煤炭企业全面实行会计电算化的现状

摘 要：我们在享受会计电算化给我们带来的轻松与解脱时,不可避免地也承受着全面实行会计电算化带来的许多问题.如：专业会计人员的角色转换、会计基础知识的淡化、电算化内部控制的高级要求、会计电算化审核的滞后等一系列现实问题都无法回避.怎样更好地解决电算化工作中遇到的问题,是摆在我们面前的一道道思考题.文章就当前煤炭企业全面实行会计电算化的现状展开深入分析研究.

关 键 词 ：煤炭企业 会计电算化 现状

中图分类号:F230 文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2011）06-170-02

山西焦煤集团有限责任公司（简称山西焦煤）是国家规划的全国13个大型煤炭基地的骨干企业之一,是中国目前规模最大的优质炼焦煤生产企业和炼焦煤市场主供应商.西山煤电（集团）有限责任公司(简称西山集团)是山西焦煤集团的核心骨干企业,西山集团已经由一个传统的国营煤炭生产企业发展成为多业并举、综合发展,拥有全国最大的燃用中煤坑口电厂的大型国有能源集团,是全国最大的炼焦煤生产基地和国家首批循环经济试点单位.笔者有幸作为一名山西焦煤集团公司西山煤电公司的原煤矿会计师,见证了企业从手工核算到人机并行,再到全面推行会计电算化的发展过程,现就笔者所在企业在会计核算过程中遇到的问题及经验做一简单介绍.

西山集团现运行的《企业之魂》是重庆林木森公司针对众多企业的特点尤其是煤炭行业的特点,专业设计出的一套使用于煤炭企业的软件,该软件让西山集团在人、财、物的管理上真正有了很大的变化和进步,从最初的单纯会计核算软件到现今多个相互独立又相互联系的财务管理、工资管理、固定资产、物资管理、报表管理、生产管理、设备管理和办公自动化会计模块的联网并用,《企业之魂》逐步完善了自身的程序设计与升级,西山集团与《企业之魂》在运行过程中从最初的不熟习中磨合使用,到现在的得心应手中共同进步.《企业之魂》凭借她强大的功能及操作简便、灵活、智能化、人性化、个性化、朴实等特点,给山西焦煤集团带来了管理上的高质量和高效率,得到了山西焦煤集团会计行业的肯定,同时也使西山集团的软件管理得到了实质性的飞跃发展.

随着《企业之魂》等会计软件的功能不断完善,全面实现电算化在西山集团乃至山西焦煤集团,甚至整个煤炭行业不再是梦想,全面实施会计电算化将繁琐、单调、机械的会计核算工作由计算机来代替进行处理,提高了会计核算的准确性、规范性和工作效率,明显减轻了财会人员的劳动强度.过去一到月底,通宵达旦的记账、结账、对账、出报表已成为珍贵的回忆,财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,转到更好地参与单位的经营决策,加强了财务管理,使财务管理工作电算化,给决策者及时提供管理和决策所必需的数据.

我们在享受会计电算化给我们带来的轻松与解脱时,不可避免的也承受着会计电算化带来的许多弊端.下面就将笔者所在企业全面实行会计电算化中的问题作一系统分析.

一、专业会计人员的角色转换

山西焦煤集团属于国有大型煤炭企业,其职工的组成结构也同其他国有企业一样,职工辞退人员少,岗位无法竞争,造成捧着铁饭碗的老会计人员多,新型电算化会计人员又因岗位有限,无法更换.会计电算化涉及计算机、会计、财务管理等方面的专业知识,目前,煤炭企业的大部分会计电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来,即使有一部分人通过会计电算化的考试也只是掌握了一些对计算机的基本应用,不能灵活运用软件处理的会计数据,进行财务信息的加工和分析,一些简单的操作还可以完成,一旦遇到超出范围的问题,只能找软件的系统管理员,而系统管理员有的是计算机专业出身,对财务专业知识和会计基础工作缺少经验,双方不能很好地沟通配合,即使系统管理员对会计电算化知识掌握比较全面,也有时候难以协调各个岗位运行中出现的问题,因此会计电算化复合人才的缺乏成为当今会计工作存在的普遍问题.会计电算化工作推展的关键是应用,特别是从事具体财务管理工作的管理者,他们的会计电算化水平决定本企业会计电算化管理的水平.财务管理者有着系统管理员所无法比拟的职权,他们能够利用计算机进行辅助管理工作,甚至能对系统管理员有着制约作用,他们对会计电算化的顺利实施起着至关重要的作用.所以建议煤炭企业应全面对会计人员实行电算化知识培训,不仅仅包括系统管理人员,更应包括财务管理者和普通会计人员甚至审计人员,即使是暂时不用《企业之魂》的会计人员,因为有时无知者的一个误操作也会给企业带来无法弥补的损失.现在煤炭企业的职教经费提取到工资的2.5%,足以能坚持连续每年定期的对所有财会人员进行专业培训,并把培训成绩与岗位工资挂钩,争取用最短的时间取得最佳的学习效率是煤炭企业会计电算化工作的最有效途径.

