电算化会计档案双套制的永久性其

[摘 要] 一般电子档案双套制都是“临时性的变通办法”；电算化会计档案实行的是永久不变的双套制.首先,原始凭证和记账凭证之间,前者是后者记账的依据,后者是前者的概括和说明,要求两种凭证必须同时归档保存,不可分离；其次,原始凭证的原件必须作为记账凭证的附件,脱机粘贴在机打记账凭证的后面.这一特殊的保管规定,导致原始凭证即纸质档案由于不接触计算机而永远不会被电子档案所取代.以同时保存两种档案为特征的双套制因而也会永久实行下去,从而颠覆了档案界关于电子档案双套制都有“过渡”性特点的共识.电算化会计档案的这个特点,对档案意识、管理模式和管理方法等都产生了深远影响.

[关 键 词 ] 电算化会计档案；双套制；永久共存

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03

1.双套制是电算化会计档案的基本管理模式

20世纪90年代以来,伴随医院现代化建设的发展,电子计算机技术在医院财务管理领域广泛渗透,双套制替代传统单一的纸质档案管理,逐步成为医院电算化会计档案的基本管理模式.

所谓双套制,是指“电子和纸质两套文件双双归档,形成两种介质的两套档案,并且所生成的电子文件的专用软件必须一同归档”.

财政部、国家档案局1999年1月1日颁布实施的《会计档案管理办法》,从制度上肯定了电算化会计档案是双重信息载体的特性,明确了电算化会计档案的管理范围不仅包括“计算机打印输出的传统纸质记账凭证、会计账簿、财务报告等专业会计核算材料”,还包括“机内会计数据、软盘等备份的会计数据、系统开发资料和会计软件系统 ”.

在电算化会计环境下,会计档案存贮载体发生了巨大变化.从纸质文件到电子文件的出现,是档案存储方式的变革,也是档案管理范式的转变.电子和纸质两种档案在共处中既相互冲突,又相互融合.这种优势互补,并行发展的模式,要求在推进电子档案管理的同时,也要重视纸质档案的管理和研究,对传统档案管理理念与现代管理技术进行科学整合,寻找出一条既符合时代要求,又符合科技发展特征的医院电算化会计档案管理之路.

2.电算化会计档案的优势和不足

电算化会计档案信息的形成、归档、管理和利用不受时空和载体传递的限制,实现了资源共享.磁性介质的采用,有效避免了手工记录中易出现的重复记录现象,简化了管理环节,丰富了储存空间.

扩展了信息处理功能,实现了无纸化查阅、自动检索、自动管理和自动计算、分析,强化了会计数据的完整性、准确性和及时性；促使会计档案工作规范化,提高了效率；减少错误,提高了会计工作的质量；有利于充分发挥会计的职能,及时反映（据估计约有70%的信息来自会计部门）,为医院领导决策当好参谋助手.满足了社会对会计档案信息的系统性、时效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求,体现了会计档案发展的方向.

然而,电算化会计档案具有易篡改、易灭失、易伪造等自然缺陷,难以鉴定原件,很难辨别经济业务的原貌,无法保证会计信息的真实性.未经授权的人员出于私利或不正当目的,有可能复制、伪造或销毁一些重要的会计数据而不留任何痕迹.会计信息的完整性、安全性因此受到挑战.电子文件磁性记录介质易破损,也使其记录信息的可靠性难以保障.

3.纸质会计档案的优势和不足

在我国,自东汉蔡伦造纸,东晋桓玄颁以纸代简令以来,纸张一直作为主要的档案信息载体被使用.纸质档案是会计档案信息储存的传统标志.

纸张具有较强的耐久性和稳定性.纸质文件一旦形成,其纸张、字迹材料、字迹三者不但各有特性,且不易分离.

纸质档案具有信息与载体相依附的特点,从当时使用的文件直接转化而来,客观记录了以往的历史情况.原始性是纸质档案的根本优势.

从法律角度讲,纸质档案的字体、字迹、图像、印章等清晰可见,内容真伪易于判别,可以在法庭上作为司法鉴定的依据,能从技术及法律的角度严格保证会计凭证的原始性和真实性,具有无可争议的法律效力.

现阶段电子化会计资料打印成纸质文档后,经当时当事会计人员和有关责任人员签名,形成归档保存的电算化会计档案的纸质副本.2009年1月总后卫生部颁布《军队医疗机构电子病历管理办法》,2010年3月卫生部颁布《病历书写基本规范》,均认可打印签名后的纸质病历具有手写病历同等法律效力.由于纸质会计档案和纸质病历都是纸质档案,新版《会计档案管理办法》也从制度上肯定了打印后的纸质会计档案,上述文件都可以作为打印签名后的纸质会计档案具有手写文件同等法律效力的重要政策依据,使电算化会计档案有了法规上的应用依从.

