行政事业单位货币资金内控制度

摘 要 ：一般来讲,货币资金是单位流动性最强、控制风险最高的资产,而大多数贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪的行为都与货币资金有关.因此,文章将通过两则案例,结合工作实际,分析归纳导致货币资金内部控制失灵的原因,并提出一些加强对货币资金管理控制的应对措施.

关 键 词 ：行政事业单位；货币资金；内部控制

中图分类号：F810 文献标识码：A 文章编号：1674-1723（2013）02-0104-02

一、案例简介

案例1：某镇政府财政所会计戚某,2009年8月至2012年2月,利用担任镇人民政府财政所会计期间,先后17次私自从其所负责管理的镇政府下属村镇建设办公室、工业园发展有限公司及废弃矿山整理办公室等三家单位账户内挪用公款合计人民币59.5万元,用于其个人及家庭消费.作为一个非保管货币资金的财务工作人员,戚某利用管理银行账的便利,通过提取银行不入帐的方式来挪用单位资金.具体过程是,先由戚某开出支票,敲好保管的该三家单位的财务章,然后向单位的另一位保管法人章的财务人员毛某敲该三家单位的法人章.敲好章后,戚某就去银行提取,然后在银行存款日记账里记录每笔钱的取现情况,但在总明分类明细账上并未入账,取现的支票存根戚某自行藏了起来.这样银行存款日记帐和总明分类帐两者的余额是不一致的.戚某就把总明分类明细账上的余额改成与银行存款日记账上的余额一样,这样别人粗一看是看不出来的,但是仔细把每个账目加起来一算就会露出马脚的,因此审计局的人来审计账时,戚某就怕了,主动向镇纪委坦白.

案例2：某镇环境卫生管理站站长罗某2010年2月至2012年3月期间,利用职务之便,挪用单位公款.该单位的资金使用是站长“一支笔”审批,作为站长的罗某取钱十分方便,直接向出纳岑某提出要用钱,出纳就会按其要求去银行从单位的账户上取出,罗某以暂领单抵库并不叫岑某入账,待还钱的时候再把暂领单撕掉.这种循环操作方式至案发,先后9次挪用单位公款共计86.25万元,其中38万元挪用时间超过三个月,其挪用的公款均用于个人消费或借款给其朋友,目前其挪用的公款已全部归还.

以上挪用公款的案例,犯罪主体一个是行政事业单位负责人,一个是行政事业单位财务工作人员,这两类人是单位货币资金运作和管理上的关键人员,也是最容易利用职务便利进行违法犯罪的人员.

二、货币资金内部控制失灵的原因

(一)个人素养不高,思想道德滑破

行政事业单位工作人员虽然工作收入较为稳定,但相比较高收入高消费人群,且要满足更高的物质享受,其收入往往是不够的.因此,有些人常常会铤而走险,抓住一切货币资金内控管理上的漏洞,伸向单位公款,满足一己私欲.上述案例中戚某和罗某,就是缺少起码的廉洁自律,为了满足个人更高的消费,而动起歪脑筋,挪用单位资金.

另外,有些财务人员缺少会计职业道德修养和法律意识,唯上级是从,没有发挥好必要的财务监督和提醒警示作用.案例1中戚某缺失会计人的基本道德修养,严重违反了财经纪律.案例2中出纳岑某在罗某挪用公款过程中唯上级是从,没有制止罗某的犯罪行为,反而起到推波助澜的作用.

(二)货币资金内部控制存在的缺陷

1.不相容职务混岗.当前行政事业单位的会计人员尽管形式上有所分工,但由于相互之间经常替对方做一些工作,有关票据和银行印鉴实际上也经常共用共管,导致不相容职务实际上处于混岗状态,这为会计人员贪污、挪用公款打开了方便之门.案例1中戚某就是利用岗位职责不清和印鉴管理上的漏洞,轻而易举将提取挪为已用.

2.货币资金记录不准确、不完整,忽视银行定期对账.部分行政事业单位的银行存款账簿,数年来一直存在账实严重不符的问题,但长期无人问津,直至单位负责人调动,离任审计时才发现问题.案例1中,戚某一人保管银行存款日记帐和总明分类帐,提现支票存根不入总明分类账,账账之间余额不一致,随意更改,没有专人与银行对账单核对,导致戚某浑水摸鱼得手.

