企业会计电算化系统的内部控制制度建设

【摘 要 】会计电算化系统的出现给会计内部控制造成了一定的影响.在会计电算化系统模式下,会计内部控制的重心发生了转变,对内部控制提出了更高的要求.本文从会计电算化系统的内部控制流程入手,透过分析其内控流程,提出了加强会计电算化系统内部控制制度的对策与建议.

【关 键 词 】企业会计；会计电算化；内部控制

文章编号:ISSN1006―656X(2013)06 ,-00082-02

随着会计电算化系统的应用与普及,国内运用传统手工记账的企业数量越来越少.会计电算化在为企业的会计记账带来了极大便利同时,以计算机与信息网络为载体的会计电算化系统也给企业的会计内部控制形成了重大的冲击与挑战.在传统手工记账模式下,企业的会计内部控制是通过不同岗位的分离来实现相互监督与相互制约.但在会计电算化系统模式下,由于许多会计操作都是通过计算机进行,使得原先一些分离的岗位合并,导致监督与制约的作用弱化；而且会计电算化模式下的凭证、报表等会计资料是由计算机及其他存储介质保存,这无疑又加大了会计资料外泄的控制风险.

一、会计电算化系统的定义及带来的影响

会计电算化是将计算机与信息网络技术应用于会计实务的重要体现,是计算机技术取代传统手工记账、算账等会计核算环节的过程.随着计算机技术在企业办公应用中的普及,会计电算化系统也被国内企业广泛应用,各类财务记账、报账、算账以及统计、分析等综合性的电算化软件层出不穷,为企业的会计实务提供了极大的便利.相比较传统手工记账方式,电算化系统具有核算速度、信息储存量大等优势,也有利于企业管理者对企业的财务信息进行动态分析与统计,并为企业的财务决策提供了有效的信息.

当然,会计电算化系统在普及应用的过程中,也给企业会计的内部控制带来了严峻的挑战.一方面,会计内部控制的重点转移.在传统手工记账模式下,企业经营活动所发生的每一笔经济业务都需要各财务人员的审核、复核,而且财务部门实行的是岗位分离机制,对会计业务的开展相互监督、相互制约.可以说,传统手工记账模式下,企业会计内部控制重点为对会计业务的各环节的审核与复核.但企业在实行会计电算化系统后,会计记账等业务都是通过计算机完成,先前审核、复核等内部控制手段的效力被削弱,这时企业会计的内部控制重点将集中于对计算机数据处理的控制.

另一方面,会计电算化系统加大了对企业会计犯罪行为的控制.众所周知,传统手工记账模式下,各财务岗位实行分离制度,要进行会计犯罪行为必须经过各岗位的一致认可与同意；只有中间有一环节没有做到位,那就前功尽弃.而会计电算化将计算机技术引入了会计实务之中,这使得企业的会计资料与信息暴露在相关计算机面前.一方面,计算机高手可以通过电算化系统直接进行会计犯罪行为.另一方面,计算机犯罪本身具有的隐蔽性,使得企业财务人员发现犯罪行为的难度要高于传统手工记账模式.

二、企业会计电算化系统内部控制流程分析

目前,企业会计电算化系统的内部控制主要分为一般控制与运行控制两部分内容.其中,一般控制主要是对企业会计电算化系统的组织、开发、文件资料等方面进行控制,以保证电算化系统的运行.运行控制是指对会计电算化系统在日常运行过程中的输入、输出环节进行控制的过程.

(一)一般控制流程

会计电算化的一般控制就是除电算化系统日常运行以外的控制过程,其流程包括了组织控制、开发过程的控制、文件资料控制.

组织控制是指对企业会计电算化系统中存在相互冲突的岗位进行分离.电算化系统程序的设计、系统的操作以及会计数据的保管是企业电算化系统运行过程中的三个重要岗位.程序设计岗位主要是负责对电算化程序的编制与修改；系统的操作岗位负责对电算化数据的输入与处理；数据的保管岗位是对电算化系统的数据进行保存与管理.更重要的是,这三个岗位之间相互冲突,必须实行分离的办法,从而保证会计电算化系统在组织上实现内部控制.

开发过程的控制是指对会计电算化系统软件开发过程中的各个环节进行内控的过程.会计电算化系统软件的开发涉及到软件功能的定位、模块的构成、程序代码的编写以及程序的调试等,要保证会计电算化系统的正常运作,就需要在系统软件的开发环节中就加强内部控制.一方面,电算化系统软件的开发要做好与财务部门的沟通协调工作,透过计算机部门的技术实力与财务部门的实务要求,提高电算化系统软件的应用性.另一方面,在系统的开发过程中,可运用开发进度表来对系统软件的开发过程加以控制,保证开发工程的保质保量完成.

文件资料的控制是会计电算化系统内部控制的重要组成部分.尽管会计电算化实现了记账的数据化,但电算化系统对计算机技术的应用对文件资料的保管控制提出了更高的要求.一方面,电算化系统的文件资料包括了系统说明书、程序说明书、数据结构说明书以及运行说明书等几方面,对这些资料,要做好相应的保管工作.另一方面,对会计电算化系统所形成的会计文件资料,也要妥善保管,加强控制,必要时可以采取多人联合保管的形式,以降低会计文件资料外泄的机率.

(二)运行控制流程

会计电算化的运行控制是指对电算化系统在日常运行过程中的各个环节进行内控的一系列过程.会计电算化系统的运行控制流程包括了输入控制与输出控制这两方面.

输入控制是指在将相关会计数据输入电算化系统过程中,对数据正确性与完整性的有效控制的过程.在会计电算化系统模式下,数据输入环节的控制是保证企业会计信息准确无误的首要保障.目前,对电算化系统数据输入控制的方法有顺序编号的控制、数据总量的控制、数据检测与核对的控制以及错误纠正的控制.顺序编号的控制主要是通过对会计原始凭证编号的识别,来提高数据输入的准确度,毕竟无论是传统手工记账还是会计电算化系统,都需要用到会计原始凭证.数据总量的控制是指在电算化系统数据输入完成后,必然会生成一张财务会计报表,对于会计报表,其借方与贷方的金额必然相等；对此,可以利用这一特点,通过对其借方与贷方金额总量的控制来保证数据输入的准确性.数据检测与核对的控制是指在数据输入的过程中,若发现存在借方与贷方金额不等的情况时,应及时检测出来,因为每一张会计凭证在数据的输入过程中都要求借方与贷方金额相等.错误纠正控制指电算化系统在检测出数据输入错误时,要及时对其进行提醒,纠正错误,并且系统要保存出错数据的记忆文件,编制相应的差错的报告.

另一方面,输出控制是指在完成对电算化系统的数据输入与汇总处理过程后,系统对相关会计资料输出过程的控制.电算化系统输出内容包括数据处理结果输出与控制信息输出两方面.数据处理结果的输出控制就是会计报表准确性的控制.一方面,对于系统输出的会计报表要及时进行人工检查,根据会计凭证的顺序号检查有否缺漏与重叠,根据报表的合计数来检查数据的准确性.另一方面,对系统输出的会计报表要妥善保管,注明报表的编号、份数及日期等信息.此外,控制信息的输出是指电算化系统运行过程中涉及到内控的相关信息输出的过程,这也是企业相关人员进行内部控制的重要依据,保证会计资料复核的准确性.

三、加强会计电算化系统内部控制制度的措施

针对会计电算化系统给企业会计内部控制所带来的影响以及电算化系统内部控制的流程,要加强会计电算化系统的内部控制需要从事前、事中与事后三方面入手.

(一)加强会计电算化岗位分工,冲突岗位进行分离机制