纸质档案存在的主要问题是：信息容量小,信息记录方式单一,档案介质占据空间大,查找检索不便,清点移交归档工作量大,装订成册和流转繁琐不便,管理上存在“潮、蛀、火、盗”等风险.面对社会越来越高的发展要求,在信息存载和信息处理上渐显乏力,日益滞后.

4.双套制的主要任务是保证电算化会计档案法证作用的实现

新版《会计档案管理办法》指出,“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”.证据即凭证.凭证作用是会计档案的的基本价值和主要作用.

在经济犯罪案件的查处中,常常通过对会计档案资料的审查、核对、比较和分析,来收集涉案证据.

在司法诉讼过程中,从会计档案中收集的能够反映刑事诉讼案件资金及其运动过程,证明与资金有关案件事实的会计报表、会计账簿和会计凭证所记载和反映的事实,是证明犯罪行为的有力证据,在经济犯罪的证明中起着举足轻重的作用.

随着经济的发展,不同类型经济组织之间的经济交往日益频繁,经济环境变得复杂,经济违法犯罪和经济纠纷问题日趋增多.在经济案件和经济纠纷的审理过程中,具有凭证作用的会计档案往往成为法院审理的重点,会计档案的法律凭证作用日益突出. 档案的本质特征是历史的原始记录,注重的是原本、原稿. 在目前的法律条件下,“原件”是证据法的一个非常重要的问题.按照法律规定,只有书面形式的纸质会计档案才有法律效力.

电算化会计档案往往以无纸形式的电子数据作为基础,难以对其原件进行鉴定,它的法律凭证作用难以实现.

由于电算化会计档案的法律凭证作用难以实现,它在法庭上不可避免地要遇到证据上的法律障碍,它的合法性必然受到质疑.为了保证会计档案的法律效力,较为妥善的办法是把电算化会计档案的合法性建立在传统纸质会计档案的基础之上,实行两套档案同时归档保存的双套制.通过双套制,合理利用保存纸质档案以及法律认可 “机打纸质会计档案”的法律效力等同于纸质档案的技术手段和管理方法,满足电算化会计档案原件形式的法律要求,保证电算化会计档案的合法性.

双套制尽管可以保证会计档案法证作用的实现,但它在带来两种文件形态相辅相成的同时,也带来几乎双倍的工作量和相关财力、物力的消耗,并且随着时间的积累,造成医院运营成本的不断升高,形成医院经营管理中的一个大问题.

谈到这个问题,我们可以先拿电算化会计档案双套制和医院电子病历进行一番比较.电子病历也叫电子病历档案,它也和电算化会计档案一样存在“原件难以鉴定”的现实问题.为了保证病历的法律效力,医院目前也对电子病历实行双套制管理,同样也给医院带来运营成本不断提高的问题.由于电子病历在医院使用的范围最广,用量最大,双套制所带来的纸张和计算机耗材成本数量的增大也是电算化会计档案所无法比拟的.据测算,医院实行电子病历双套制管理,给医院所带来的效益增长远远快于成本的上升.总体来看,电算化会计档案双套制的成本消耗比起电子病历要小得多.而且,双套制保障会计档案的法律效力,会给医院带来良好的社会效益,也有助于提高医院的经济效益,其正面效果明显超过了负面效应.

5.会计凭证是医院电算化会计档案双套制永久化的决定因素

会计档案包括会计账簿、会计报表和会计凭证,都是会计档案核算过程中形成的历史记录,分为原始和记账两种凭证.原始凭证是记账凭证的基础,记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明.

原始凭证的内容具有不可更改性和真实性.《中华人民共和国会计法》规定：“原始凭证记载的各项内容均不得涂改.记账凭证应根据经过审核的原始凭证及有关资料编制”.

原始凭证不需要借助其他任何材料就能直接说明问题,在法律上具有无可争辩的证明效力,是确凿的“证明证书”.

原始凭证具有特殊的归档保管规则,它要求其原件必须作为记账凭证的“附件”,脱机粘贴在记账凭证的后面并注明张数.打印好的记账凭证及其所附的原始凭证原件,必须按照编号顺序装订成合格的会计档案,并加具封面,由装订人在装订线处盖章后一并归档保存.

这种情况同其他纸质档案是明显然不同的.其他纸质档案在是否需要输入的问题上是不受任何限制的,并且在其内容输入计算机成为电子文档之后,如果电子档案已经采用可靠技术手段解决了电子档案符合法律、法规要求的原件形式问题,达到2005年4月1日颁布的《中华人民共和国电子签名法》第二条有关数据电文书面形式的要求,就可以将其内容直接在机内存档和使用,不再需要打印出纸质副本.这样,纸质档案便会被彻底淘汰.

