内部控制在电算化会计信息系统的作用

【摘 要 】内部控制措施是电算化会计信息系统之中所存在的一项极为重要的控制措施,其控制的效果良好与否,对于企业本身的账务计算精确度来说,有着较大的影响.本片文章主要针对内部控制在电算化会计信息系统的作用进行了全面详细的探讨,以期为我国企业点算管理发展作出贡献.

【关 键 词 】电算化；会计信息系统；内部控制

会计电算化是发展会计工作的必然趋势.电算化会计的发展使企业内部控制发生了改变,同时也对企业内部控制提出了新的要求.在会计电算化系统中,加强制度建设及程序开发中的内部控制设计,将传统的对人的控制,转变成对人和计算机软件系统的控制,才能达成企业内部控制目标,给企业带来了更大的效益.因此,如缺乏对会计电算化系统的了解,就会产生许多问题.

1.比较电算化会计信息系统与手工会计系统的特点

1.1内部控制制度有了新的内容.由于计算机技术、网络技术的飞速发展,导致会计工作逐渐与以往传统的会计工作出现一定的差异性,同时,也大幅度的增加了较多的新内容在会计工作中,其内部的相应控制范围也开始普遍.直接将以往会计管理系统之中所没有控制的内容进行了添加,从这方面能够明显的看出,电算化会计信息系统之下的内部控制制度本身,也必须要有相应新内容.

1.2内部控制的重点有了新的转移.电算化会计信息系统内部控制的重点转移是,将传统的财务部门转移到电子数据处理部门,且控制的要求也更加严格.

1.3内部控制的方式有了新的改变.一方面,在手工会计系统下的总账、明细账核对、科目汇总表等,在实施电算化后就不用存在了.排除受计算机病毒的影响、数据受损和非法操作等情况,计算机自动汇总基本不会出错.另一方面是原手工会计系统下的一些内部控制措施,在电算化后就转移到计算机内部.即控制的方式将从人工转变为以计算机控制为主,与人工控制相结合.

2.电算化会计信息系统内部控制的主要内容

2.1一般控制的主要内容

系统开发控制.其目的是为了保证电算化系统开发阶段的不出现错误和偏差,确保系统开发过程及内容符合内部控制的要求和有关标准.

系统的维护控制.系统维护主要的内容是调整、扩充和完善电算化系统功能,包括修改升级软件、维修或更新计算机硬件和通讯设备的等.

系统安全控制.访问授权是计算机技术中重要的控制手段,它能够保证会计信息只能由授权人访问,以防止非授权者的访问、复制、修改和破坏.

为了能够最大限度的确保数据在进行处理之后所具有的安全性、精确性,务必要针对标准来制定和执行更加完善的管理规程,以此来避免舞弊的可能性.

2.2电算化会计信息系统的应用控制

输入控制.目前,电算化系统的数据输入手段有：键盘手工输入、软盘转入和网络传送等,其中键盘手工输入应用得最广泛,也容易出错.因此只有输入的数据正确,才能保证处理的正确.

输出控制.为了保证计算机输出结果的正确性、可靠性、及时性,保证输出的接触人员是仅限授权的人员.

处理控制.处理控制的目的是保证数据处理的准确性和可靠性.还要设置处理控制措施,利用多种技术手段检验输入数据的准确性.

3.电算化会计信息系统内部控制存在的问题

3.1管理和监督不到位.计算机代替手工记账的单位必须经上级主管部门及有关财政部门的审批,还要到当地局进行登记.但是就各方面实际操作情况调查来看,有相当一部分单位都是在未获得任何审批的情况下,各个方面都未成熟的情况下,就使用计算机来进行记账,完全摒弃手工记账形式.

3.2数据缺少安全性.因电算化系统是对会计数据处理的自动化及集中化,会导致数据的安全性能差.电算化系统自身都有着极为明显的财务分工,并且不同操作员自身所使用的全线口令以及工作权限都有着较大的差异性,如此才能够保障安全.但是在实际工作过程中,部分单位即便是对财务工作进行了分工,却依然一个操作员来掌控大量的数据,并且身兼数职.大多地资料都保存在磁性材料中,这些磁性材料对外界环境的温度要求也很高,如果发生火灾、水灾、盗窃等事件,就会导致数据的丢失和毁损.

3.3出现差错易反复且结果严重.手工会计系统由于在对多个环节处理的过程中,直接将多方面工作分散在了不同的部门、员工之中,如此以来,如果出现了任何差错,那么都可以直接在多个不同的环节中来进行纠正和发现.而电算化系统本身的数据处理过程则呈现出了集中化、自动化、高速性、重复性,一旦在这一过程中出现了任何错误,都会在短时间范围之内出现蔓延的状况,最终使得反复出现的差错让大量的账簿、文件、会计数据等出现失真的现象.所以,在使用电算化会计信息系统的数据输入、处理环节、系统硬件设施等几个方面数据的过程中,应当要针对控制进行换,

4.加强和完善电算化会计信息系统的内部控制

4.1加强对人员的控制.人员控制是电算化系统管理的根本,会计电算化人才的缺乏制约了我国会计信息化工作发展的步伐.因此,一定要提高会计人员的计算机业务水平和职业道德水平.

4.2加强会计电算化系统的内部审计.内部审计制度能更好的保障内部控制,利用内部审计的方式,能够明显的发现部分内部控制措施实际上能否满足运行需求以及预期目的.在电算化系统本身在运行的过程中,审计人员本身务必要经过严格的对于其是否达到预期目的进行审核.

4.3完善电算化会计信息系统的内部控制规范.近年来,我国财政部门已经陆续将一些对于内部会计控制起到规范作用的文件颁布出来,例如内部会计控制规范的基本规范,但是仅仅就总体上来说,我国的电算化政策法规依然较少.要切实有效的实施电算化会计信息系统的相应系统单位,能够直接利用与自身相结合的特性,来制定出相应的能够符合内部会计控制工作需求的制度、措施.财政部门、主观部门本身也应当要对于单位的电算会计信息系统控制工作,提出相应的意见.

4.4加强电算化系统的审批和验收工作.各级财政部门和业务主管部门应加强对使用电算化会计信息系统的单位进行审批,确保使用会计电算化的单位都有良好的内部控制制度,同时还要加强对软件的评审管理.

4.5增强风险意识.同手工会计系统相比,电算化会计信息系统具有自身的特点,但也有不同于手工会计系统的特点及风险,因此,必须建立更加严密系统的内部控制制度.树立风险防范从我做起的正确的思想认识.社会中越来越多的计算机犯罪行为,使我们更应意识到电算化会计信息系统加强内部控制的重要性.强化系统的内部控制,既能减少差错也能预防电脑犯罪的发发生.

5.结语

会计电算化的出现和运用,使会计计算技术飞速前进.随着智能化会计管理信息系时代的到来,会计电算化的迅猛发展,在给企业内部控制制度带来新变化的同时,也给企业带来了巨大的经济效益.