采购与付款环节风险与内部控制设计

[摘 要 ]采购与付款业务的内部控制总目标是规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊.为了防范采购与付款业务风险,提高采购效率,减少采购成本,很多企业采用集中采购和招标方法,运用现代化管理手段来规范企业的采购流程,本文以对某百货公司采购为例,介绍分析采购与付款环节风险与内部控制设计.

[关 键 词 ]采购与付款环节；风险；内部控制设计

一、企业采购与付款业务的流程分析

该集团实行集中采购模式,具体的业务流程如下：

(一)汇集请购单

该公司的请购单分为：一般物料请购单、特殊物料请购单和部门物资请购单.所有的请购单均由综合部完成请购单的初审,并按物料进行分类、整理.

(二)选择供应商.

是供应商选择中比较重要的环节,该公司采用公开招标的方式,招投标工作由采购中心业务部组织进行.

(三)签订合同.

采购中心业务部与供应商签订单、合同,供应商按合同规定的时间、供货.财务人员录入合同资料、单.

(四)验货入库.

仓库保管员先核对订单,然后开具手工入库单、质检入库通知单,质检人员验货后,出具质检报告：合格物料,保管员将质检报告和质检入库通知单传递给记账员处.

(五)校验.

采购人员(月末)统计汇总需要开票的入库单,向供应商索要,然后将入库单和提交给财务会计部,财务会计部核对入库单、单据是否匹配.

(六)付款.

发生支付业务时,先由请款部门经办人填制请款单.财务人员查看部门预算费用,然后审批.付款经办后,付款票据交由制证会计进行记账处理.期末由指定会计编制银行调节表,落实、跟踪未达账项.

二、企业集团采购与付款业务风险分析

该企业各环节的具体风险和重要性评价如下：

(一)汇集请购单.由于市场有不确定性,企业的采购计划不能完全依赖于系统的计划,一些特殊的物资采购应结合企业资金情况,科研情况和市场环境,通常还需要高层领导和财务人员的参与.主要风险是基础数据不准确或领导信息不对称造成请购不合理.

(二)选择供应商.这一环节是存在猫腻最多的环节,供应商的评估、选择、谈判、合同的签订等各个过程需要用制度加以规范.供应商的资信、到货率、银行与供应商的评估、付款直接相关,供应商资料也需要专人进行维护.主要风险是评估程序的不当或资料的不准确造成选择供应商的不恰当.

(三)签订采购合同.合同的签订与企业的用款计划、资金状况密切相关,采购人员合同签订是否合理需要财务人员的监督.财务人员不参与合同的签订或采购部门的付款计划与财务预算不符,可能会发生危机.

(四)验收入库.只要实现了收货员、验货员与记账员的不相容职责分离,风险较小.

(五)校验.该公司由财务人员保管入库单、,并在系统外进行入库单与的匹配,然后输入系统.也可以设置为当与订单一致时才能过账.这一环节风险较小.

(六)付款.付款前必须确保银行票据系统与会计信息系统的数据同步更新并保持一致.

(七)未经授权修改会计系统.该企业运用现代化信息管理系统,数据信息存在着非授权访问的风险.非授权访问人输入虚构的信息,系统对交易进行了不恰当记录.

三、对该企业采购与付款业务进行内部控制设计

(一)建立完善的授权审批体系和考核制度.

对各类不同的物资请购,企业应建立完善的责任授权体系.部门物资需求由部门资产主管人负责：特殊请购计划的制定必须由公司计划部、营销部等相关部门综合讨论决定,必要时还必须取得高层领导的同意.为了保证权责对等,企业应建立适当的考核体系,做到谁拥有权利谁承担责任.

(二)建立供应商定期考核制度.

为了得到真实准确的供应商信息,采购中心应定期对供应商进行考核,以系统提供的各项指标分析表和相关检测部门提供的物料质检分析报告为主要依据,并设定评分标准对供应商进行评分,理性选择供应商.

(三)建立不相容职责分离制度.

公司应通过采购部门、物资管理部门、内审部门的组织设置基本实现请购与采购、采购与验收、合同订立与审计等岗位的职责分离.制度上需要关注部门内的不相容职责分离,主要有供应商的选择与考核,收货、验货与记账.通过职务的分离,有效防止收货环节的舞弊.

(四)建立招标过程的审计监督制度.

在选择供应商环节,电子采购平台需要与一系列的制度加以配合.做到每一次遴选必须通过平台招标.企业应成立独立的审计部对招投标实行管理和监督,网上竞价或招投标物料也应交专人签字确认.

(五)建立财务部的合同审核控制制度.

在与供应商签订合同时,财务处采购会计要对采购文件进行最终审查,确认其符合规定后方能支付预付款：采购会计应将合同信息与采购部门采购信息核对一致后录入会计信息系统,并负责原始合同资料的分类与保管.财务人员在此过程中要充分发挥.

(六)建立健全的购入商品验收制度.

购入商品验收工作必须由独立于请购、采购和会计部门的人员担任.验收部门应根据采购单上的数量和质量要求,对商品进行验收.验收后,验收部门对已收货的每张单编制验收单,验收人员将货品送交仓库或其他请购部门时,应取得经过签字的收据,验收人员还应将验收单送交会计部门.

(七)建立付款的请款控制和供应商信息的定期维护制度.

为了防止不合理的付款,企业在付款前,应由请款人员填制请款申请书,由财务人员核对请款是否合理、是否在部门资金预算范围之内.所有已确认的负债应及时支付,争取获得折扣,加强同供应商的良好关系和维持企业的信用,会计部门应定期检查应付账款的明细账和有关文件,以防止失去可能的折扣.

(八)建立访问安全制度.

会计监督应当考虑是否足以防止未经授权修改会计系统或会计记录,或者修改向会计系统提供数据的系统数据.信息系统操作人员应当在权限范围内进行操作,更换操作人员或者泄露后,必须及时更改,防止他人越权散发不当信息.