中原油田在实施会计信息化应用进程中的问题

摘 要：随着计算机信息技术的快速发展,ERP系统在一些企业得到广泛应用,企业管理进入了信息化管理时代.文章对中原油田应用ERP系统在会计信息化建设中存在的问题和ERP系统环境下解决会计信息化相关问题应采取的对策等方面进行了探讨.

关 键 词 ：ERP 会计信息化 中原油田

中图分类号：F234

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）09-122-02

ERP系统的全面引入加快了中原油田会计信息化发展的进程.ERP财务管理系统的应用大幅度提高了会计信息的相关性、可靠性、及时性,使得油田的会计业务能最大限度地适应现代企业经营环境.

一、ERP系统对促进中原油田会计信息化发展的重要意义

ERP的应用,不仅仅是引入一套现代化的管理软件,使企业的日常经营管理活动自动化,更重要的是要对企业传统的会计电算化模式进行根本性的变革,使其更加合理化、科学化,从而大幅度提高企业的经营效益.

1.ERP系统依托的是以信息技术为核心的信息管理平台,是企业实现信息化建设的一个重要环节.ERP系统管理的对象涵盖企业诸如人力、资金、材料、设备、生产技术等所有的资源.ERP系统从功能范围来讲不仅仅是对企业自身资源的综合管理,还延伸扩展到企业外部的供应链资源.系统利用信息技术的优势,对企业资源进行最优的平衡利用,对企业各项资源以及供需关系等具体的业务工作进行科学管理,实现企业资源价值利用的最大化.ERP系统是财务和管理双方面的结合,会计信息系统是ERP系统中企业信息化不可分割的一个重要组成部分.ERP环境下,其对会计信息系统中数据和信息的采集与处理的能力已经远远超出了传统电算化软件.

2.与传统的以各部门单独进行会计核算的内部控制体系相比,ERP系统更加强调企业经营的流程性与集成性.由于各部门的信息相对独立,传统的内部控制体系无法形成完整的信息资源,容易导致信息传递反馈出现偏差,使得企业决策时所依赖的信息极有可能出现不完整、不连贯甚至失真的情况.此外,传统会计核算软件对业务流程的连贯性不注重,不能在企业内部进行流程重新再造和优化,从而影响到会计核算软件内部控制流程的连续性.所以,信息资源分割、不连贯的特征使得企业容易形成“信息孤岛”,企业内部控制容易出现断层也就在所难免了.

为改变这种局面,ERP在实施过程中,通过信息集成与实施充分发挥各管理部门的能动性,各管理部门间相互及时提供决策需要的相关信息,本部门负责处理的物流、人流、资金流等信息,通过参与其他部门的决策以实现对业务流程的综合控制.

二、应用ERP系统在中原油田会计信息化建设中存在的问题

企业在ERP的实际应用中,由于不了解信息系统的性质和不同发展阶段的特点、不了解企业管理和信息系统之间的关系,因此不能客观和正确评价企业的现状以选择正确的信息化建设道路.油田企业在利用ERP系统来推进会计信息化建设的过程中还存在着以下几个方面的问题：

1.高层思想认识不足.一些油田高层领导对ERP的认识不是很全面,过高迷信ERP系统的作用,甚至认为只要启用了ERP系统,企业管理不需要投入过多的精力和物力就可得到大幅度的提高.在这种错误思想的引导下,ERP系统在实际应用过程中出现脱离现实、盲目随从的问题就不难理解了.由于前期准备工作不充分,规划不到位,一些单位在管理基础和信息化建设基础较差的条件下,过于迷信信息技术的能力,虽投入大量资金用于建立ERP系统,但效果不佳,不能达到预期目标.有些单位建立的ERP系统涉及全部业务,但由于实际情况,很多业务无需ERP系统的操作,致使ERP系统的部分模块出于空闲状态.另外,一些员工从心理和技能方面都准备不足,没有得到足够的业务培训,对ERP系统对传统业务的颠覆性变革完全不能适应,最终只能用现代化技术来检验手工操作的正确性,使得耗费巨资的信息系统成为空无一用的摆设.