3.支票管理混乱.支票没有专人管理,的提取随意,不是由管理货币资金的会计人员操作.案例1中,戚某作为一名会计,却履行出纳的职责提取,私藏支票存根,隐匿提取的去向,从而达到侵占、挪用目的.

4.审批权限不清,利用领导权力挪用单位公款.“一把手”、“一支笔”手握职权,会计人员往往唯上级是从,助长犯罪行为的发生.案例2中单位的资金使用是站长“一支笔”审批,罗某就利用这一权力,指使会计人员提取,以白条抵库.

5.控制环境存在明显缺陷.突出表现在行政事业单位上级管理部门及本单位管理层对财务会计管理重视不够,缺乏相应的监督管理机制.上述案例中,管理部门缺少定期或不定期的审查监督,致使相关人员无视法律的存在,屡屡挪用单位资金.

三、加强货币资金内部控制的应对措施

(一)加强行政事业单位内控人员素质建设

廉洁自律、遵纪守法对于每个行政事业工作人员,特别是单位领导人和财务人员来说都是非常重要的.对于行政事业单位的货币资金内部控制制度效果来讲,单位内控人员素质的高低是一个重要的影响因素,单位的内部控制对于内部人员的素质提出了更高的要求.单位的内控人员不仅仅是需要熟练的会计学专业知识,还必须具备有现代的财务管理的能力,并且需要有强烈的法律意识以及崇高的道德水平,这样才能在单位的内部控制中发挥着积极的作用.第一,单位要健全人员的选拔机制,确保入选人才都能够胜任岗位的要求.第二,建立完善的岗位责任制度,并且和单位的奖惩制度相关联,保证内控制度的有效落实.第三,要定期对于财务人员进行业务的培训,使得财务人员不断更新自身的知识体系,提高自身的业务素质和管理能力.第四,要开展道德教育,加强内控人员的道德修改,增强其法制观念.最后要定期对于相关人员进行考核,及时纠正工作中存在的错误和偏差,保证内控工作有序、顺利的进行. （二）建立货币资金的内控机制

1.建立不相容职务分离控制.单位应当建立货币资金业务的岗位责任制,明确各岗位的职责权限,确保货币资金的不相容岗位相互分离、相互制约和监督.不得由一人货币资金业务的全过程,严格实行钱账分管,使负责货币资金收付业务的岗位人员与记录货币资金收付业务的岗位人员相分.具体包括以下几个内容：货币资金收付及保管只能由经过授权的出纳人员负责；总账不得由出纳人员登记,必须由其他会计人员登记；负责往来款项账目的人员不能同时负责收付账目的工作；保管支票、银行账的会计人员不能负责与银行对账及银行存款账目的调节工作；货币资金支出的审核审批人员与出纳人员、支票保管人员、账目记录人员应当相互分离；加强银行预留印鉴的管理,不得由一人保管支付款项的全部印章,须分开保管,按规定使用.

2.建立授权批准控制.审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限.经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见货币资金业务.对于审批人员超越授权范围审批的货币资金业务,经办人有权拒绝,并及时向审批人的上级授权部门报告.货币资金业务,至少必须经过下列程序：（1）支付申请.单位有关部门或个人用款时,应当向审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、支付方式等内容,并附有关合同、文件或相关证明.（2）支付审核.审核人应当对货币资金支付申请进行审核,审核货币资金支付申请手续及相关单证是否齐备,金额计算是否正确等.（3）支付审批.审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批.对重要货币资金支付业务,应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度.对不符合规定的货币资金支付业务,审批人应当拒绝批准.（4）支付.出纳人员应当根据审核审批无误的支付申请,按规定货币资金支付手续,及时登记和银行存款日记账.

(三)加强上级部门的监督指引

财政部门及上级部门应加强对货币资金内控的指引监督,适时出台相关规范制度.同时,随着国库集中支付改革的顺利实施,大力推广公务卡使用,也可减少收支业务的发生,减少与的接触,从而减少侵占挪用单位资金的机会.

总之,行政事业单位必须加强对货币资金的管理和控制,结合财务管理制度等相关规定,建立健全适合本单位业务特点和管理要求的货币资金内部控制制度,并严格组织实施.