电算化会计档案管理中存在的问题

[摘 要] 随着计算机的普及及网络技术的广泛应用,电算化会计档案应运而生.笔者对电算化环境下会计档案管理中存在的问题进行了分析,提出了解决问题的措施和建议.

[关 键 词 ] 电算化 会计档案 问题 对策

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据.《会计电算化工作规范》对电算化会计档案的定义,是指存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作.到2010年全国80％企事业单位要实现会计电算化.因此,加强电算化会计档案的管理已成为一个现实性的重要问题.

一、存在的问题

随着我国信息化建设和会计档案实行电算化管理的不断发展,会计档案实行电算化管理也提上了工作日程.目前,关于电算化会计档案管理的讨论,大多围绕《会计电算化管理办法》等几个文件对电算化会计档案的基本要求而谈,未提及电算化档案管理中存在的问题及其防范.而随着会计电算化的普及,电算化会计档案管理中存在的问题也越来越突出,原有的管理方式陈旧,脱离基层企事业单位的实际情况,不适应电算化会计档案管理的要求.

1.电算化会计档案管理制度有待完善.实现会计电算化后,会计档案的内容增多了,对环境的要求也高了,而很多单位却没有认识到这些变化,认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化.如电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等.这些电算化会计档案管理中存在的问题,都需要建立健全相关制度予以解决、加以保障.

2.档案管理人员的业务素质有待提高.档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素.在电算化会计档案管理中,缺少档案管理应有的专业知识,计算机应用知识,造成电算化档案管理工作整体水平不高,制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展,这对电算化会计档案的管理和利用都是不利的.

3.相关人员的电子档案管理意识较弱.自开展会计电算化以来,我国实现会计电算化的单位虽然数量很多,但其投入运行的时间多数不长.会计电子档案从收集到归档的过程离不开计算机操作.由于会计人员的电算化操作能力较低,对电算化档案的重视不足,操作人员的时间观念不强等原因,导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存,有时又不能正确进行电子文档的备份和检查,造成会计资料的检测备份,出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象.一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,这都将影响电算化系统的正常工作.

4.对收集、整理、利用工作重视不够.根据笔者的调查,绝大多数单位都实行了会计电算化,“重核算,轻管理”、重视纸质会计档案,轻视电算化会计档案的现象普遍存在,归档的只是传统的纸质档案,而电算化会计档案则保存在财务部门,这就给电算化会计档案的规范管理带来了难度.有的单位为了适应电算化信息系统技术、制度环境的变化,会计软件进行了升级,而原有的会计软件及资料未能及时进行整理归档,着时间的推移,会计档案的完整性、安全性就得不到保证.电算化会计档案管理的最终目的是为了提供利用.传统的怎么写作方式处于一种被动地位,这种怎么写作方式也制约了电算化会计档案的利用,无法适应电算化会计档案的改革发展.

5.电算化会计档案自身的特点所形成的问题.

(1)电算化会计档案的安全性要求较高.电算化会计档案必须借助于一定的环境（特定的计算机硬件与软件系统）才可以使用,所以极易受病毒的攻击.

（2）实行电算化以后,形成的纸质档案多为打印机打印而成,打印字迹经过一段时间后往往会褪色,达不到规定的保存期限要求.

(3)电算化会计档案对保存环境要求更高.电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘.

(4)电算化会计档案较传统会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响.

(5)电算化会计档案的保存、管理和使用与会计软件的版本存贮磁性介质或光盘质量密切相关,会计档案实行电算化时间越长,会计档案与财务软件的版本越多,同时也就对管理的要求越高.

二、采取的对策和建议

1.建立健全法规和制度是管理好电算化会计档案的保障.建立切实可行的管理制度,如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度,是管理好电算化会计档案的保障.

2.培养复合型的电算化会计档案管理人才.对档案管理人员进行有关档案法规、档案专业知识、会计电算化知识等方面的培训学习,并组织相关的交流研讨活动,使档案管理人员既有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识,又精通信息技术,能够熟练应用会计电算化,成就“会计――计算机――管理”的复合型人才,是电算化会计档案规范化、科学化管理的基础.

3.档案部门和财务部门应加强对信息时代电算化会计档案管理重要性的宣传,认真学习《档案法》、《会计电算化管理办法》《会计电算化工作规范》等,使人们认识到管理好电算化会计档案,不仅仅是档案部门的职责.

4.收集工作是管理好电算化会计档案的起点.所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度）,把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案.财务部门应把财务数据的备份文件保存好并记录以下内容:档案形成的时间,会计数据的内容及备份,以使计算机硬件系统在损坏后,能够在最短的时间内,在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统.

电算化会计档案的整理和利用工作也应得到重视.通过整理可以利用理念的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为决策者提供可靠的决策数据,另外还可以预测本单位、本部门甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下制定出适合自身发展的经营决策,改善经营管理、提高经济效益.我们还可以利用电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现电算化会计档案的再利用.

5.针对电算化会计档案自身特点所形成的问题,一是建立预防病毒和的安全措施,加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作,切实有效地保障计算机硬件与软件系统的安全；二是根据会计电算化档案信息载体的物理特性,在形成这些档案时应注意双份数据的备份,注明形成档案的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点.注意防潮、防热、防尘、防磁,对采用磁性介质保存的档案还应定期进行检查复制,防止由于磁性介质的损坏导致会计档案丢失,造成无法挽回的损失；三是针对电算化会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点,从计算机程序方面考虑,应设置包括输入、输出控制,将源程序与数据加密,设置口令,设置恢复功能、各种操作纪录等控制功能,在源头上防范问题的产生,四是针对会计电算化档案和软件版本密切相关的特点,除保存各版本的备份数据外,还应保存对应版本的会计电算化软件系统.此外,电算化会计档案必须与对应的财务软件版本一致,因为不同的版本会产生电算化会计档案不能被调阅或产生某些预料之外的风险.

电算化会计档案是信息时怎么发表展到一定阶段的产物,它的存在是必然的.因此,加强电算化会计档案的管理,已成为会计档案管理工作的一项紧迫、复杂、长期的任务,我们应该健全电算化会计档案管理的法律法规,制定严格的内部管理制度,加强对电算化会计档案的管理和控制,使电算化会计档案在各项工作中发挥更大的作用.