由上可知,一方面,两种会计凭证之间互为条件的特殊关系,要求它们必须不可分离地一块归档保存；另一方面按照原始凭证特殊的保管规则,它必须以 “粘贴于机打记账凭证之后”的方式脱机存在,从而导致原始凭证即纸质档案既没有必要,也绝无可能被电子档案所取代.由于原始凭证即纸质档案得以永久保存,以同时保存两套档案为特征的双套制因而也会永久存在.在这里,档案界关于一般电子档案双套制都有 “过渡”性质的共识,即双套制仅仅存在于“电子档案自身的缺陷被彻底解决之前”的观点被颠覆了!

两种档案永久共存既是电算化会计档案双套制的重要特点,也是电算化会计档案同其他电子档案的重要区别.

6.讨 论

电算化会计档案代表了会计档案现代化的发展方向.但是,它的合法性因其原始性难以鉴定而受到质疑.实行双套制,将纸质档案和电子档案同时归档保存,正是为了满足它的合法性要求.从这个意义上看,双套制是电算化会计档案长期发展过程中必须经历的过渡阶段.在尚未找到解决电子档案自身缺陷的解决办法之前,双套制始终是一种“较为稳妥的变通办法”.

由于原始性决定档案的凭证作用,具有原始性的纸质档案可以在当前经济犯罪案件和经济纠纷处于上升势头的复杂形势下,保证档案法证作用的实现,维护权益人和医疗机构的合法权益.发展尚不成熟的电算化会计档案,显然不符合形势发展的要求.这一点正是实行电算化会计档案双套制的关键理由.

电算化会计档案是决定双套制过渡期长短的主要矛盾.由于电算化会计档案存在着自然缺陷,从根本上制约了双套制的总体发展过程.就是说,如果电算化会计档案自身的缺陷得到了解决,其合法性也会随之解决,双套制也就失去了存在的必要性；否则,电算化会计档案的合法性必须继续建立在纸质档案的基础之上,双套制仍有其存在的合理性和必要性.

在电算化会计档案条件下,永久保留的两种档案虽然各具优势,相互冲突.但他们之间的矛盾不是采取不可调和的“一方克服另一方”,或“同归于尽”的激烈解决形式,而是创造出一种“相互融合,永久共存,优势互补,并行发展”的和谐新形式.这种形式是由会计凭证之间所存在的特殊关系和原始凭证的特殊归档保存规则所决定的.可以说,会计凭证对电算化会计档案双套制的整体发展过程产生了深远的影响,不仅对双套制本身,对和双套制有关的档案意识、管理理念、管理模式和管理方法等都产生了根本的影响.

双套制的核心要处理好电子和纸质两种会计档案的接轨问题,让两种载体相互配套,并轨运行,实现其理想动作境界,避免出现两者机械相加的现象,使内部管理达到真正相融.为此,必须做好两者衔接工作,处理好技术的融合发展、档案管理改革、人才培养方向、思想观念更新等诸多矛盾,“在技术手段保证,安全性尚不完备的条件下,通过把电子化内容打印出纸张并手工签字的做法,能够很好地解决现阶段电子档案与纸质档案有接轨问题”.

针对电算化会计档案需要永久性实行双套制的特点,提出如下对策和建议：

一要高度重视医院会计档案工作人员的选用与培养.把掌握现代化计算机技术、传统纸质档案管理技术和潜在创新意识及能力的复合型人才作为今后人才培养的主要方向.既要依靠档案立卷工作的骨干,也要补充具备计算机、财会、档案管理等学历背景的专业技术人才.加强会计档案人员的继续教育,提高他们掌握和运用现代信息技术和传统纸质档案管理技术的意识和技能,逐步满足双套制模式下现代医院档案工作的发展需要.

二要努力提高档案人员的职业道德水准,建立科学的绩效考核制度,强化各项规章制度,严格防止恶意修改软件程序、篡改数据、非法取得口令等不良行为的发生.

三要强化电算化会计系统网络环境的管理维护工作,保障电算化网络环境的安全运行,保证电子载体物理上安全,电子档案内容逻辑上准确,使两种档案发挥同等社会效益.

四要做好电算化会计档案的收集、管理、保存、整理和利用工作,建立严格的借用制度、定期备份制度和分权限调用制度等,保证会计档案的安全,减少人为修正的可能.

五要建立和加强电子文件管理制度,逐步实现电算化会计档案管理的标准化和制度化,推进档案工作现代化的步伐.

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