二、会计基础知识的淡化

在未全面实行会计电算化的时候,《企业会计准则》、《会计基础工作规范》等规定是一名会计人员首先必须熟知的行为准则,而在会计电算化全面推行的今天,年轻的会计对一些会计基础原理、会计最基本的记账原理、会计的书写数字和记账要求都逐渐陌生,手工登记账簿的具体规定已经在新会计人员中没有印象,“承前页、过次页、结账余额划红线”等规定已逐渐成为模糊的概念,甚至对会计凭证的错误修改也不像原来规范,按照会计规定会计凭证在填制的时候发生错误,凭证应当重新填制,如果已经登记入账的记账凭证,应当采用红字冲削法或补充登记法.会计账簿记录发生错误,不准涂改、挖补、刮擦、描写或用药水消除字迹,不准更换账页重新抄写.会计账簿如果在填制的时候发生错误应当用划红线更正,但必须使原有字迹仍可辨认,会计凭证的更正在未记账时可以随意更改而不留痕迹,而系统操作员则可以将已记账或已审核的凭证删掉而不留痕迹,错误的容易修改让会计再不用对错误持诚惶诚恐的态度,进而导致错误的发生率更高.

《企业之魂》软件对报表系统的完善设计,让很多报表都可以从账簿中取数,甚至报表间也可以互相取数,一张报表的生成仅需要几十秒甚至几秒,对于报表的取数公式,只有最初设立的人员清楚,在岗位轮换后,新接手的会计人员懒于再探究报表的每个数字的由来,进而探究报表中数字的真正用途,即使数据处理中发生了错误,也不能及时发现,而寄希望于报表勾稽关系的检查,一旦勾稽关系疏于设置难以全部设置,就只能等报表审验时才能发现.

三、电算化内部控制的高级要求

在手工会计核算时,一项经济业务的每个环节要经过具有相应权限人员的审批,从原始凭证的审核、记账凭证的审核到登记入账以及账账相对等一系列的审核,一笔经济业务需要经过不同会计人员的多次登记,在登记入账的时候对业务又进行了再次复核,核算中的一些错误能被及时发现,而现在会计电算化工作流程是从原始凭证→授权批准→财务审核→对合格凭证进行凭证输入（制单）→电算审核→计算机系统处理→账表输出.手工会计处理方式条件下,企业依据不相容职务相分离这一基本原则,建立各种会计岗位与机构,制定各级财务制度与职责,不同人员限制在各自特定的业务领域内,各级主管依制度实行严密监督.而且企业通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制,企业通过核对记录可以追溯到任何一个环节所出现的问题.未经授权,任何人员都难以操纵全部会计环节或获取全部会计资料,由此形成了手工条件下会计系统组织制度上的内部牵制网.在电算化条件下,会计信息系统是按计算机数据处理系统组织起来的,除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外,经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成,这种数据处理的集中性使得传统组织控制功能减弱.同时,会计信息系统中不区分总账和明细账、日记账,这虽然使数据处理流程大为简捷,但也使账簿间的相互控制不复存在,使账证核对、账账核对失去作用.因此手工条件下行之有效的内部牵制网,在电算化条件下已难以发挥其作用,会计电算化内部控制出现了很多新问题,表现为:

1.数据处理方式变化带来的问题：（1）因数据输入操作不当而导致的控制问题.一旦凭证输入者出现输入错误或处理业务不正确,将会引发明细账、总账乃至会计报表等一系列连锁错误.（2）责任高度集中于电算化软件系统,企业面临巨大的系统风险问题.一旦系统数据被非法修改、拷贝或是系统程序控制失效,就会影响系统运行的稳定性和安全性,严重的可能会导致系统的崩溃,给企业造成不可估量的损失.（3）一些职责的高度集中违背了不相容职务分离和授权、批准控制的原则,软件设计赋予系统管理员所有的职权,而系统管理员又可以设置其他会计人员的权限.由于数据处理集中进行,导致职责合并严重,会计人员大大减少,从而使一些不相容职务得不到分离,如有些会计人员既从事数据的输入、输出工作,又负责数据的报送,这增加了他们在未经授权批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改等操作的可能性,从而使会计数据的准确和安全性受到威胁.

