EXCEL在单位财务会计工作中的运用

摘 要：EXCEL是美国微软公司开发的一款功能非常强大的应用领域又很广泛的软件,俗称为“电子表格”它不仅能进行自动计算,还可以进行经济决策,特别是可以进行软件开发,包括财务会计软件的开发.

关 键 词 ：EXCEL 经济决策 软件开发

中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（c）-0024-02

在单位基本会计核算中它又有什么用处呢?在电子计算机技术已经达到了非常发达程度的今天,市场上有各种财务软件.因此,有人认为：一般单位财务工作用不到EXCEL.

我认为,以上想法是错误的：单位基本会计核算的程序是：原始单据— 记账凭证— 会计账簿— 会计报表.其中的从原始单据到记账凭证阶段需要一个对原始单据分类整理阶段.有时候还是需要很大的计算量和工作量的,如果用了EXCEL,将会大大减轻会计人员的工作量,提高核算效率.本人试图通过一个现实工作中的案例来说明该问题.

本单位是一家小型公办事业单位,2012年11月份接到财政部门通知：要求单位计算出本次事业单位工资制度改革应补发的工资总额,以便财政部门及时拨款并补发到位,以调动职工的工作积极性.

根据财政部门要求,应补发的绩效工资的计算方法如下：2010年1月1日至2011年9月30日应补发绩效工资,由市人事部门核定的月绩效工资标准,减去该时间段已经发放的津贴数,乘上月数即21个月.2011年10月1日至2012年12月31日应补发的绩效工资,由市人事部门核定的调整后的新标准,减去该时间段已经发放的绩效工资数,乘以月数即乘以15.两项数的合计即是该职工应补发的绩效工资数,需要说明的是人事部门核定的绩效工资标准是全部绩效工资的70%,需要换算成全部绩效工资,即用批文中的核定数除以70%.从财政部门所要求的算法当中我们可以看出如果用手工计算出结果再输入表格的话不仅工作量大而且计算容易出现误差.如果使用EXCEL来计算的话情况就不同了.

下面是我用EXCEL来计算并造出该表的操作步骤.

（1）用鼠标双击EXCEL图标,打开EXCEL.将任务栏中的Sheet1,Sheet2,Sheet3分别重命名为2010年补发绩效工资表,2011年补发绩效工资表,2012年补发工资绩效表,再点击“插入”菜单插入一张工作表并将其改名为“补发绩效工资合计数”.先点击2010年补发绩效工资表.将A1至H1单元格通过“合并单元格”命令,设计成一个合并单元格,在合并单元格中输入“2010年绩效工资补发表”.分别在A2至H2单元格输入“序号”“姓名”“2011年9月30日以前基本绩效工资标准（70%）”“2011年9月30日以前绩效工资标准全额（100%）”“当年已发津贴补贴”“当年奖金（年终奖）”“当年补发数”“签名”字段.用同样的方法在“2011年补发绩效工资表”中建立同样的字段（由于2011年有两个执行标准所以多出“2011年10月1日以后基本绩效工资标准（70%）”“2011年10月1日以后绩效工资总额（100%）”两个字段.）；“2012年绩效工资补发表”中字段和2010年的表完全相同,只不过字段“2011年9月30日以前基本绩效工资标准（70%）”“2011年9月30日以前绩效工资标准全额（100%）”应改为“2011年10月1日以后基本绩效工资标准（70%）”“2011年10月1日以后绩效工资总额（100%）”字段.打开“补发绩效工资合计数”工作表,将A1至D1单元格设计成合并单元格,输入“补发绩效工资合计数”字样.在A2至D2单元格输入“序号”“姓名”“金额”“签名”字段.如（表1～4）所示.

