位领导同意,不得外借和拿出单位.经领导同意借阅的资料也应履行相关手续,但原件原则上不得外借.对存档的会计资料要检查记账凭证上录入人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章,收付款记账凭证还应当由出纳人员签名和盖章.

2.加强设备管理的安全性.财务部门配有专用或主要用于会计电算化工作的计算机、UPS及其他机房设备,必要的硬件设备是会计电算化的物质基础.加强设备安全和网络安全的重要性,如安装正版杀毒软件,计算机加密,外来存储设备在专用计算机上无法识别等方法.定期查杀系统漏洞,查杀病毒,保障数据的安全.要及时做好档案备份工作,对存有会计信息的磁性介质及其他介质,在未打印书面形式之前,应妥善保管并留有副本,准备双份,存放在两个不同的存储介质中,最好是两个不同的建筑物内,并且要做好防磁、防火、防尘和防潮工作.对于采用存储介质的档案,要定期进行检查复制,防止由于存储介质的损坏而使会计档案丢失.

3.实现业务数据与财务数据接口运行,充分发挥会计职能.软件之间的不兼容, 弱化了会计核算职能.实现资源共享的最简单方式,是针对现行软件开发接口程序,接口软件被称为第三方软件,它从业务部门的中心数据库提取财务所需信息,以加密形式,生成财务软件可以识别的会计记帐凭证,导入财务系统.在会计电算化中,由于数据处理的方式改变,会计软件中的明细帐,总帐间的核对关系已不复存在,当前的会计软件中的明细帐,总帐的数据都是由录入记帐凭证后, 由同一信息生成.会计审核也由人为审核改变为人和计算机共同审核.因此,会计的核算水平将大大加强,会计信息的审核也将从事后审核逐步向事中审核过渡.

4.优化财务管理人力资源建设.加强会计人员电算化知识的培训和普及,提高整个会计行业会计人员电算化业务素质.会计信息化是借助于网络和通信,以信息化建设为基础的财会管理方式,与传统的财务管理方式相比较存在着较大差异.高校的财会管理离不开人力资源建设,这也要求会计人员要接受新观念,适应新方法,开拓新思路,熟练运用网络和计算机资源.因此,加强高校会计从业人员的培训,培养财会专业和计算机专业相结合的综合型人才已成为当务之急.