货币资金内部控制设计

摘 要：货币资金是流动性最强的资产.它的特点是普通的可接受性,即可以有效地随时用来购写商品、货物、劳务或偿还债务.货币资金包括、银行存款及其他货币资金.一般的挪用、贪污、私分公款等违法乱纪的行为都与货币资金管理不严、漏洞明显有关,因此各级单位历来都非常重视对货币资金的监管和使用,强化货币资金内部控制和管理,保障货币资金的安全是单位日常财务管理的一项重要内容.

关 键 词 ：货币资金；内部控制；设计

中图分类号：F59 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）24-0076-02

一、货币资金内部控制目标

内部控制是外来语,即Internal Control System.美国会计学界权威机构在《内部控制一整体框架》的报告中提出,内部控制是有企业董事会、经理当局以及其他为达到财务报告的可靠、经营活动的效率和效果、相关法律法规的遵循三个目标而提供合理保证的过程.

我国较早出现“内部控制规范”是1986年由财务部颁发的《会计基础工作规范》中提出的,该规范只涉及内部会计控制,其定义为“单位为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整、确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序”.这个定义一直被使用,直到2001年6月22日财务部财会41号文件《内部会计控制规范―基础规范（试行）》的文件,同样将“保证会计资料真实,保护单位资产安全,确保国家法律法规贯彻执行”作为内部会计控制的目标.

货币资金内部控制目标是单位管理层建立健全内部会计控制的根本出发点.货币资金内部会计控制的目标如下：（1）货币资金的安全性,是指通过良好的内部控制,防止货币资产流失.确保单位库存、银行存款、有价证券和其他货币资金的安全,预防货币资金被盗、诈骗和挪用的事件发生.（2）货币资金的完整性,是指要确保单位收到的货币资金全部及时入账,检查单位应收的货币资金是否已经全部入账,预防私设“小金库”等来侵占单位收入,建立应收货币资金台账,定期检查核对,及时与相关部门沟通催缴,保护货币资金的完整.（3）货币资金的合法性,是指保证货币资金取得、使用要符合国家财经法规的规定、会计制度和税务要求,使用票据规范,手续是否齐备,以确保国家法律、法规在本单位的贯彻执行.（4）充分发挥货币资金的使用效益.避免和降低货币资金使用过程中的各种风险,尤其是债务风险,加强货币资金预算管理,让单位领导充分重视预算的重要性,科学预算,合理配置短期债务和长期债务的比例,控制债务总量.合理调度货币资金,使其发挥最大的效益.

二、货币资金流转过程中常见的错弊行为及其形成原因

(一)涂改凭证金额

会计人员利用原始凭证管理上存在的漏洞或业务上的便利条件,使用一定的方法,更改或收据上的金额,改小收入或改大支出,从而达到贪污的目的.其原因是会计主管人员或指定人员未认真审计原始凭证.

(二)票据“头尾”不一

票据出票时往往需要套写,而经办人员在套写时不是三联票据一起复写,而是先写联,再写存根联和记账联,这样就造成票据记账联、存根联和联金额不一致,从而达到收多报少或支少报多的目的,贪污差额款.其原因是填制收付款原始凭证岗位与收付款岗位职责未分开,或是岗位职责虽然已分开,但在日常工作中没有监督和及时检查,核对票据存根和票据记账联的金额是否一致.

(三)“丢失”票据或使用不符合规定的凭证

经办人员对收入的票据,有意丢失,或不及时入账,将据为己有；或用收据、白条等凭证向交款人开票,隐匿,达到贪污的目的.其主要原因是单位票据管理方面存在漏洞,未能有效地控制票据的数量和编号,也未对收据领用人及时催缴和对收据使用情况的核查,对收入款项的监督不力,造成单位应收收入的减少.

(四)公款私用,挪用

经办人员采用虚写或涂改缴款单等做法,未将款项及时缴存银行,把公款转入“小金库”,挪用后进行体外循环,从而达到侵吞公款或长期占有公款的目的.其主要原因是未建立有效的票据使用制度,稽核人员未发挥作用,未定期或不定期对库存进行账实核对,未定期将银行存款日记账与银行对账单进行核对.

三、货币资金内部会计控制设计

(一)会计系统的控制

会计系统的控制范围包括各种应收收入及欠款回收.在单位规定会计期间发生的货币收入业务是否已经及时收回并均已按规定计入有关账户.通过收入、支出及往来款项变化情况,或记账截止日后入账的收入和支出,查找未及时入账的货币资金.其控制方法一般有以下几种：

1.原始凭证控制.原始凭证包括、收据和自制单据等,对原始凭证的控制是利用、收据和自制单据编号的连续性,不定期核对收到的货币资金与、收据和自制单据的金额是否一致；根据票据日期,核对款项是否及时入账,以确保应收到的货币资金全部、及时入账的一种控制手段.原始凭证种类很多,对外来原始凭证是否符合国家票据管理要求,有无税务监制章、财政监制章和单位财务专用章或专用章；数量、单位、单价、金额是否正确；经办人、验收人、批准人手续是否齐全,但目前有些单位及收据管理较混乱,给控制设计增加了难度,如违规开具“大头小尾”“小头大尾”,或不给怎么写作对象.、收据到处可写,自制收据,收据不联号或无号,或以白条代替收据,用检测、检测收据报销,用旧、旧收据、重复报销等.因此,对于、收据建立台帐进行管理.在此基础上,利用编号的连续性,设置专门岗位,负责对存根联与入账联定期或不定期进行抽查核对工作,用于防止发生错误与漏洞.