表格设计好之后,我们先在“2010年绩效工资补发表中”输入数据,在“序号”字段的第一行即A3单元格中输入01,然后将光标放到该单元格的右下角,当光标变成小黑识字时,按住鼠标左键同时用左手按住“Ctrl”键,下拉鼠标,就会看到序号按顺序被复制.在“姓名”字段（B3）输入人名“陈浩”,在“2011年9月30日以前基本绩效工资标准（70%）”字段（C3）输入1194（该数据来自市人事部门的批文）在“2011年9月30日以前绩效工资标准全额（100%）”字段下即D3输入“等于A3/0.7”这时我们可以看到D3单元格中自动显示为“1706”,这就是EXCEL的自动计算功能.在“当年已发津贴补贴”字段下即E3单元格输入“758”（该数据来自2010年10月份工资表,或者人事部门的批文）.在“当年奖金（年终奖）”字段下即F3单元格输入“1500”（该数据来自2010年绩效工资表）,在“当年补发数”字段下G3单元格输入“等于（D3-E3）×12-F3”这时该字段自动显示为“9786”.下面再来操作“2011年绩效工资补发表”在该表的“姓名”字段下即B3单元格输入“等于‘2010年绩效工资补发表’!B3”,在“2011年9月30日前基本绩效工资标准（70%）”字段下即C3单元格输入“等于‘2010年绩效工资补发表’!C3”,在“2011年9月30日前绩效工资全额（100%）”字段下即D3单元格输入“等于C3/0.7”,在“2011年10月1日以后基本绩效工资标准（70%）”字段下即E3单元格输入“1586”（该数据来自人事部门的批文,这时第二次调整津贴标准后的又一个新标准.）在“2011年10月1日以后绩效工资总额（100%）”字段下的F3单元格输入“等于E3/0.7”,在“当年已发津贴补贴”字段下的G3单元格输入“等于‘2010年绩效工资补发表’!E3”.在“当年奖金（年终奖）”字段下的H3单元格输入“1800”（该数据来自2011年绩效工资表）.在“当年补发数”字段下的I3单元格输入“等于（D3-G3）×3+（F3-G3）×9-H3”这时我们可以看到在单元格I3中自动显示出数据“11253”.由于2012年的计算只适用一个标准和2010年差不多,根据字段来设计取数公式就行了.完成之后,我们可以看到在“当年补发数”字段会自动显示数字“11293”.在“补发绩效工资合计数”表格中,在“姓名”字段下面的B3单元格中输入“等于‘2010年绩效工资补发表’!B3”,在“金额”字段下面的C3单元格输入“等于’2010年绩效工资补发表’!G3+’2011年绩效工资补发表’!K3+’2012年绩效工资补发表’!G3”这时我们可以看到在C3单元格中会自动显示数字“32418”这个数字就是陈浩的三年应该补发的绩效工资的总合计数.接下来我们可以利用自动复制功能将以上所输入的各个单元格中的公式复制到其他所对应的单元格中,在这4张表中,我们只需要在“2010年绩效工资补发表”中的“姓名”下面的各个单元格中输入每位职工的名字,后面三张表中的“姓名”字段下面各个单元中会自动填充相对应的职工姓名.然后,在“2010年绩效工资补发表”中的“2011年9月30日以前基本绩效工资标准（70%）”、“当年已发津贴补贴”、“当年奖金（年终奖）”字段中输入,该职工的相应的数据.在“2011年绩效工资补发表”中的“2011年10月1日以后基本绩效工资标准（70%）”字段中输入该职工的调整后的津贴新标准,在“当年奖金（年终奖）”中输入该职工的数据.在“2012年绩效工资补发表”的“当年奖金（年终奖）”输入该职工的对应数据.这时,该职工的各个年度应补发的绩效工资数及合计数都自动计算出来.

以上,是我在本单位的财务工作中使用EXCEL软件来完成复杂计算的案例之一.当然,这只是EXCEL诸多功能中的一种,它还有许许多多其他的功能,如果在日常会计核算工作中我们都能很熟练的利用它,那么我们的财务工作会变得很轻松愉快同时,效率又会大大的提高.