美国会计报表编制的几个技巧

母公司是美国公司的外商投资企业,必须按照美国的会计准则和报告编制原则准备财务报告,其会计报表编制方法和编制要求与目前国内会计报表存在较大差别,笔者从实务中,以采用标准成本的制造业公司为例,总结出编制美国会计报表（以下简称报表）的几个技巧,和大家共同探讨一下.

第一,缩短结账到利润表输出的时间.美国公司会计报表分为资产负债表、利润表、流量表及附注等.出于公司内部管理和考核的需要,还会有不同基期的比较利润表、部门费用表、其他销售成本表、手工调整成本表、客户收入成本明细表、不同项目获利分析表、分项目的利润表等.其中,当期的利润表是最主要的报表,需要最早提交.一般情况下,利润表只有等到所有账务处理完成后才能准备,需要一到两天的时间.但由于大多数母公司有合并会计报表的需要,利润表必须在每月的5号之前提交.而另一方面,由于关联方较多,内部往来款的核对要求比较高,不同国家和不同地区间的往来款必须核对相符.所以,一般情况下,往来款的截至日期会延至2号,其中外币业务引起的汇兑损益直接与利润表相关.账务处理结束之后的报表编制、审批和最后的报出只有一天的时间.因此,为及时、准确地报出月度报表,必须缩短结账到利润表输出的时间.实务中,把结账过程中产生的试算平衡表、收入明细表等重要报表与利润表直接链接是一个高效、实用的方法.其中,需要手工编制的部分,如标准成本核算下的手工调整成本、成本差异等内容,直接在附表中单独列示,并与利润表链接.这样,一旦结账完成,迅速形成利润表.而且,这样也可以在结账过程中,快速生成不同时点的利润表,通过分析经营成果,即时控制结账的各个环节.在通过试算平衡表、收入明细表链接出利润表的各个项目时,应该增加试算平衡的检查,防止输出的利润表出现遗漏和错误.

第二,科学设计实用的基础表.需要报出的报表,编制的难易程度有所不同,有些报表比较容易,能够直接从不同会计科目中获得.对此类报表,设计不同的基础表有利于编制效率的提高.最典型的是各种费用报表,数据直接可以从ERP系统中得到,但需要改变格式.所以,事先可以根据报表项目,设计出按照成本中心或费用性质分类的基础表,用公式和函数把基础表和报表直接联系起来,方便报表的输出.基础表的设计必须足够明细,能满足所有的报表项目.对于单独列示的费用,如果明细的会计科目还不能满足其细化的要求,可以

根据财务核算采用的ERP系统的不同,设置单独的索引号归集相应的费用.因此,费用报表编制就可以节省重复的编制和核对时间,把工作重点放在财务分析中,如各种费用中的重要项目、总体费用比例、本月与年度以前月份（或以后月份）的对比等.固定的格式还有助于检查会计科目使用的正确性,一旦出现与费用报表格式上不相匹配的会计科目,就可以迅速查出错误的会计凭证.

第三,及时确认重要的会计信息.报表涵盖的会计信息,分别在结账过程中的不同时点得到.所以,为了提高编制报表的效率,及时确认重要的会计信息是一个良好的途径.以盈利分析报表为例,这类报表对管理层决策具有很大价值,所以报表编制的时间性要求非常高.仔细分析这类报表,最核心的部分在于对收入、成本和费用的分配依据.

一般情况下,财务核算系统能够自动将收入按各个项目分类,对成本中标准材料成本部分,也能区分,所以盈利分析报表的编制主要工作内容是手工调整成本和各类费用的分配.手工调整成本的分配主要依据是手工调整成本凭证的摘 要 ,所以,摘 要 描述要做到规范准确.手工调整的内容主要包括运费、关税、盘点差异、废品、包装材料、存货的估价调整以及手工发运的成本结转等.这项工作可以在成本结转完成就着手准备,不用等到外汇汇率调整的结束.

通常情况下,费用是根据其性质选择不同的分配基础进行分配.制造费用和折旧因为与制造过程的长短直接相关,通常采用工时作为分配基础.管理费用和工程费用与制造过程的相关性较弱,故采用收入作为分配基础.在ERP环境下,收入通常是系统控制的,所以相关的账务处理能够较早完成,相应地,按不同项目的收入和工时信息较早就能得到.所以,可以事先对收入和工时信息进行确认.收入确认可以结合公司的具体控制进行.一般情况下,公司会有季度的预算、月度预算和月终快报等不同形式的预算报表要求,其中都会包含不同项目的收入预算,这些都可以作为最终收入确认的审核依据.

