会计信息化环境下企业内部控制的优化

[摘 要]随着会计信息技术在企业财务管理中的广泛应用,企业在管理模式、业务流程、生产方式等诸多方面都面临变革.企业的内部变革给企业内部控制带来多方面的促进推动,但同时也是企业面临会计信息化环境下的特有风险.如何对内部控制体系重新设计和创新成为现代企业在信息社会发展所必须面对的问题.

[关 键 词 ]会计信息化 内部控制 现代企业

管理是企业经营永恒的主题,企业内部控制是现代企业科学化、规范化发展的必然产物.随着时代的变革、市场竞争的加剧、经济环境的变迁,以及企业管理的需要,企业内部控制理论不断丰富、发展和完善.在知识经济高度发展的今天,会计信息技术在企业内部控制载体中的广泛应用对企业管理者提出了一个崭新命题,尤其是在会计信息化环境下如何进一步优化企业内部控制.

一、企业内部控制的科学内涵

(一)企业内部控制的成因与发展

内部控制的思想萌芽于公元前3600年的美索不达米亚文化,18世纪工业革命后的美国企业初步建立了内部牵制制度后,内部控制制度在西方发达国家逐渐建立和完善.从最初的内部牵制逐步发展成为制度、结构,直至整体框架的形成,其控制功能在控制手段的精确性和运作机制的高效性的加强下也愈发强大.信息社会中的现代企业,信息系统成为内部控制的载体与对象,如何在信息技术的支撑下充分发挥企业内部控制功能,优化传统内部控制既是企业自身发展的内在需要,也是适应经济全球化、社会信息化发展的客观要求.

(二)企业内部控制的概念与构成

从“全部控制论”的观点来看,企业内部控制超越了传统的会计、财务范畴,包括全部管理控制,渗透到经营的整体和管理的全过程,是现代大中型企业实现高效专业、规范化、自动化组织管理的基础条件和必要技术.以控制的要素进行划分,内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五要素,其中控制环境是其他组成要素的基础.

二、会计信息化对企业内部控制的影响

(一)信息化对内部控制的积极影响

信息化在企业管理中掀起了一场无纸化、无场所化革命,通过对经营、财务管理流程的变革,极大程度改善与增强了企业内部控制的效率、效果.首先表现在内控组织结构及控制方式的改变.传统的“金字塔”式层级结构向柔性化方向过渡,提高了信息传递的效率、效果,增强了管理透明度.其次,控制范围的扩展.信息技术的广泛应用使企业与客户、国家之间及企业之间的资源共享成为可能,企业内外边界逐渐模糊.再次,企业内部控制程序简化,从顺序化向并行化过渡.信息过程与业务过程的同步实现减少了信息差错率,企业、客户、供应商之间的信息沟通、业务信息得到了更好更及时的处理.最后,内部控制向集中化和协调化方式转变.信息化网络使员工成为企业网络中的节点或决策点,人机系统控制改变了传统的命令和控制的传统方式,信息化系统使企业内、外部人员实现了平等、动态的协作沟通,内部控制方式走向集中化、协调化.

(二)会计信息化环境下内部控制存在的问题

企业管理尤其是财务管理逐步实现信息化的同时,企业内部控制环境也随之产生新的变化,流程化控制管理所推动的传统手工状态的风险控制向电子技术处理的转变,使企业面临信息化条件下的特有风险.

第一,会计信息化本身的技术危险.无纸化数据办公和电子信息传递在便利了内部控制的同时,也出现了信息安全问题.首先,系统资源问题.信息技术载体的无形磨损能否跟上时怎么发表展,技术成熟度是否可靠.其次,道德风险.磁性数据的“无痕迹”修改操作可能遭致企业内部员工的篡改、泄密或来自关联方和社会不法分子的非法入侵.再次,程序化运行风险.数据输入、处理、传递中的任一环节的的错误都会被系统扩展延伸,使企业决策面临数据可靠性的考验.最后,物理风险.主要指由信息系统的硬件、软件以及网络等出现故障导致数据丢失带来的风险.

第二,控制信息失真带来的风险.事实上这种情况的出现更多的来自人为因素而非技术因素,譬如会计信息被计算机舞弊的风险增加.