2.会计信息磁性化带来的问题：手工条件下,会计数据和信息记录在纸介质的单、证、账、表上,修改困难,修改会留有明显痕迹,从而便于查证、控制.而在电算化条件下,会计电算的资料如证、账、表都是通过计算机处理系统完成的,资料的表现形式主要是打印的账表和存储在计算机软硬盘和其他存储介质中的会计数据,这些存放在磁性介质中的会计档案,可以方便地被不留痕迹地加以修改,很容易遭到损坏和破坏,影响会计信息的真实可靠性.

3.计算机网络发展带来的问题网络的迅猛发展及其在财务工作中的进一步应用带来了层出不穷的新问题.网络环境具有开放性和动态性的特点,这给会计信息系统内部控制带来了许多新问题,如大量会计信息通过网络通信线路传输,有可能被非法拦截,窃取甚至篡改,网络会计信息系统遭受“病毒”入侵或“”攻击的可能性更大.这些问题给煤炭企业带来了内部控制的新挑战.

四、会计电算化审核的滞后

实行会计电算化后,业务的处理都以电脑为载体,某些人员往往既从事数据的输入,又负责数据的输出,此外,由于电脑中原始数据是由人工事先进行审核和输入计算机的,但实行会计电算化后放松了人工审核审批这项基础工作,许多审批环节被省缺了,从而加大了出现错误和舞弊的风险,如果一但出现一个人的输入失误或处理业务不正确,就会出现多米诺骨牌式的错误.这些错误由于没有多名会计人员的手工记账,无法在记账的时候和对账过程中发现,电脑在自动记账后,又自动生成会计报表,只有在检查勾稽关系的时候,有些错误才能发现,这些错误因为当月利润已经结转或时间的紧迫,只能放到下月调整,而有些错误则一直到有外部审计才能发现,此时只能用追溯调整纠正.

实行会计电算化后,针对会计审核的滞后性,必须建立严格的内控制度.基本的内控制度应该包括会计人员权限的合理设置,人员之间的明确分工,相互之间的配合与制约.手工作账时要考虑不相容职务的分离、分设.同样,在实行会计电算化以后,不相容职务也不能由一个人承担,应根据每个人的工作内容赋予相应的权限.《企业之魂》软件在设计的时候已设置系统管理员和普通会计核算人员、出纳、财务主管等岗位,但实际工作中系统管理员和数据管理员、甚至复核人员都同属一人,系统管理员身兼数职又权限集中,但难以对所有的会计事项都及时监督,导致许多会计事项的审核滞后,此时就需要财务负责人甚至内部审计人员及时的对系统管理员的工作再进行复核.

五、会计软件的及时升级

虽然西山煤电集团所用《企业之魂》软件经过将近10年的不断摸索更新,已经能很好的怎么写作于煤炭企业的会计管理,但在实际运行中仍然会遇到一些意想不到的新问题.软件程序对一些会计处理事项的不正确不能及时提示或警告,对偏离财务预算的支出无法控制.尽管《企业之魂》软件已经开发并投入使用如工资管理、固定资产、物资管理、生产管理、设备管理和办公自动化会计等模块,因涉及到不同单位之间的物品管理,无法与财务软件实行真正并网使用,财务管理人员无法直接获取所需数据并对这些数据进行分析管理.系统中对已经输入的会计凭证修改和系统管理员的一些删除修改痕迹,系统不制止,而是不留改正痕迹,账簿也不像手工记账,没有登记修改痕迹等.有时在业务操作的关键时刻,计算机突然以待机、死机等手段磨蹭和抵抗,甚至计算机突然提示“执行了非法操作,即将关闭”等信息,使辛辛苦苦的劳动一瞬间化为乌有.尽管林木森公司留有软件维护人员,但等到软件维护人员来处理问题,已严重影响了会计工作的速度.这些问题也急需会计软件能与时俱进,跟上实际工作的步伐及时更新换代.

以上这些问题是在全面实行会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题,做好了以上工作,我们有理由相信煤炭企业会计电算化的管理工作也一定会更出色,我们的工作也将会有条不紊,会计电算化事业也将会蒸蒸日上,它必然会促进山西焦煤集团会计电算化向更深层次发展,最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量.