如何建立健全存货内部会计控制

摘 要 ：针对我国目前一部分中小企业存货管理的现状及存在的问题,存货缺乏科学的采购计划；部分产品库存积压严重；存货管理制度不健全；存货的结构在ERP结构中划分不合理；盲目实行批量采购,部分存货的成本偏高等现象.本文就建立健全单位存货内部会计控制制定的必要性及如何建立健全存货内部会计控制进行阐述.

关 键 词 ：存货存货 管理制度 内部会计控制

一、中小企业存货管理的现状

(一)存货采购过程

1、中小企业在申购环节上,通常情况下是由使用者先提出,报经批准后,采购人员采购,没有根据实际存货库存；也没有考虑经济进货批量；盲目、任意性审批.

2、在贷款的操作程序上,企业不是根据实际需要来申报采购计划,而是预估原材料不够就去写一批回来放着,至于此次采购量的多少,是靠采购部门感觉办的,缺乏计划性,盲目采购,经常造成原材料积压,加大资金成本,降低经济效率.有的存货在需要时如发现没有,才马上通知采购去写,经常会出现不能按照物资需求量来提出采购申请,有时造成停工带料现象.

(二)企业产品原料库存过大

一般企业的原料库存是一个月,可是现在部分公司的部分原料库存明显大于生产线未来一个月所需,这些产品原料的库存量明显过高,这些多出来的原料库存将占用大量的仓库存储空间,也需要更多的管理人员管理,进而增加了库存的管理成本,影响了公司整体效益的提高.

(三)存货管理制度成摆设

另外存在的问题是,企业的工作人员对企业存货管理制度的执行不到位.例如公司一般会要求先进先出,要求仓库管理者在发出物料的时候按照这一原则,但是在实际情况中,工作人员很少按照这一原则来进行发货,这就造成部分物品因在仓库积压时间过长,导致其超过保质期,发生变质变色无法使用等情况,给公司造成损失.

二、中小企业存货管理的主要问题

(一)缺乏科学的存货采购计划

1、企业存货采购的过程中缺乏周密、科学的采购计划,存货采购与否、采购多少、何时采购往往是领导者根据自己的经验或者感觉来决定,影响了存货采购的科学性.

2、存货流动性比较差,变现能力弱,过多的存货会导致占用大量经营资金,使资金短缺的企业面临更大的融资困境,资金使用效率低下；

3.没有按经济进货批量采购,更没有考虑存货到达时间的保险储备,增加存货短缺成本,

4、存货采购缺乏科学性还体现在,采购没有统一部门及负责人,并且缺乏奖惩措施.造成盲目或延时采购,停工带料造成停工损失.

(二)部分产品库存积压严重

企业库存,这些产品的库存量明显过高,它们不但占用大量的仓库存储空间,而且占用大量资金,加大管理成本和资金成本,进而影响了公司效益的提高.

(三)管理制度执行力不够

企业存货管理制度健全,可是很少有人去执行,主要是作为公司高层的管理者对该问题的重视程度远远不够,这样的制度执行力度,使工作人员的工作质量是很难保证的,这些也是某些供公司存货管理出现众多问题的又一个重要原因.

三、对我国目前一部分中小企业存货内部控制制度设计

(一)完善企业存货内部控制的措施

1.建立健全内部控制制度,内部牵制制度

建立健全内部控制制度的核心是建立健全内部牵制制度、内部稽核制度和内部监督制度.

建立健全内部控制制度,内部控制是指具体的业务部门,而不是由一个部门或一个人完成一项业务的全过程,必须由其他部门或人员,检查的正确性和收敛性的部门可以自动完成的工作在前面.在正常情况下,分工负责人员,起着控制作用.它由一个适当的授权,不相容岗位职责,文件和记录控制,独立的检查,这样的链接.约束条件包括相互制约,相互制约,有关部门上下级之间的.

2.用现代的管理方法加强存货物资控制

公司应该采用现代化的管理方法来加强库存材料的管理.例如,可以用现代化的管理方法通过使用控制软件来适当的加强库存管理,建立内部计算机网络系统,在相关部门建立网站,使用采购计划到销售,实现数据共享.只有这样,才能能更好的实现货物物资的控制.因此,会计人员,保管人员,供应人员“三位一体”控制竞争格局.

3.制定合理的存货周转流程

根据公司的具体情况,以财务部门为中心,建立健全公司的高效、合理的库存周转流程制度.销售部门,生产调度中心,生产部,采购中心,仓库,根据不同类型的文件,工艺车间,保证原材料的采购,储存,加工,入库与发货和销售,使每一环节物流、单证流同步进行,财务部根据单证按照一定的方法及时记账,对重点存货做到永续盘存,从财务账上反映出产品的生产过程.

(二)有效执行企业的内部控制制度

建立完善的内部控制制度得不到有效执行,也是枉然.内部控制之间的关系是环环相扣的,不能忽视任何一个步骤.

1.把好进货关

企业库存量的大小取决于购进、生产需用和销售,而购进是最前卫的.企业购进货物要慎重,要充分做好市场调查,顺应市场行情,购进适销对路的商品.多销、快销,创造效益而不致积压毁损.

2.做好存货保管工作

保管工作具有繁琐性、连续性、反馈性三个特点.认真负责,照章办事并不是一件一蹴而就的事.企业经营过程中会出现各种各样的随机事件和特殊情况,保管员在工作中要始终把握 手续齐全这一原则,以不变应万变,并以高度的责任心及时将所发生的意外事件向领导汇报,以尽量减少损失.

3.建立有效的激励制度

加强对内部控制制度的执行情况的检查和评估,并建立有效的激励机制.为了保证企业的内部控制制度能有效地发挥作用,并持续改进,企业必须对时间的内部控制制度的执行情况的检查和评估,看企业内部控制系统有效地遵循.

总之,存货是企业的一项重要流动资产,要加强存货管理,建立健全存货内部控制并有效执行.