如何加强会计电算化条件下的档案管理工作

加强会计电算化条件下的档案管理工作,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的怎么写作于企业经济建设.

会计电算化 档案管理

加强会计电算化条件下的档案管理工作,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的怎么写作于企业经济建设.那么,如何加强会计电算化条件下的档案管理工作呢?

一、目前会计电算化下档案管理存在的问题

1、会计档案载体的完整性不能体现.很多单位由于单位领导和财会人员对电算化会计档案的工作内容理解不到位,缺乏管理会计档案的经验,只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,或虽保管但只保管一份,从而影响会计档案的完整性.

2、会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位,使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求.目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用.《会计档案管理办法》规定“采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案”,并对保存期限做了规定,但目前由于一些单位没有更新和升级输出打印设备,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；或因为磁盘介质的质量问题,或未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据的损坏或丢失.

3、会计档案管理制度不完善.由于没有完善的、针对电子文件的制度规范,电算化会计档案的归档工作处于无序状态.归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法,只归档纸质文件,将原来用手工记录的账簿、报表,改成了用计算机打印出来的账簿、报表.

二、加强会计电算化条件下的档案管理工作的策略

1.提高电算化会计档案保管人员的素质.

要管理、保存和利用好电算化会计档案,必须有相应的档案管理人才.管理电算化会计档案的人员比一般的档案管理人员综合素质要求高,除了要具备传统的会计档案管理专业知识外, 还必须具备电算化基础知识、计算机软硬件基础知识、网络工程和信息系统知识, 必须具备较高的计算机操作技能.要通过多种方式的培训教育 , 使我们的电算化会计档案管理人员成为具备会计学、计算机科学、档案学、管理学等多门学科知识, 具备良好的道德品质和潜在的创新意识与能力的复合型人才.

2.加强企业财务档案管理的基础设施建设

软、硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络.它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段.在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率.在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员.此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性.

3.做好电算化会计档案的收集

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度）,把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案.财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统.除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册

4.做好电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性.在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等.对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失.

5.做好电算化会计档案的整理和利用

电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势.通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据.另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益.

6.加强会计电算化系统网络环境的管理与维护

网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等.采用管理和登陆制度控制网上财务数据的读取；起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问；采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行.