2.银行对账单控制.银行对账单为各单位开户银行于月底寄送给开户单位的表明银行账户收入和支出详细资料的文件,是单位和银行进行对账的主要依据.单位应将银行对账单的期初期末余额与单位银行存款余额进行核对,以确保银行存款真实性与完整性的一种控制方法.通过定期获得银行对账单,对银行存款日记账进行逐笔核对,查实银行存款余额,找出未达账项并编制银行存款余额调节表. 3.应收和应付款项的核对控制.应收和应付款项核对控制是通过定期与对方核对应收和应付款余额,用于发现是否挪用、贪污单位货币资金等违法行为,以达到应收款项及时入账或货币资金是否真实的一种控制方法,另外要注意对于长期挂账的应收款项,及时发现是否有收回款项不交回冲账或不及时报销冲账的情况.

(二)货币资金安全性控制

货币资金安全性控制的范围包括：、银行存款、其他货币资金,由于应收、应付票据的变现能力较强,故也将其纳入货币资金控制范围内.货币资金安全性控制方法一般有以下几种：

1.账实盘点控制.账实盘点控制是通过定期或不定期对货币资金进行盘点,以确保账面余额与实际库存相符.不得白条抵库和挪用,以确保企业资金安全的一种常用的控制方法.单位库存的盘点通常包括对已收到但未存入银行的、零用金、找换金等的盘点.按盘点的时间可以分为定期盘点和不定期盘点,不定期盘点的控制效果通常比定期盘点好,不定期盘点的主要特点就是突击性强,会给货币资金相关岗位的负责人产生一种无形的、潜在的压力.

2.库存限额控制.库存限额控制是规定单位每日允许留存额度,超过库存限额的货币资金送存银行,为了降低保管库存的风险,单位要科学合理地制定库存余额,从而降低货币资金保管中的危险性,这也是会计基础规范的要求.

3.章票隔离控制.指单位管理各种银行支票人员和管理银行预留专用章人员分离.以确保货币资金实物安全.

4.不相容岗位相互分离控制.不相容岗位相互分离控制是将不相容岗位分别由不同的人负责,以达到相互牵制、相互监督的作用的一种方法.某项经济业务授权批准的职务和该项经济业务执行的职务分开,经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员的职责权限必须明确、相互分离、相互制约.重大对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行必须相互分离、相互监督、相互制约.执行某项经济业务的职务和审查稽核该项经济业务的职务应分工,防止相关人员篡改会计数据、检测造票据.货币资金收支与记账分离,即出纳不得兼任稽核、会计档案管理和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作.建立回避制定,单位负责人的直系亲属不得担任本单位财务机构负责人,财务机构负责人的直系亲属不得担任本单位出纳工作.

(三)授权批准的控制

授权批准的控制是要求各单位明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任.一般授权是指日常情况下对正常经济业务事项的授权,具有一定的规律性和稳定性.特殊授权是指特殊、紧急情况下对非正常经济业务事项的特殊授权.这种授权方式具有一定灵活性,但也常常含有较大的风险,要谨慎实施.授权批准也是对货币资金收入、支出过程的一种控制.货币资金的收取必须严格执行国家有关部门制定的收费项目和收费标准,做到手续齐备、入账及时.

(四)定期轮岗的控制

定期轮岗的控制是对单位财务人员要建立定期换岗和轮岗制度,防止一个人在财会部门长期做同一个工作.通过换岗、轮岗可以使财会人员学习新业务,掌握新知识,经验更加全面,阅历更加丰富,综合能力进一步提高,又使常年不“挪窝”易滋生的懒惰习气得以克服和抑制,还可能使一些长期隐蔽的违规行为因人事变动、他人接手而揭示出来,可谓一举三得.当然人员轮岗也必须注意连续性、可操作性和相对稳定性,否则可能事倍功半.

四、加强会计电算化建设,提高货币资金内部控制效率和效果

第一,要运用计算机对各项会计业务进行检查.

第二,建立一套先进的财务内部控制信息系统,用现代化手段对财务数据进行整理分析.

第三,在应用软件开发中,设计会计处理程序时要将制约、监督等风险控制防范功能融入其中,使操作人员必须按照权限和有制约的操作程序才能进入系统处理会计业务,以防范技术风险和防范计算机犯罪.

总之,社会在不断发展,管理也在不断改进,在今天有效的控制制度到明天就不一定有效.如果内部控制制度的发展和社会的发展不能同步,那么内部控制制度也会失去应有的作用.因此我们及时根据外部变化,建立与环境相适应的、完善的内部货币控制制度体系,才能达到加强货币资金管理、杜绝资金安全问题发生的目的.