2.ERP系统建设缺乏长期的规划.在ERP系统的建设过程中,职能部门走分散开发的路子,不与其他部门进行交流和协商,根据需要就采用或自行购写某个软件或开发所需软件,导致单位内部形成“信息孤岛”,部门之间难以集成和共享相关信息.不同业务系统之间若要进行网络互联和信息集成将会遇到极大的困难,系统整体性被企业分割,使得在ERP建设中造成资金的极大浪费.

3.正确和安全的财务信息得不到保证.财务信息的正确性和安全性是影响油田科学决策的关键因素.首先,采集到正确的原始数据对所有信息使用者来说是至关重要的.ERP系统利用信息技术将企业资金流、物流以及信息流完美地融合在一起,使经济活动信息在系统中得到全面而广泛的使用.一旦财务数据输入出现哪怕是一点点偏差,将有可能直接对后面信息的处理以及加工产生不利影响.由于系统的安全性考虑,来源于不同的业务模块的财务数据,其信息的可靠性和正确性在ERP系统的数据采集过程中是无法识别的,财务人员不能对其他业务模块加以监控和管理.其次,由于网络安全问题,ERP系统对财务信息的安全管理也存在一定的隐患.财务数据在传递过程中,可能会出现被网络截获篡改或者网络病毒的攻击,使信息出现偏差甚至错误.另外,信息安全制度的不健全和不规范,权责界限划分不明确,也容易造成信息的滥用、非法和泄密.不难看出,保证正确和安全的财务信息是油田实现会计信息化过程中需要重点关注的一个问题.

三、ERP系统环境下解决会计信息化相关问题的对策

随着信息化技术的快速发展,高度重视会计信息化已成为油田财务会计改革的方向.在ERP应用环境下做好会计信息化的推动工作,需要在以下几个方面予以实施保证：

1.提高油田高层负责人的思想认识.在油田实施ERP系统的过程中,管理者对系统的思想认识是保证企业实现会计信息化建设的重要因素之一.加强与软件供应商的关系和沟通,提高油田管理者对会计信息化建设的思想认识.在这一系列前期准备过程中,由软件供应商给企业管理者讲解和培训ERP系统建设的信息,会使管理者认真仔细地考虑会计信息化建设的可行性,制定出有规划的方案,无疑会提高企业负责人对ERP系统的思想认识.同时,结合企业实际需要,企业管理者积极与供应商进行协商,可以要求供应商为企业提供高质量的技术怎么写作,为企业提供一套相适应的管理系统,在出现难题时,双方还可共同沟通以便找出最优解决方案.企业在主动参与过程中,也会加深相关业务人员对ERP系统的认识和理解,增长软件、信息技术等领域的知识.

2.强调ERP系统的整体功能性,避免出现“会计信息孤岛”现象.企业应注重该系统的整体性,尽量避免各功能模块的分割,使ERP系统最大限度地发挥出其应有的功能.企业可以在整体性、流程性以及集成性的基础上,运用系统的观点,建立全面综合控制体系来加强企业会计信息化的建设.具体而言,企业必须打破部门的界限,站在全流程的立场上,要求部门之间相互配合和协调,借助ERP网络管理平台,把岗位授权和内部控制在系统中得以实现,使财务信息在企业内部得到全面有效的使用.同时,企业还需要重新整理和优化传统手工控制体系,在ERP环境下进行,使软件控制和手工操作有机结合,构成一个完整严密的企业内部控制体系.

3.重视财务数据质量控制,促进油田会计信息化的建设.保证原始财务数据正确的重要性无论怎样强调都不为过,永远是企业不断努力的方向.为保证财务原始数据的正确性,企业需要不断加强业务人员和财务人员对原始数据的重视程度,从思想上和制度上保证重点数据规范录入工作,尽量避免数据在录入阶段出现偏差.为了进一步保证原始数据的正确性,纸质数据也应保存得当,采取电子数据和纸质数据配合使用的措施,也为以后数据的检测和验证提供原始依据和便利.此外,加强内部控制的建设也十分重要.具体而言,可以从两个方面予以规范：第一,从制度层面上保证财务信息的安全性.通过加强企业业务人员和财务人员对风险的认识,建立各种风险控防范的机制,比如说内部人员道德风险防范机制、软件系统操作风险防范机制等.第二,从技术层面加强对会计信息系统的安全防范措施.企业应重视网络信息安全的建设,通过完善网络管理平台,比如对通信平台、应用平台以及管理平台等设定安全评价等级,建立全方位、多层次的安全体系.