山西票号的会计与营业报告制度

一、关于票号

票号,亦称票庄、汇票庄或汇兑庄,源于汇兑,是一种专门经营汇兑业务的金融机构.它是中国封建社会金融业的重要组成部分.以清朝道光三年（公元1823年）“日昌”票号的诞生为标志（黄鉴晖,1992）,山西商人实现了由商业资本向金融资本的转变.此后100多年,被西方叹为观止的“山西票号（Shan Si Bank）”执中国金融之牛耳,“票号汇通天下”,在中国的金融史上写下了辉煌的一笔.山西票号在其经营过程中建立了一整套先进的会计与营业报告制度,使得票号管理者能够及时明了总号及其国内外各分号的财务状况和经营活动情况,从而做到“运筹帷幄之中,决胜于千里之外”,造就出一个又一个“Shan Si Bank”的世界奇迹,有力地带动了我国对外贸易的增长,极大地繁荣了我国当时的经济.

二、票号的组织结构

山西票号规模如此庞大还可以保持灵活经营,因其有科学的组织结构作保障.这也正是山西票号的会计与营业报告制度建立的基础与实施的环境.

以大德通票号为例,山西票号的组织结构主要表现为总号及其各地分号的内部组织结构以及总号与其分号之间的关系上.总号是负责票号整体各单位经营与管理的中心机构,主要负责全号业务经营上的计划、组织、指挥、调节、控制和监督等工作以及与外部其他单位或个人关系的协调.各地的分号是总号的下属业务部门,受总号直接控制.

(一)票号的内部组织结构

总号设大掌柜（也称“领东”、“执事”,相当于总经理）一人,为全号领袖,统管全号事务,票号对内、对外大事的处理均由其决策.大掌柜只需直接向财东负责.票号财东一般不过问票号的事,实行两权分离的“掌柜负责制”：财东出资设立票号,委托一个自己信赖的、精明能干的人做掌柜,财东把资金运用权、人员调配权、业务经营权等全部交给掌柜,让其独立自主地从事经营活动；只是定期结账（三到五年一次）,由掌柜向财东汇报经营成果,就一些重大决策请示财东,同时分取应得的红利,由财东视其业绩决定去留.这种所有权与经营权分离、掌柜负责制的方式,为票号高效运营提供了良好的制度环境.

设二掌柜（也称“协理”,相当于副总经理）一人,协助大掌柜处理全号事务,负责督促全号人员工作,因此票号员工往往对其十分畏惧.

设三掌柜一人（也称“内事掌柜”,相当于营业经理）,辅助二掌柜工作,负责票号内外的营业活动.对外营业活动的具体操办,一般由跑街进行.票号设正跑街（俗称“上街头”,相当于营业员）一人,副跑街一至三人,练习跑街数人,分工在外招徕生意,负责了解当天商情动态和上市接洽存放款及一切银钱往来业务.

设置账房,其中管账先生（相当于会计部经理,管账与文牍皆称先生,而不称掌柜）一人,总理全号账务,负责银钱出纳.另设副管账一人,辅助管账先生经管账目；帮账二人,受副管账指挥,助理各项账簿；练习帮账若干.

设置信房,其中文牍先生（也称“管信先生”）一人,负责往来文牍、信件；司信二、三人,由文牍先生指挥,号中往来文件,处理繁多的信札.各分号遇事都需通报总号,而总号也须一一答复.

此外有练习生（即学徒）若干,练习写账或誊写信件,学习业务.

分号因内部组织结构简单.一般设掌柜（也称“老帮”,相当于经理）一人,由总号委派并直接受其领导.较大的分号增设副掌柜一人,协助分号掌柜工作.也有跑街、管账、信房等设置.

(三)票号组织结构设计的原则

票号整体的组织结构（如图1所示）设计遵循了以下原则：

1.以经营为中心的原则.在组织结构设计中,票号大都坚持以事为中心,这不仅从其总号及其各地分号的内部组织结构设计上得到体现,而且有明确的文献资料佐证：“全盘人位之计划,系因事用人,决不因人用事,恐事少人多,习于骄惰.”票号组织结构以经营为中心的设计原则,与票号管理上注重人才的做法相辅相成,二者一道为票号的经营成功提供了基本保障.

2.集权、统一指挥的原则.票号业务的总指挥权在总号,分号的资金集中由总号控制,分拨大权在总号.总号账房一方面通过分号账房运转资金,抽疲转快,以达酌盈济虚之效；另一方面又通过分号账房遥控收支,把握经营方向,达到经济集权的目的.票号大掌柜具有绝对的权威,除向财东直接汇报并负责外,号内所有重大经营决策均由其做出,票号的组织机构也都以之为主而设计.集权、统一指挥是票号内部组织设立的重要原则之一.