对工时的确认可采取获取不同途径获得的数据进行对比的方法,公司日常管理中,有实际发运工时、考勤工时和ERP系统自动归集的发运工时.这些工时的信息来源不同：实际发运工时由物流部门计算,依据工程部门给出的单位产品工时,手工统计实际发运数量进行计算；考勤工时由人力资源部统计,是计算人工费的依据；ERP系统自动归集的发运工时,是基于系统内维护的单位产品工时,按照系统内的发运数量计算.在分配制造费用和折旧时首选系统自动归集的产品工时,但前述的实际发运工时与考勤工时与之密切相关,可作为对发运工时分析性复核的依据.

第四,提前准备季度和年度预算资料.以采用标准成本的制造企业为例.其业务目标是达到年度预算的各项指标,而且,预算的财务信息需要按照季度更新.实务中,按季度更新的预算可分为0＋12、2＋10、5＋7和8＋4 四种类型的预算报表,前面的数字代表实际发生的月份数,后面的数据代表尚未发生的预测数.年度预算称为年度业务计划,通常从销售收入预算开始编制,材料成本信息主要参考最新的标准成本信息,制造费用、管理费用参照上一年度的实际发生数（如果在8月份制定下一年度的业务计划,主要参考8＋4的报表数据）.预算报表与日常核算的报表类型和格式相同,所以,日后的跟踪的差异分析非常方便.

通常情况下,年度预算会在8月份开始编制,销售预测、人工成本、新项目费用、旧项目终止等重要的财务数据必须事先准备好.同时,编制8＋4 时需要更多考虑可实现性,一方面,是因为这是最后一次更新预算,直接披露年度业务计划是否能够实现.另一方面,8＋4的数据是下一年度预算的编制基础,直接影响到关键指标的制定.通常情况下,年度预算中存在较多的不确定因素,编制过程中不能完全照搬本年度8＋4 的各项指标,只能是在此基础上估算出预算年度公司最合理的成本结构,然后按照这个结构对既定的收入进行成本和费用项目的编制,形成年度预算的初稿.

初稿形成后,会有很多次复核,预算指标会不断变化,对于具体项目修改的复核意见比较容易执行.如果只是要求达到一定的利润要求（一般是比初稿更高的利润）,报表编制者需要承担较大的风险,这种情况下,需要分析预算的各项目的可实现程度.如果确定的收入比可实现的收入要高,就可以按照高出的比例算出影响金额,相应调低材料成本.如果确定的收入接近或低于可实现收入,就只能结合公司管理层的各项与节约成本相关的改进措施逐项分析,计算出减少的成本或费用来修改年度预算.

在对改进措施的成本费用节约计算时,需要对比本年度和预算年度的收入、汇率、主要原材料以及不同项目构成等方面的因素,将预算年度的目标金额换算成本年度的数据.换算出与本年度可比较的目标,具有较强的直观性,能够方便各项改进措施可实现性的复核.而且,由于该项复核通常在预算年度之前,各部门不需要重复再做年度之间的变动因素分析和指标数据的换算.季度预算的更新与年度预算的编制程序基本一致,可以视公司的业务变化情况做适当的简化.与年度预算相比,收入预测、当前汇率和主要原材料单价必须得到及时的更新.

第五,逐层检查报表勾稽关系.美国报表种类较多,以利润表为例,直接相关的报表包括部门费用表、收入和成本明细表、获利分析表等附表,这些报表均与利润表有勾稽关系,所以,在报表发出之前,必须检查各个报表之间相关项目的勾稽关系是否正确.而且,由于核算细化,许多报表项目有两个以上的数据来源,或直接从特定的会计科目中得到,或从特定的系统报表中得到,所以对科目发生额与报表项目的核对也十分必要.例如,编制按客户分类的收入明细表时,数据通常直接从系统中导出报表得到.如果单独为某一重要客户建立特别的收入科目,这个科目发生额可以直接生成报表项目.核对这个会计科目发生额和报表金额,可以防止不同来源同一数据不一致的情况,提高财务核算的准确性.另外,关联交易在合并会计报表时需要抵消,所以,相关的报表必须做到和系统会计科目归集的结果完全一致.

第六,报表注释重点突出.编制美国报表时,报表注释是必不可少的.注释的内容主要是各种差异的分析,选取的比较报表按照报送目的可分为上年度（或上年同期）、年度预算（或季度预算或月度预算）.对上年度（或上年同期）财务信息的比较通常是满足对外会计信息披露目的,所以只要达到报表披露要求即可.但与年度预算（或季度预算或月度预算）

的比较主要提供给内部管理层,所以需要深入分析和解释.不同公司对会计注释的要求不同,但通常情况下,以下情况均需要注释：

1． 收入高于（或低于）比较期10%；

2． 资产负债表项目变动超过10%；

3． 销售成本率变动超过3%；

4． 资产负债表项目的负数；

5． 会计调整事项.

作者单位：德尔福派克电气系统有限公司烟台分公司

中国银河证券有限公司烟台分公司