第三,会计信息化创新问题.即如何将会计信息转化为内部控制的有效手段,真正实现向集约型管理模式的转变.

第四,业务流程中的管理风险.首先是财务管理业务流程标准化问题.信息化建设中的标准化是实现成功管理的前提和基本保证,否则会造成建设的被动和资金浪费.其次,会计信息化带来的业务流程重组带来的管理风险.业务目标的实现、岗位权责的分离都需要重新确定稽核点和平衡点,企业内外部交流的加强也对企业的经营管理、组织协调能力提出新的挑战.

三、信息化环境下企业内部控制的创新

(一)重视风险管理,创建内部控制“硬环境”

首先,强化企业内部安全管理控制制度,尤其是财务管理的安全控制.明确会计岗位权责,建立岗位责任制,会计信息录入、保存操作标准规范化,建立并完善操作管理、数据管理、档案维护制度,建立信息体统软硬件和数据的管理、维护制度,会计档案管理制度规范化,包括纸质原本和磁介质信息的管理,确保信息的完整性和可追溯性.其次,利用技术手段防范来自外部的网络风险.主要是指建设综合性、多层次的安全控制体系,健全访问措施,在基础的防火墙技术基础上加入数字签名技术、密钥技术以及安全协议等,实行财务管理专项制度如采取专室专用、专机专用等措施.

(二)业务流程重组,业务流程与信息流程相统一

会计信息化建设要求财务管理流程与信息流程融合统一.企业业务流程如仍停留在传统手工作业状态,必然导致企业生产、经营、财务管理的低效多耗.因此,内部控制效率、效果的提升,首先应考虑企业财务流程的重建与规划,使企业最大限度的适应现代企业发展的内部环境要求.在企业流程控制的建设中,要注意财务管理与信息流程的协调性,在评估和确定两者风险的基础上,在关键控制点建立模型,科学设定控制参数与程序并嵌入信息系统,打造人机结合,业务、信息处理相统一的内部控制体系.通过科学的信息系统建设,实现业务活动信息的动态追踪,满足企业经营决策的信息需要.

(三)重构企业文化,加强员工道德修养和业务素养

信息化条件下,人力资源管理依然是企业内部控制的基础.会计信息化建设更对财务员工的道德修养和业务素养提出了新的要求,如重组后业务流程的学习,信息系统的操作维护.其业务素质的提高依赖于科学的人力资源管理,绩效考核机制与激励机制.而企业员工的道德风险往往不能用冰冷的规章制度进行规范,只有员工广泛认同的企业文化才能有效遏制道德师范行为的出现.会计信息化环境下新型企业文化的倡导和树立,能够适应时代的变化,有利于会计等财管人员企业凝聚力、归属感的形成,成为企业内部控制的有效辅助手段.

(四)完善组织结构,构建新的内部控制整体框架

第一,明确财务部门岗位权责划分.信息化系统的应用使会计岗位分为基本岗位和信息化岗位.前者由原部门主体分别担任主管、出纳、核算、稽核、档案等岗位,后者负责会计信息化的管理、操作、维护.企业可明确岗位权限,根据企业实际设置相应的岗位.

第二,注意财务部门与信息管理部门的分工协作.企业应设置单独的或部门下属的信息机构,负责企业信息系统的设计、维护、监控.实现两者协作关系的有序运行,除信息化会计岗位外,其他人员也应具备相应的会计信息化知识及操作经验,这不仅需要信息部门的专业支持,也对人力部门的培训计划提出新要求.

第三,强化内部审计制度.内部审计部门密切与外部专业人员的合作,汲取经验,请他们对信息化条件下的审计工作开展提出有价值的建议.利用信息管理的便利性,可不定期组织临时“项目组”,实时在线审计,并及时向主管或决策者汇报负责.

四、结语

会计信息化环境下的企业内部控制是针对企业经营管理活动实施实时动态的监督控制过程.健全有效的内部控制体系不是某项制度或机械的规定所决定的,只有在科学管理、管理的前提下,建立健全信息系统基础上的内部控制体系,在企业内部控制的各个环节实现行之有效的监督、监理工作,才能真正实现企业更好更快的健康发展.