3.级次清晰、权责明确的原则.在实行集权、统一指挥的同时,票号并不是由大掌柜统揽一切事务,各种事项都由其一人专断,而是在组织内部划分了明晰的级次和部门,并明确各级次人员的责、权、利,使其权责对等,各享其权、各司其职、各负其责、各获其益,很少有跨级干预的情况发生,大大提高了票号的经营效率.

正是由于票号在组织结构设计中遵循了这些原则,采用充分报告、全面统筹、灵活调动资金的方式,才使得山西票号“汇通天下”,在规模日趋庞大的同时保持了敏捷的经营模式,持续、高效运营,创造了历史上票号的鼎盛局面.

三、票号的会计与营业报告制度

在经营活动过程中,山西票号建立了一套严密的会计与营业报告制度.票号的账簿原属一种旧式簿记,但其组织完备、登记详密,亦可称为旧复式簿记.总号除本部自有各营业账外,还有各分号营业报告,也都需要分别记账.每月有月清册,到决算期,以月清统造年总结.文献考证显示,票号运用的记账方法大体有三种：一种是采用以为主体的单式收付记账法；而有的票号为了加强对往来账项的反映,采用了“三脚账”；到清朝后期,部分票号则采用了“龙门账”或“四脚账”.

(一)统一计量基础

清朝各地银两平色不一,平砝大小各异,纹银成色有高有低,一个地区就有多种平砝.如京城当时有“京公砝”、“京四平”、“京二两平”等数种,名称不同,大小各异.如果没有一个统一的平砝,不仅无法汇总票号总号与各分号的账簿,也不能进行正常的汇兑.各票号分别规定了其内部业务活动和会计核算与报告通行的平色,自成一个系统,各地分号的秤都以总号的秤为标准.票号的本平各不相同,存在一定的差异,但是通过本平可以把用各种平砝收交的银两权衡统一起来,使票号债权与债务在账簿中有一个统一的单位；否则,度量单位不统一,就不能真实地反映出票号的资产负债情况.结算期末,票号统统以其本平折算入账,消除错讹,核实盈亏,汇总反映票号总号及各分号的当期经营状况,以便使管理者据以进行业绩评价并做出相应的决策和业务指导.

(二)账簿的种类及其相互关系

票号业务复杂,账簿也因而种类繁多,大体上可分为四种：

1.基本账簿：包括底账、流水账和老账,这三种账簿提供的资料是票号账房会计核算的基础资料,其他账簿的记账以此为本.底账是会计核算的准备材料,每日发生的交易与活动先全部记入底账,以便稽查；每天晚间分别过入各流水账；每旬则过入老账.老账按流水账的各个抬头分别设置登记,反映全部财产变动的综合情况,据之可了解票号的资产状况和营业损益等.

2.业务账：由两部分组成,一是业务分类账,包括汇兑账、浮账（专门记录活期存款支出,不过流水账）、存款账和放款账等；再则是往来账,包括各地往来总账和本埠往来总账.通过各项业务账,票号加强了对日常业务活动和往来账项的控制与管理,保证了票号经营活动的有效运营.

3.结算账：包括月清和年总结以及清单.总号掌握各分号的业绩,主要是通过分号报送的“月清”（即报告主体当月业绩）和“年总结”（即报告主体当年业绩）的制度进行的.月清的报告时间在月底,年总结在冬月底（旧历十月底）.报告内容首先是各项加总的数字；其后是关于各项数字的具体花名、地名及数字等明细内容.这样,总号不仅可以据之稽核数字,还可以具体了解各分号当期的具体业务活动内容,并进而对其进行审核；如发现问题,则可及时指示分号纠正或采取补救措施.月清和年总结,既是分号向总号的报账,也是各分号本身的营业决算,其当期营业状况和盈亏情况一目了然.而清单则是总号汇总各分号年总结后,加上总号自身的业绩,综合编制的向股东报账的一种方式,类似于近代银行的决算报告.清单内容分为外该与该外两大项,最后结出本年的营业损益.清单既作年度向财东的报告,也作大账期（年度与大账期的区别是前者只核算损益,后者还要进行分红并做相应的核算）的报告.

4.补助账：是怎么写作于经营管理和盈利分配需要的支持性账簿,主要包括万金账（记录创办票号的合同、协议,以及历年的分红情况等）、保荐账（记录票号员工入号时的保单）、路俱账（登记分号员工返乡探亲的行李、路费等）、规账（记录票号营业共同规则、与各地银两平色及票号一般应付的规则等）等.

(三)营业报告制度

为及时洞察票号各分支机构的经营活动状况,实施相应的指导与控制,仅靠上述账簿提供的信息还远远不够,票号在其长期的历史发展中逐步形成了一套系统的营业报告制度,能够弥补账簿信息有限的不足,大大满足了票号管理者经营管理与决策的信息需求.

