会计凭证、账簿、报表的整理与装订

1.会计凭证

会计凭证是记录会计核算单位经济业务,明确经济责任的书面证明.它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表、银行进账单、银行受理回单、缴款单、支出通知单等.

根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条规定的精神,记账凭证登记完毕后,应当按照分类和编号顺序保管,不得散乱丢失.为此,必须对会计凭证进行整理、装订.会计凭证的整理与装订是会计人员日常工作中必做的一项工作,它既单调、繁琐,又细致、重要,是会计基础工作的一个重要组成部分.本单位平均每月装订37本.会计凭证整理与装订的好坏,不但影响会计凭证外形的整齐美观,更重要的是其直接影响会计资料的安全、完整及会计凭证的保管与调阅.因此,会计人员在日常工作中应充分重视该项工作.

1.1会计凭证的整理

会计凭证装订前的准备,是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠.因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样,有时前者大于后者,有时前者小于后者,这就需要会计人员在制作会计凭证时先对原始凭证加以适当整理,以便下一步装订成册.会计凭证装订前应从以下几方面进行整理：

1.1.1对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证（如：工资单、文件、合同等）,可按记账凭证的面积尺寸,先自下向上,再自右向左两次折叠.注意应把凭证的左上角或左侧面让出来,以便装订后,还可以展开查阅.由于原始凭证大于记账凭证,经过折叠后,一本凭证就显得中间厚,装订线的位置薄,订出的一本凭证象条鱼一样.这时,就要用一些三角形垫纸,均匀地垫在装订线的位置.以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致.如工资单等原始凭证不仅面积大,而且数量多的,还可以单独装订,但在记账凭证上应注明保管地点.

1.1.2对于纸张面积过小的原始凭证（如：公共汽车票、三轮车）,一般不能直接装订,可先按一定次序和类别排列,再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上,粘贴时宜用胶水.票证应分张排列,同类、同金额的单据尽量粘在一起；同时,在一旁注明张数和合计金额.

1.1.3 对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证,可先用回形针或大头针别在记账凭证后面,待装订时再抽去回形针或大头针.

1.1.4原始凭证附在记账凭证后面的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致,不应按原始凭证的面积大小来排序.

1.1.5整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因.

1.2会计凭证的装订

会计凭证一般每月装订一次,会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序,外加封面、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签.装订前,准备好电钻或装订机,还有线绳、剪刀、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸.会计凭证的装订步骤：

1.2.1摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针）,并将全部凭证以左上角为准对齐.

1.2.2会计凭证装订要做到既美观大方又便于翻阅,所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度.一般来说,一本凭证,厚度以1.5至2.0cm为宜,太厚了不便于翻阅核查,太薄了又不利于戳立放置.凭证装订册数可根据凭证多少来定,原则上以月份为单位装订,每月订成一册或若干册.有些单位业务量小,凭证不多,把若干个月份的凭证合并订成一册就可以,只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可.

1.2.3在空白的封面上,填写单位名称、年度、月份、册数、起讫日期、起讫号数,以及记账凭证张数,并进行打印.

1.2.4采用“左上角装订法” 装订会计凭证 ,在凭证左上角长、宽1.5cm和2.5cm 处各打一孔.装订凭证应使用棉线,棉线沿左上角长、宽捆2道,棉线应并列排列,最后在凭证背面打结,结扣应是活的.装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅.

1.2.3用包角纸将线头完全包住,装订人在包角纸骑缝盖私章.并在脊背上填写时间及编号.这样即能确保装订后凭证安全,不被他人随意拆封,又能起到加固的作用.

2.会计账簿

会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍.它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等.

2.1会计账簿的整理

会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他账簿应按时打印、立卷.现会计核算中心提供给各集中核算单位,需打印、装订的账簿主要是总账和明细账.明细账账簿装订前应从以下几方面进行整理：

2.1.1账簿装订前,首先按会计科目的顺序进行整理.因打印时,有的在三栏式明细账中打印（如：其他应收款、其他应付款等）,有的在多栏账中通过定义、查询打印（如：财政补助收入、经费支出等）.

2.1.2按整理的顺序逐张编号,不得有错页、掉页、加空白纸的现象.

2.1.3填制账簿启用表簿并打印.内容包括：单位名称、账簿名称、账簿页数、启用日期、会计主管人员和记账人姓名,经管或接管日期,移交日期.

2.1.4填制卷内目录并打印.目录中填写的账户名称应与起止张号相对应.

2.2会计账簿的装订

2.2.1账簿装订要做到既美观大方又便于翻阅,所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度.一般来说,一本账簿的厚度分为：1cm、1.5cm至2.0cm为宜,与其对应的A4纸分别为100页、150页、200页左右.如厚度不足上述标准的,则需用垫条均匀地垫在装订线位置.

2.2.2折叠封面、封底.

2.2.3撤掉账夹,用电钻钻三个孔,并用棉线捆1道,最后在账簿背面打结,结扣应是活的.

2.2.4在账簿的封面上填写好账目的种类、卷宗号、起止页数、保管期限；在封底上填写好备考表（如：立卷人、装订日期等）.

3.会计报表

会计报表是反映行政、事业单位财务状况和收支情况的书面文件.行政事业单位应定期向主管部门、财政部门和有关部门提供会计报表.现会计核算中心提供给各集中核算单位的会计报表主要有：资产负债表、收入支出表、经费支出明细一表（分支出性质）、经费支出明细二表（分预算科目）.另外,根据财务管理的需要,会计核算中心还自行设置了一些辅助表,如：其他应收款余额表、其他应付款余额表、项目支出明细表.

3.1会计报表的整理

会计报表的装订分月报和年报（决算报表）,月报经核对无误后留存,年报由报账会计填制,审核通过后存档.会计报表按年装订成册.会计报表装订前应从以下几方面进行整理：

3.1.1摘除报表上的订书钉、回形针,并按A4纸尺寸对报表封面进行裁剪.

3.1.2按资产负债表、收入支出表、经费支出明细一表、经费支出明细二表、其他应收款余额表、其他应付款余额表、项目支出明细表的顺序进行整理.并将报表的下边和左边对齐压平.

3.1.3按整理后的顺序进行逐张编号,不得有错页、掉页、加空白纸的现象.

3.1.4填制卷内目录并打印.目录中填写的账户名称应与起止张号相对应.

3.2会计报表的装订

3.2.1报表装订要做到既美观大方又便于翻阅,所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度.一般来说,一本账簿的厚度分为：1cm、1.5cm至2.0cm.为宜,与其对应的A4纸分别为100页、150页、200页左右.如厚度不足上述标准的,则需用垫条均匀地垫在装订线位置.

3.2.2折叠封面、封底.

3.2.3撤掉账夹,用电钻钻三个孔,并用棉线捆1道,最后在账簿背面打结,结扣应是活的.

3.2.4在账簿的封面上填写好账目的种类、卷宗号、起止页数、保管期限；在封底上填写好备考表（如：立卷人、装订日期等）.

（作者单位：余姚市财政局；浙江 余姚 315400）