会计电算化背景下的企业内控制度探析

摘 要：近年来,会计电算化的发展朝更深层次迈进,给企业带来了巨大的经济效益,但是同学也给企业的内部控制提出了更高的要求.企业实施会计电算化改变了企业的会计管理环境,在处理速度加快的同时,给会计管理的准确性和可靠性带来了挑战.本文针对会计电算化视角下的企业内部控制进行了探析.

关 键 词 ：会计电算化；内控制度；对策

与古老的会计核准方式相比,电算化背景下的新型会计管理方式使得数据处理的速度加快,在准确性和可靠性上有了大幅度的提高.但是计算机系统本身也存在一些制度上的漏洞,只有建立完善的内控制度,才能顺应电算化会计的发展趋势,为企决策提供最完整准确的信息.因此,建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要.

一、会计电算化需要加强内部控制的必要性

首先,在传统的会计操作中,会计数据都是用纸笔记录的,不同的笔记有时就能作为控制的手段,会计人员的工作很多都是通过交接完成,有很强的联系性,因而很容易就形成相互制约、相互监督的关系.而在会计电算化背景下,业务都是在计算机上完成,缺乏可以辨认的审计线索如笔记、印章等,因此加强内部控制线的尤为重要.除此之外,手工会计信息每一笔都要经过人工核准,反复审查才能通过,在这种监督机制中,大量的信息传输和校验工作无形当中就完成了.现代企业的经营环境复杂、经营内容广泛、地理分布广阔、信息处理工作量大.实行电算化后,许多业务处理程序被大大简化,大部分处理由计算机完成,一些内部牵制措施无法执行, 会计人员无法直接参与和控制, 控制效果有限.

二、会计电算化系统内部控制制度的内容

这里所指的控制主要为两位即一般控制和应用控制.一般控制是指任何会计电算化信息系统普遍使用的、为系统的安全可靠而对系统构成要素及环境实施的控制.可具体划分为：⑴系统开发、维护控制计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算等工作.⑵组织与管理控制.组织与管理是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制.

应用控制是对电算化系统中具体的数据处理活动所进行的控制.可划分为输入控制、计算机处理与数据文件控制和输出控制.数据输入必须根据原始数据准确无误的输入,输入的数据在一年内不得变更,且一般采用二次重复输入法,数据输入后生成的记账凭证的格式内容,应符合法律法规的要求；计算机生成的记账凭证必须经审核后才能登记机内账薄；审核确认后的机内记账凭证不能再进行机内直接修改.⑵计算机处理与数据文件控制常用的控制措施包括：登账条件检验、防错纠错控制；重复或出错的控制措施、修改权限与修改痕迹控制等.⑶数据输出控制为保证合法、正确地输出各种会计信息而进行的控制.这种控制直接影响到会计信息的使用.对于输出的纸介质的会计资料应由专人进行核对,检查其完整性、正确性、检查打印的账簿和报表页号是否连续,有无缺漏或重叠现象.

三、提高会计电算化背景下企业内控制度的措施

会计电算化在国内和国外经过了多年的实践,从大量的实践经验中表明：完善的内部控制制度是会计电算化数据真实、客观的最有力的保证.行之有效的内部控制制度是会计电算化管理的前提和基础,现代企业在利用会计电算化提高企业利润的同时,一定不能忽视内部控制制度的建设,只有建立了严格的制度,才能防微杜渐,减少电算化舞弊的可能性,为企业的发展打下坚实的基础.那么如何才能提高会计电算化背景下企业内控制度呢?

首先,就是要晚上电算化程序的更新系统及程序修改的控制环节.当新型的会计电算化系统代替纸笔系统做账系统时,这个环节必须进行有效控制,以确保对数据的结算、汇总、以及人员的重新配置,新系统初始化数据的安全导入等各个环节转换的准备工作.在进行系统的更新换代时,还应在特别注意新系统是否优于原有系统.这个检测时间通常为三个月,新系统在三个月内的需要进行具体的检测,此时旧系统应当保持原有的工作,两者同时工作,检测新系统数据运算情况是否良好、稳定,确保数据的交接工作顺利完成.

随着企业财务运行环境的不断变化,财务软件也不可避免的会进行定期的更新换代,另外计算机系统经过一段时间的使用,必定会暴露出一些问题和漏洞,需要进行调整,因此程序修改是非常必要的.企业在对会计软件进行更新换代时,一定要注意对每个环节都进行严格的控制,一旦在程序修改方面出现了问题,将会造成企业的重大损失.企业可以要求系统维护人员对程序修改的必要性做成书面报告,并经过企业负责人和软件供应商签字方可进行更新.在对企业会计软件系统进行更换时,企业必须派监督部门的领导在场,这样能够有效避免舞弊行为的发生.

其次,就是要确立好岗位责任制.在企业会计电算化系统中,职责岗位控制是指将系统中互不相容的职责进行分工,通过不同职责岗位的相互稽核、监督和制约,保障整个会计信息的真实性并减少舞弊行为的发生.在会计电算化系统中,岗位职责的控制主要指的就指开发与操作分离；日常操作人员与维护人员分离；数据录入与数据审核职责相分离；系统操作与会计档案管理职责相分离等.通过这种职责不相容的岗位分离,可以有效地防止舞弊的发生.企业在实际操作过程中还可以定期轮岗,这样既让员工熟悉了每个操作流程,又降低了合作舞弊的风险.

除此之外,企业还应该重视数据通讯和网络安全的控制.数据通讯及网络控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故而采取的内部控制措施.企业应该特别重视在数据传输阶段的保真、可靠,利用各种数据保密、访问控制或者身份识别等手段来对网络传输介质和接、入口安全做好安全工作.一般常用的手段主要有数据加密、管理员身份识别、访问控制、身份认证、接入口保密等.从实践中看,这些技术能够基本保证数据的安全.

最后,企业还应该特别注意计算机病毒的入侵对会计数据的破坏和.在对会计系统进行维护时, 要特别注意计算机病毒入侵系统,造成会计数据的丢失和泄漏,这将给企业带来严重的损失.对于企业来说,要建立严格的管理制度,绝对不允许会计人员在工作时间利用公用电脑登陆不良网站,玩游戏,禁止任何人拷贝电脑数据和软盘,定期安装和升级防病毒软件,同时对于外来软件和下载的数据必须用杀毒软件进行检查；严禁使用游戏软件等,从而达到有效防范病毒的控制目的.