票号营业报告制度的特性在于,不仅各分号要及时向总号报告各项业务情况,各分号之间也要及时地互相通报各种信息,建立“相互报告制度”.票号分号向总号的报告,除了账册形式的财务报告（月清和年总结）外,大量的日常业务活动信息就是通过这种书信形式（为确保及时性,随着技术的发展后采用电报形式）的营业报告及时反映的.这些营业报告具体可分为四种：

1. 兹报（也称“正报”）：报告本号直接对某分号营业的事项.它是做汇兑后,两个直接收交汇款单位的一种报告,即A向B做的汇出业务的内容（如为某汇银两多少,何日交款,汇费和贴色多少,如同签发汇票后保送汇票底根一样）,以及A兑付B汇入业务的内容.如果A前封信提到的汇出业务尚未见到B兑付的回信,那么本次来信还要重复叙述前次信汇出业务的内容,以便相互核对业务和了解彼此业务完结的情况.

2.附报：是票号最大量的一种报告,要把各分号每天营业状况全盘通告各分号,其目的在于使各分号相互了解收交情况,进而根据了解到的情况主动从事业务活动,相互支持；避免因某地交款过多、现银不足影响票号声誉,或是存银多无交项,影响生意,为实现“酌盈济亏、抽疲转快”提供管理与决策所需信息.

3.行市：是各号相互报告当地借贷市场银根松紧和汇水利息行市交流情报的报告.它是兹报和附报后例行报告的内容.

4.另起（也称“叙事”）：是总号或分号对某分号业务的指示、评价、意见以及委托事项的内容叙述.它位于兹报、附报与行市后,是注明本次信件的年月日后所写的内容.一般是文牍先生把兹报、附报与行市写好后,等掌柜们晚间有空闲时提出意见才写的；或者由文牍先生先拟稿,待掌柜修改后才誊写的信.

票号的这些报告是大量的,当天的事必须当天就发出信,且都要向总号和所有分号互报.随着分号的增加,要把当天与各号的事都报告出去变得日愈困难,于是逐渐制定出按规定时间报告的办法.即把各分号按日期排开,各分号之间有一个固定的规定报告日期（如今天给某几个分号发信,明天给另外几个分号发信）,从而既相互了解情况,又不至于使信房忙得不可开交.但有一条原则,不管有多少分号,所发生的业务必须在三日之内发出信件报告.

文牍先生不仅要草拟当天的信件,还要建立书信档案,把发出的信和收到总分号的信,以总分号为单位全部都抄录在一本往来信稿簿中,以达永久保存的目的.

四、票号会计与营业报告制度的启示

21世纪是信息社会,随着IT技术的迅猛发展和不断普及,人们正在不断地推进管理模式和会计模式的信息化进程.借助IT技术,各种信息的广范围及时、甚或是实时共享都不再存在技术上的障碍,人们再也不必由于担心路途遥远或是抄录任务繁重而不能完成信息的及时传输或录入.100多年前困扰山西票号管账先生和文牍先生们的技术难题都已不复存在.通过反思历史,研究前人,我们可以“法先人之法”,为今所用.通过对票号的会计与营业报告制度的深入考察,我们得出若干启示如下,希望能够对理论研究和实务工作有所裨益：

1.在100多年前各种技术手段都极其落后的情况下,山西票号的管账先生和文牍先生们为保证信息的及时性,尚且不辞辛劳,努力做到信息每日报送与沟通.如今更应充分注重信息及时性的要求,树立只有及时的信息才有价值的观念,积极推进会计信息化进程,做到信息的及时、甚至实时提供,从而为及时有效地进行管理和经营决策提供保障.

2.在信息报告中加大非财务信息比重,丰富信息含量与信息报告种类；同时,借鉴山西票号会计报告与营业报告并举的方式,一方面加大财务报告中非财务信息的比重,另一方面研究设计非财务信息报告形式,不单纯囿于财务报告的现行范式,不断推进报告模式改进,按管理需求提供一切经营活动信息,进一步完善企业报告体系.

3.借鉴票号“相互报告制度”的做法,不仅要求下级单位向上级单位和总部报告其业绩和经营活动信息,各平级单位之间以及上级单位向下级单位都应及时、充分地披露各种管理与经营决策所需信息,以便各单位能够据以做出最优决策.推而广之,还可以在一定的企业联盟（如横向价值链联盟或纵向价值链联盟）中的各企业之间做到充分的信息共享,实现包括资金在内的各种资源的有效配置,提高资源利用效率,协调各单位或企业的经营策略与活动,进而实现整体价值增值最大化的共赢局面.

（作者供职于中国人民大学商学院会计系）