中职学校会计档案管理的重要性与策略

摘 要： 会计档案是记录和反映学校经济业务的重要资料,加强中职学校会计档案管理能够有效提高学校财务的管理质量和水平.本文概述了中职学校会计档案管理的重要意义,针对管理中所存在的一些问题提出相应解决对策,为以后相关研究提供参考依据.

关 键 词 ： 中职学校 档案管理 对策

所谓会计档案,就是在会计核算中的所形成的会计凭证、会计报表和会计账薄及其他相关的会计资料.现代中职学校的会计档案工作一项重要内容,记录着学校一切经济业务和活动的真实情况,是对学校业务活动进行分析、计划、决策、监督及学校绩效评定和核算教育成本的一项重要依据.随着现代飞速的经济发展和信息技术的普遍应用,如何做好学校会计档案管理,确保完整有效的会计档案在教育事业中发挥应有的作用,是中职学校在会计档案管理中所面临的一项新挑战.

一、中职学校会计管理的重要意义

在学校会计档案管理中,虽然不能以此判断学校质量,却可以作为学校规范档案管理、进行财务规划、财务制定和促进学校发展的重要手段,以此作为重要的参考基础,对学校的发展有着直接影响.为了顺应现代社会发展的形式和需求,确保在日益激烈的竞争中能够更好地生存.获得更好的发展机遇,中职学校会计档案管理工作需要结合学校自身的情况,突破传统,寻找更高层次的会计档案管理方法,保证学校更好的发展.会计档案管理作为中职学校档案管理的一项重要内容,反映学校短期、长期经济的真实情况,不仅对学校某一时期的经济状况和财务活动的掌握准确无误,还是进行学校政策制定、重要问题研究和开展学校经济活动信息来源的重要参考依据.因此,加强中职学校会计档案管理,对学校本身乃至整个社会都具有重要意义.

二、中职学校会计管理中存在的问题

1.会计档案管理制度不健全

在会计档案管理中,不健全的管理制度是众多中职学校所面临的共同问题,会计档案管理仅仅只参考《会计档案管理办法》对会计凭证、报表、账薄等进行了简单的收集和整理.目前,我国中职学校已经实现了会计电算化,会计电算化所包含的数据资料、程序文件等电子会计档案资料都是会计档案管理的重要组成部分.管理制度不健全,势必出现电子会计档案归档不及时、信息缺失等情况.

（1）会计档案管理人员缺乏经验

由于部分学校对会计档案管理不够重视,进行档案管理岗位人员安排时,通常是部门调整后的闲置人员或因某种关系而安排进来的人员.导致这些从事档案管理人员文化水平不高、知识能力参差不齐、专业知识和整体素质更是严重缺乏,影响了会计档案管理工作的有效实施.

（2）电子管理和文本管理不一致

随着时代的不断进步,学校的会计档案文本管理受到整理耗时、检索缓慢等影响,使得会计档案从文本形式逐步被电子管理代替.但一些中职学校在进行会计档案电子管理时,由于不注重防尘、防磁、防潮等相关环节,导致电子档案很容易损失,出现数据不全、电子和文本管理内容不一致,使会计档案管理工作难以顺利进行.

（3）会计档案销毁工作落实不到位

目前,中职学校的会计档案多半已经超过了法定保管期限,但学校对这类档案的销毁工作并没有做到位.一方面表现在学校上级主管部门及财务缺乏监督,对学校未能履行指导和监督职责,使过期档案没有做到及时的销毁,另一方面,一些学校领导和财务人员对档案销毁工作不重视,新任领导抱着“新官不理旧账”的态度,对前期的档案销毁工作不理不睬,再加上档案销毁前要进行账务的整理、核对,费时费力,导致久拖不办的现象存在.

2.解决对策

（1）建立健全的档案管理制度

中职学校应根据《会计档案管理办法》有关规定,做好会计档案管理工作,做好档案立卷、归档、借阅、保管及销毁等工作,确保学校会计档案能够有序存放、妥善保管、查阅方便,防止损坏、泄密和丢失.学校应根据有关会计档案管理的法规要求,结合学校发展的实际情况,建立一套严格、完整的会计档案管理规章制度,保证学校会计档案工作能够规范、科学地发展.

（2）加强档案管理人员专业知识培训

进行会计档案管理中的档案收集、档案整理及立卷归档的重要责任人就是会计人员,他们从事会计档案工作的熟练程度和是否规范化管理,决定档案卷宗质量的好坏.加强学校会计人员对档案管理专业知识和计算机操作能力的培训非常重要.学校应安排会计档案管理者多参加一些专业知识的培训班,不断提高档案管理人员的管理技能和修养,把会计档案管理工作从根本上落实到位.

（3）加强立卷的规范化管理

加强会计档案立卷的规范化管理主要包括：对会计凭证在整理、装订及保管方面要有专用的装订封皮和封皮装订线,在封口部位要盖上会计人员的印章.封皮面要按要求填写日期、凭证起止号和张数、保管期限、经办人及相关备注等,再按时间先后将装订好的档案放置在档案盒内,档案盒上标注完整的内容即可；活页账薄需要按顺序将页码排好后加装封面装订成册,按照会计科目的正确顺序,依此填好卷内目录和会计必考表；会计报表要按照月份顺序,经电脑打印装订成册.

（4）及时销毁过期的会计档案

对学校的那些保管期限已满的会计档案要及时销毁,可由档案存储室提出销毁意见,经学校财务部门共同审核、鉴定之后,编辑详细的会计档案销毁手册之后进行销毁即可.如遇到那些不了解的债权事项,作为原始凭证的数据资料要单独立卷,并交由档案室专人保管,直到债权结清为止.

加强中职学校的会计档案管理工作,不仅能够提高校内财务管理质量和水平,而且学校的发展能够适应现代社会主义建设的经济体制创新改革的新需求.随着时代的不断进步,会计档案管理无论对学校还是对社会的影响作用都不可忽视,因此,中职学校要重视建立制度,提高管理水平,不断推动会计档案管理的建设.